Учет и Финансы · 11 мин
Как сделать акт сверки взаиморасчетов в 1С
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С:Бухгалтерии: настройки, заполнение по данным учета, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на конкретную дату: кто кому должен, по каким договорам и документам. В 1С:Бухгалтерии акт сверки формируется автоматически на основании проведенных документов, поэтому качество результата напрямую зависит от того, насколько корректно ведется учет. Если в базе есть непроведенные накладные, ошибки в договорах или дубли контрагентов, акт покажет искаженную картину.
Стандартный механизм сверки есть в 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:Управление нашей фирмой и других типовых конфигурациях. Документ так и называется — «Акт сверки взаиморасчетов». Он не формирует проводок и не влияет на учет: его задача — собрать данные по расчетным счетам (60, 62, 66, 67, 76 и другие), сгруппировать их по документам и вывести печатную форму, которую можно отправить контрагенту.
Ниже разобран полный цикл работы: подготовка базы, создание документа, заполнение, проверка расхождений и вывод на печать. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика действий аналогична и в других конфигурациях.
Подготовка базы перед сверкой
Прежде чем формировать акт, убедитесь, что учет по этому контрагенту в порядке. Программа заполняет акт только по проведенным документам, поэтому черновики и помеченные на удаление накладные в сверку не попадут. Проверьте, что все поступления, реализации и платежи за период сверки проведены и относятся к нужному контрагенту и договору.
Второй типовой источник проблем — дубли контрагентов в справочнике. Если один и тот же партнер заведен дважды (например, с полным и сокращенным наименованием), расчеты распадутся на две карточки, и акт по одной из них покажет неполную картину. Найдите дубли по ИНН через поиск в справочнике «Контрагенты» и объедините их до начала сверки.
Третий шаг — проверка задвоенной задолженности. В 1С:Бухгалтерии есть специальная обработка «Помощник сверки взаиморасчетов» или отчет «Анализ расчетов с контрагентами», которые показывают одновременное сальдо по дебету и кредиту одного счета. Такая ситуация обычно означает, что аванс не зачтен или документы привязаны к разным договорам.
Где находится документ и как его создать
В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт сверки доступен в разделах «Покупки» и «Продажи» — подменю «Акты сверки взаиморасчетов». Также документ можно найти через общий список в разделе «Справочники» или через полнотекстовый поиск. Удобнее всего создать акт прямо из карточки контрагента: тогда поля «Организация» и «Контрагент» заполнятся автоматически.
Нажмите «Создать» и заполните шапку документа: организацию, от имени которой проводится сверка, контрагента и период. Период сверки обычно совпадает с отчетным кварталом, полугодием или годом, но допустим любой интервал. Дата окончания определяет, на какой момент рассчитывается итоговое сальдо.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчетов» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки
- 3На вкладке «Дополнительно» проверьте список счетов расчетов
- 4Нажмите «Заполнить» → «По данным учета»
- 5Проверьте табличную часть и итоговое сальдо
- 6Запишите документ и выведите печатную форму
Настройка счетов и заполнение по данным учета
На вкладке «Дополнительно» (или в отдельной таблице счетов, в зависимости от версии конфигурации) задается перечень счетов, по которым собираются данные. По умолчанию подставляются стандартные расчетные счета: 60, 62, 66, 67, 76. Если с контрагентом есть расчеты по другим счетам — например, 58.03 по выданным займам или 55 — добавьте их вручную, иначе эти суммы в акт не попадут.
После настройки нажмите «Заполнить» и выберите вариант «По данным нашей организации». Программа сформирует табличную часть: каждая строка — это документ (накладная, платежное поручение, счет-фактура) с указанием дебетового или кредитового оборота. Документы сортируются по датам, по ним рассчитывается нарастающее сальдо.
Проверьте, что в табличной части нет «лишних» документов. Иногда в акт попадают операции, введенные вручную, или корректировки, которые контрагенту непонятны. Такие строки лучше пояснить в сопроводительном письме или исключить, заменив их понятным для второй стороны описанием.
Сверка по договорам и разрезам
Сверка в целом по контрагенту
Если договор один или их немного, акт формируется по контрагенту в целом — поле «Договор» оставляют пустым. Программа соберет все взаиморасчеты, а в печатной форме при необходимости сгруппирует операции по договорам. Это стандартный вариант для большинства сверок.
Сверка по конкретному договору
Когда с контрагентом несколько самостоятельных обязательств — например, поставка товара и аренда — второй стороне может понадобиться акт по конкретному договору. Укажите договор в шапке документа, и в табличную часть попадут только операции по нему. Убедитесь, что первичные документы в базе действительно привязаны к этому договору, иначе акт окажется неполным.
Разбивка по документам расчетов
В настройках печатной формы можно включить детализацию по расчетным документам — тогда каждая строка акта будет ссылаться на конкретную накладную или платежку с номером и датой. Это облегчает контрагенту поиск расхождений. Если документов очень много, допустима сводная форма, но расхождения по ней искать сложнее.
Варианты детализации акта
Подходит для большинства случаев; показывает полное сальдо. Ограничение: при нескольких договорах расхождение искать труднее.
Нужна, когда обязательства независимы или контрагент просит акт по конкретной сделке. Требует корректной привязки документов к договорам.
Максимально удобна для поиска расхождений. Ограничение: при большом объеме операций акт получается многостраничным.
Проверка итогового сальдо и расхождений
Главный контрольный прием — сопоставить итог акта с оборотно-сальдовой ведомостью. Сформируйте ОСВ по счетам 60 и 62 с отбором по контрагенту за тот же период: сальдо на конец периода должно совпасть с итоговой строкой акта. Если цифры разошлись, проверьте список счетов в настройках акта — скорее всего, какой-то счет не включен.
Если контрагент вернул акт с расхождениями, ищите их построчно. Типичные причины: платеж проведен у вас в одном периоде, а у контрагента — в другом; счет-фактура или накладная не дошла до второй стороны; разные суммы из-за округления или курсовых разниц при расчетах в валюте. В акте есть специальные колонки «По данным контрагента» — их заполняет вторая сторона, а программа автоматически подсветит расхождения.
Для внесения данных контрагента откройте акт и заполните соответствующую табличную часть вручную или загрузите из файла, если контрагент прислал акт в электронном виде. Итоговая строка покажет сумму расхождения, по которой нужно принять решение: исправить свой учет, запросить у контрагента недостающие документы или согласовать корректировку.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Разница — проверьте список счетов и период
Все накладные и платежи периода присутствуют, с номерами и датами
Пропущены документы или есть непроведенные
Совпадает с конечным сальдо предыдущего подписанного акта
Разрыв — ищите изменения задним числом
Задолженность свернута
Задвоение — незачтенный аванс или разные договоры
Печать и отправка контрагенту
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов». В настройках формы можно указать, выводить ли разбивку по договорам, показывать ли представителей сторон и подписантов. Проверьте, что в полях «С кем сверка» и «Кто подписывает» указаны актуальные должностные лица — эти данные берутся из карточек организации и контрагента.
Акт можно отправить контрагенту на бумаге в двух экземплярах или в электронном виде — через ЭДО, если с контрагентом настроен обмен, либо сканом по электронной почте. Юридическую силу имеет документ, подписанный обеими сторонами; при обмене через оператора ЭДО с квалифицированной подписью электронный акт равнозначен бумажному.
Храните подписанные акты вместе с первичными документами. Они понадобятся при инвентаризации расчетов перед годовой отчетностью, при спорах с контрагентами и для подтверждения задолженности при претензионной работе или в суде.
Частые вопросы по актам сверки в 1С
Почему акт сверки заполняется пустым, хотя расчеты с контрагентом есть?
Чаще всего причина в периоде сверки или в том, что документы не проведены. Проверьте даты в шапке акта и убедитесь, что накладные и платежки проведены. Также убедитесь, что расчеты проходят по счетам, включенным в настройки акта, — например, если оплата отражена через счет 76.АВ, а он не добавлен, сумма не попадет в сверку.
Можно ли сформировать акт сверки по нескольким организациям сразу?
Стандартный документ формируется от имени одной организации по одному контрагенту. Если в базе ведется несколько юридических лиц, акт создается отдельно по каждой. Для массовой рассылки актов по всем контрагентам есть специальные обработки и отчеты, а также возможность групповой печати из списка документов.
Контрагент прислал акт с расхождениями. Что делать в 1С?
Откройте свой акт и заполните табличную часть «По данным контрагента» — вручную или загрузив файл. Программа покажет расхождения построчно. Далее сопоставьте спорные строки с первичными документами: ищите неотраженные счета-фактуры, платежи, попавшие в разные периоды, и различия в суммах.
Влияет ли акт сверки на бухгалтерский учет и отчетность?
Нет. Документ «Акт сверки взаиморасчетов» не формирует проводок и не изменяет регистры — это чисто информационный инструмент. Его можно свободно создавать, удалять и перезаполнять. На учет влияют только исправления первичных документов, которые делаются по итогам сверки.
Как сверить расчеты в валюте или у.е.?
В акте есть настройка отображения сумм: в валюте взаиморасчетов или в рублях по учетному курсу. Для контрагента обычно понятнее суммы в валюте договора, но для целей бухгалтерского учета задолженность оценивается в рублях. Уточните у второй стороны предпочтительный формат и включите соответствующую настройку перед печатью.
Обязательно ли подписывать акт сверки и какой у него срок давности?
Акт сверки не входит в перечень обязательных первичных документов, но на практике он подтверждает задолженность и может прерывать течение срока исковой давности, если подписан должником. Поэтому регулярная сверка — минимум раз в год перед инвентаризацией расчетов — считается хорошей практикой.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется автоматически по проведенным документам: укажите контрагента, период и счета расчетов, нажмите «Заполнить» и сверьте итог с оборотно-сальдовой ведомостью. Перед отправкой устраните дубли контрагентов и задвоенную задолженность. Расхождения с контрагентом вносятся в отдельные колонки акта и разбираются построчно.