Как загрузить акт сверки в 1С

Акт сверки взаиморасчётов в 1С формируется не загрузкой готового файла, а заполнением документа данными учёта: программа сама собирает обороты по контрагенту за выбранный период. Однако на практике под «загрузкой акта сверки» часто понимают три разные задачи: сформировать акт по данным своей базы, внести в систему акт, полученный от контрагента (например, из Excel или PDF), или обменяться актами через ЭДО. Каждый сценарий решается своим инструментом.

Ниже разобраны все три подхода для типовых конфигураций — 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация. Точные названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика действий везде одинакова.

Что понимать под загрузкой акта сверки в 1С

Прежде чем выбирать инструмент, определите, какая именно задача стоит. От этого зависит и документ, и порядок действий.

• Сформировать свой акт. Программа собирает сальдо и обороты по договору с контрагентом за период — это штатный документ «Акт сверки взаиморасчётов».
• Внести акт контрагента. Контрагент прислал акт в Excel, и его данные нужно сопоставить со своим учётом, чтобы найти расхождения.
• Обмен по ЭДО. Акт передаётся в электронном виде через оператора ЭДО, подписывается и хранится в базе.
• Хранение скана. Подписанный бумажный акт прикладывается к документу как файл (PDF, JPG) — учётных данных это не меняет.

Как сформировать акт сверки по данным своей базы

В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» (или «Покупки» → тот же пункт) и нажмите «Создать». В УТ 11 и КА документ находится в разделе «Продажи» или «Казначейство» — «Акты сверки взаиморасчётов».

Заполните шапку документа: организацию, контрагента, договор (при необходимости — оставьте пустым, чтобы сверка шла по всем договорам), период сверки и валюту. Затем нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учета». Табличная часть заполнится документами отгрузки и оплаты за период, а сальдо на начало и конец рассчитается автоматически.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» и создайте документ
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить по данным учета» и проверьте табличную часть
4. 4
   Сверьте начальное сальдо с прошлым подписанным актом
5. 5
   Проведите документ и распечатайте или отправьте по ЭДО

Обратите внимание на флажок «Сверка согласована» — он ставится после того, как контрагент подтвердил данные. До этого момента акт считается черновиком сверки, и его данные при необходимости корректируют.

Как внести в 1С акт сверки, полученный от контрагента

Загрузка таблицы из Excel

Если контрагент прислал акт в Excel с перечнем документов, данные можно загрузить в табличную часть «по данным контрагента». В типовой «Бухгалтерии» в табличной части акта есть команда «Загрузить» (или кнопка со стрелкой), которая открывает обработку загрузки из табличного документа. Скопируйте диапазон из Excel, вставьте его в форму обработки, сопоставьте колонки (дата, номер, сумма, наименование документа) и перенесите в документ.

Если кнопки загрузки нет, используйте универсальную обработку «Загрузка данных из табличного документа» (входит в состав многих конфигураций и доступна в разделе «Администрирование» при включённых дополнительных отчётах и обработках). Она позволяет загрузить данные в табличные части документов и справочники.

Ручной ввод расхождений

При небольшом числе строк проще внести данные контрагента вручную: добавьте строки в колонку «по данным контрагента» рядом со своими данными. Расхождения подсветятся, и вы увидите, какие документы не отражены у вас или у партнёра. Это самый контролируемый способ — каждую строку вы проверяете глазами.

Обмен актами сверки через ЭДО

Если с контрагентом настроен обмен электронными документами, акт сверки можно отправить прямо из документа: кнопка «ЭДО» → «Отправить». Контрагент получит документ в своей системе, подпишет его, и статус обмена отразится у вас в базе. Это избавляет от пересылки файлов и ручного ввода.

Проверьте, что в карточке контрагента настроен маршрут ЭДО и для вида документа «Акт сверки» включён обмен. Если акт уходит в ошибку, обычно причина в незаполненных обязательных реквизитах (ИНН, КПП, договор) или в том, что контрагент не принимает этот формат.

Проверка результата и поиск расхождений

После заполнения акта сверьте ключевые цифры. Начальное сальдо акта должно совпадать с конечным сальдо предыдущего подписанного акта — разрыв означает, что между сверками кто-то изменил прошлые документы. Конечное сальдо сверьте с отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (60, 62, 76) в разрезе контрагента на ту же дату.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начальное сальдо

Норма

Совпадает с конечным сальдо предыдущего подписанного акта

Тревожный признак

Сальдо «уехало» — перепроведены или изменены документы прошлого периода

Конечное сальдо

Норма

Равно сальдо по ОСВ на дату сверки

Тревожный признак

Разница с ОСВ — не все документы попали в период или выбран не тот договор

Строки расхождений

Норма

Каждая строка подтверждена первичным документом

Тревожный признак

Есть суммы без документов — требуйте первичку у контрагента

Частая причина расхождений — разная дата отражения одного документа у сторон (отгрузка в конце месяца, оплата в начале следующего). Такие «переходящие» суммы не ошибка, их фиксируют в акте как документы в пути или непроведённые платежи.

Типичные ошибки и ограничения

Учитывайте и технические ограничения: обработка загрузки из табличного документа чувствительна к форматам — даты должны быть датами, суммы не должны содержать текстовых символов валют и неразрывных пробелов. Перед загрузкой очистите файл от объединённых ячеек и промежуточных итогов.

FAQ

Можно ли загрузить акт сверки из PDF в 1С?

Нет, PDF — это образ документа без структурированных данных. Его можно прикрепить к документу как файл для хранения, но табличную часть придётся заполнить вручную или попросить у контрагента версию в Excel.

Какой документ использовать в 1С:Бухгалтерии для сверки?

Документ «Акт сверки расчетов с контрагентом» в разделе «Продажи» или «Покупки». Он заполняется автоматически по проводкам и позволяет вести параллельно свои данные и данные контрагента.

Почему акт не заполняется по данным учёта?

Чаще всего выбран неверный период, организация или договор, либо документы расчётов не проведены. Также проверьте, что расчёты ведутся на стандартных счетах — при самопланном плане счетов автозаполнение может не сработать.

Меняет ли акт сверки данные бухгалтерского учёта?

Нет. Акт сверки — справочный документ, он не формирует проводок. Все выявленные расхождения исправляются отдельными первичными документами: поступлениями, реализациями, платёжными поручениями.

Как сверить расчёты, если с контрагентом несколько договоров?

Оставьте поле «Договор» пустым — тогда в акт попадут обороты по всем договорам контрагента. Если нужна сверка по каждому договору отдельно, создайте отдельный акт на каждый договор.

Можно ли отправить акт сверки контрагенту прямо из 1С?

Да, если настроен обмен электронными документами: из документа акта нажмите «ЭДО» → «Отправить». Без ЭДО акт выгружается в Excel или печатается и отправляется обычным способом.