Как делать авансовые отчеты по чекам в 1С

Авансовый отчет по чекам — это способ закрыть подотчетные суммы, когда сотрудник купил что-то за наличные или с корпоративной карты и принес кассовые чеки, БСО или билеты. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого есть документ «Авансовый отчет», который одновременно списывает задолженность сотрудника, принимает расходы к учету и фиксирует НДС по счетам-фактурам, если они приложены. Ошибки в этом документе ведут к «зависшим» остаткам на счете 71, лишним расходам и проблемам при проверке.

Работа строится в три этапа: выдача денег под отчет (или фиксация оплаты с карты), ввод авансового отчета с перечнем чеков и контроль остатка по подотчетному лицу. Ниже разобран каждый этап с конкретными действиями, проводками и типичными ошибками.

Подготовка: что должно быть настроено до ввода отчета

Перед первым авансовым отчетом проверьте справочники. Сотрудник должен быть заведен в справочнике «Сотрудники» и «Физические лица» с корректными ФИО — именно физлицо попадет в аналитику счета 71. Если сотрудник новый, создайте его, иначе документ не даст корректно выбрать подотчетное лицо.

Также убедитесь, что в плане счетов активен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (в типовой конфигурации он есть по умолчанию), настроены статьи затрат и номенклатурные группы, на которые будут списываться расходы. Если организация работает с НДС, проверьте, что в учетной политике выбрана правильная система налогообложения — от этого зависит, появится ли вкладка для счетов-фактур и как будет выделяться налог.

Полезно заранее определить внутренний регламент: в какие сроки сотрудник обязан отчитаться, какие документы принимаются (кассовый чек, БСО, билет с маршрут-квитанцией), кто утверждает отчет. В 1С сроки автоматически не контролируются, поэтому дисциплина обеспечивается регламентом и регулярной сверкой по счету 71.

Шаг 1. Выдача денег под отчет

Если деньги выдаются из кассы, создайте документ «Кассовые документы → Выдача наличных» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». Укажите сотрудника, сумму и, при необходимости, документ-основание (заявку). Проводка будет: Дт 71 — Кт 50.01.

Если сотрудник платил корпоративной картой, выдача в 1С не оформляется: оплата отразится документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу» (или загрузится из банковской выписки). Проводка: Дт 71 — Кт 51. Важно, чтобы аналитика по сотруднику совпадала с той, что будет в авансовом отчете, иначе долг «повиснет».

Третий вариант — сотрудник потратил личные деньги, а компания возместит их после утверждения отчета. В этом случае выдача не оформляется вообще: авансовый отчет создаст кредиторку перед сотрудником, которую затем закроют выплатой через кассу или банк.

Способы выдачи подотчетных сумм

Наличные из кассы

Документ «Выдача наличных», проводка Дт 71 — Кт 50.01. Подходит для разовых выдач, требует РКО.

Корпоративная карта

«Списание с расчетного счета» с видом «Перечисление подотчетному лицу», Дт 71 — Кт 51. Удобно при регулярных закупках, операции приходят из выписки.

Личные деньги сотрудника

Выдача не оформляется. Авансовый отчет создает долг компании перед сотрудником, который гасится отдельной выплатой.

Шаг 2. Создание авансового отчета

Откройте раздел «Покупки → Авансовые отчеты» и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника и дату. Если по сотруднику есть незакрытая выдача, программа предложит подобрать аванс на вкладке «Авансы» — это свяжет отчет с ранее выданными деньгами. Если деньги не выдавались (личные средства), вкладку оставьте пустой.

Далее заполняются табличные части по видам расходов. Каждая строка — это, по сути, один чек или группа однотипных чеков. Не объединяйте в одну строку расходы с разными счетами затрат: потом будет сложно разобраться в аналитике.

1. 1
   Создайте документ: Покупки → Авансовые отчеты → Создать.
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, проверьте дату отчета.
3. 3
   На вкладке «Авансы» подберите ранее выданные суммы, если они были.
4. 4
   Заполните вкладки «Оплата», «Товары», «Оплата поставщикам» и «Прочее» по каждому чеку.
5. 5
   Проверьте итоговую сумму документа — она должна совпадать с суммой приложенных чеков.
6. 6
   Проведите документ и посмотрите движения по кнопке «Дт/Кт».
7. 7
   Распечатайте форму АО-1 или иную утвержденную форму и подшейте чеки.

Шаг 3. Заполнение чеков по вкладкам документа

Вкладка «Оплата» — покупка товаров и материалов

Используется, когда сотрудник купил товары, материалы или инвентарь. Укажите номенклатуру, количество, цену и счет учета (10.01 для материалов, 41.01 для товаров, 10.09 для инвентаря). Если поставщик известен и чек содержит его реквизиты, заполните контрагента. При наличии НДС в чеке и счета-фактуры (или чека с выделенным НДС, принимаемого по правилам вашей учетной политики) выделите налог и зарегистрируйте счет-фактуру.

Вкладка «Оплата поставщикам»

Нужна, когда сотрудник оплатил конкретному контрагенту по договору — например, погасил счет поставщика наличными. Здесь указываются контрагент, договор и счет расчетов. Проводка закроет задолженность перед поставщиком: Дт 60 — Кт 71.

Вкладка «Прочее» — услуги и представительские расходы

Сюда попадают чеки на услуги: такси, гостиницы, канцелярию, почтовые расходы, представительские затраты. Укажите сумму, счет затрат (26, 44, 91.02 и т.д.), статью затрат и подразделение. Для представительских расходов важна корректная статья с видом «Представительские расходы» — от нее зависит нормирование в налоговом учете.

Шаг 4. Проводки, НДС и печать формы

После проведения откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт». Типовая картина: кредитуется счет 71 по сотруднику на общую сумму, дебетуются счета учета ценностей и затрат, при наличии НДС — Дт 19 с дальнейшим принятием к вычету через счет-фактуру. Если сумма отчета меньше выданного аванса, остаток остается дебетовым на 71 — сотрудник должен вернуть его в кассу. Если больше — образуется кредит 71, компания доплачивает сотруднику.

Для печати используйте встроенную форму «Авансовый отчет (АО-1)» или индивидуальную форму, утвержденную в учетной политике. Унифицированная форма АО-1 не обязательна, но удобна. К распечатке подшиваются оригиналы чеков; электронные чеки распечатывают или хранят в файле согласно внутреннему регламенту.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Остаток равен невозвращенной части аванса или сумме к доплате сотруднику

Тревожный признак

Остаток не сходится с реальным долгом, есть «красные» суммы

Сумма документа и приложенных чеков

Норма

Итог документа равен сумме чеков копейка в копейку

Тревожный признак

Расхождения, чеки «примерно» совпадают

Счета затрат в проводках

Норма

Каждая строка ушла на осмысленный счет и статью

Тревожный признак

Все свалено на один счет по умолчанию

НДС

Норма

Налог выделен только там, где есть основание (счет-фактура, чек с НДС по правилам учетной политики)

Тревожный признак

НДС выделен «на всякий случай» без документа-основания

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — расхождение аналитики: деньги выданы одному физлицу, а отчет проведен на другое (дубли в справочнике). В итоге на 71 счете у одного сотрудника висит дебет, у второго — кредит. Лечится сведением дублей и исправлением документов, поэтому периодически проверяйте справочник физлиц на дубликаты.

Вторая группа ошибок — неправильные счета затрат и статьи. Если все чеки проводить на один счет «по привычке», искажается себестоимость и управленческая отчетность. Третья — попытка принять к вычету НДС по обычному кассовому чеку без счета-фактуры там, где учетная политика этого не допускает: при проверке вычет снимут.

Контроль задолженности подотчетных лиц

Раз в месяц формируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с детализацией по сотрудникам (раздел «Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету»). Дебетовое сальдо — это долг сотрудника перед компанией, кредитовое — долг компании перед сотрудником. Сверьте эти суммы с реальным положением дел: не вернул ли сотрудник деньги, которые еще не проведены, нет ли «забытых» чеков.

Для анализа сроков удобен отчет «Анализ субконто» или карточка счета 71 по конкретному сотруднику — по датам документов видно, как давно выдан аванс. Если долг висит дольше установленного регламентом срока, инициируйте возврат через «Приходный кассовый ордер» с видом «Возврат от подотчетного лица» или удержание из зарплаты по согласованию.

Частые вопросы

Можно ли принять к учету электронный чек, присланный сотруднику на почту?

Да. Электронный чек равнозначен бумажному. Его распечатывают и подшивают к авансовому отчету либо хранят в электронном виде, если это предусмотрено регламентом документооборота. Главное — чек должен содержать обязательные реквизиты: наименование продавца, ИНН, дату, сумму, признак расчета.

Что делать, если сотрудник потратил больше выданного аванса?

Проведите авансовый отчет на фактическую сумму чеков. По кредиту счета 71 образуется задолженность компании перед сотрудником. Ее погашают выдачей наличных из кассы или перечислением на карту сотрудника отдельным платежом.

Как оформить в 1С покупку за границей в валюте?

В авансовом отчете укажите валюту и сумму чека в валюте, программа пересчитает расходы в рубли по курсу на дату утверждения отчета. Курсовые разницы по расчетам с подотчетным лицом отражаются автоматически. Приложите к отчету подтверждение курса конвертации, если оплата была с рублевой карты.

Можно ли включить в один авансовый отчет чеки разных месяцев?

Технически программа позволит, но делать так не стоит: расходы попадут не в тот период, а НДС может «потерять» квартал для вычета. Оформляйте отдельный авансовый отчет на каждый отчетный период или командировку.

Сотрудник уволился, не вернув подотчетную сумму. Что делать в 1С?

Остаток по счету 71 переводят на расчеты по прочим операциям (счет 73 или 76) документом «Операция, введенная вручную». Далее сумму либо удерживают при окончательном расчете в пределах, допустимых законодательством, либо списывают как безнадежную задолженность по истечении срока исковой давности с включением в доходы бывшего сотрудника для НДФЛ.

Нужно ли распечатывать авансовый отчет, если ведется электронный документооборот?

Если в компании утвержден электронный документооборот и форма отчета хранится в 1С с подтверждением, бумажная распечатка не обязательна. Однако оригиналы чеков на бумаге чаще всего все равно подшивают или сканируют — порядок закрепите в учетной политике и регламенте.