Учет и Финансы · 12 мин
Как сделать акт сверки в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция, как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей, проверить расхождения и исправить ошибки.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на конкретную дату. В программах 1С он формируется автоматически на основании проведенных документов: реализаций, поступлений, оплат и возвратов. Задача пользователя — правильно задать период, выбрать контрагента и договор, а затем проверить, что данные акта совпадают с данными контрагента.
Механизм формирования акта похож в разных конфигурациях: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация. Отличается в основном расположение команды в меню и набор настроек. Ниже разобраны типовые сценарии для самых распространенных конфигураций, проверка расхождений и типичные ошибки.
Перед формированием акта убедитесь, что все документы за сверяемый период проведены, а выписки банка загружены. Акт, сформированный по неполным данным, покажет ложную задолженность, и сверка с контрагентом превратится в длительный поиск ошибок.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт сверки находится в двух разделах: «Покупки» → «Акты сверки» (для поставщиков) и «Продажи» → «Акты сверки» (для покупателей). Функционально это один и тот же документ, различие только в отборе по умолчанию. Также акт можно создать из карточки контрагента по кнопке «Создать на основании» или из списка документов по контрагенту.
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP путь другой: «Продажи» → «Акты сверки расчетов» или «Закупки» → «Акты сверки расчетов». В этих конфигурациях акт может формироваться как на основании бухгалтерских данных, так и по данным оперативного учета взаиморасчетов — это влияет на то, какие документы попадут в расшифровку.
В 1С:Комплексной автоматизации и 1С:Управление нашей фирмой акт сверки также доступен из раздела расчетов с контрагентами. Если вы не находите команду, воспользуйтесь поиском по команде «Акт сверки» в строке поиска функций (в Бухгалтерии — кнопка с лупой в правом верхнем углу или пункт «Все функции»).
Формирование акта сверки в 1С:Бухгалтерия 8.3
Откройте «Продажи» → «Акты сверки» (или «Покупки» → «Акты сверки») и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента и, если расчеты ведутся по договорам, конкретный договор. Если оставить поле договора пустым, в акт попадут операции по всем договорам контрагента — это удобно для общей сверки, но контрагент может запросить расшифровку по каждому договору отдельно.
Задайте период сверки: обычно это квартал, полугодие или год. Дата окончания — дата, на которую фиксируется сальдо. Учтите, что документы, проведенные после этой даты, в расчет не попадут, даже если они относятся к периоду сверки.
На закладке «Расчетные счета» программа по умолчанию подставляет счета расчетов: 60, 62, 66, 67, 76. Обычно этот набор менять не нужно, но если с контрагентом есть расчеты по нестандартным счетам (например, 58.3 по займам), добавьте их вручную. Затем нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета» на закладке «По данным организации».
После заполнения проверьте табличную часть: каждая строка — это документ (реализация, поступление, оплата) с суммой по дебету или кредиту. Внизу формируется итоговое сальдо. Если сальдо отрицательное или не сходится с вашими ожиданиями — сначала разберитесь с причиной, и только потом отправляйте акт контрагенту.
- 1Откройте «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки» → «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и договор (при необходимости)
- 3Задайте период сверки и дату окончания
- 4Проверьте состав счетов расчетов на соответствующей закладке
- 5Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета»
- 6Сверьте итоговое сальдо с ОСВ по счетам 60/62/76
- 7Распечатайте акт или сохраните в PDF и отправьте контрагенту
Формирование акта в 1С:Управление торговлей и ERP
В УТ 11 и ERP акт сверки создается из раздела «Продажи» → «Акты сверки расчетов» → «Создать». Здесь есть принципиальная настройка: акт может формироваться «по данным учета» (оперативные взаиморасчеты) или «по данным бухгалтерского учета» (по проводкам). Первый вариант показывает расчеты по заказам и накладным в разрезе объектов расчетов, второй — ближе к данным бухгалтерии.
Заполните партнера, контрагента, соглашение или договор и период. Кнопка «Заполнить» соберет табличную часть. В УТ 11 акт можно детализировать по документам расчетов — тогда в расшифровке будут видны конкретные реализации и оплаты, что удобно для контрагента.
Особенность этих конфигураций — расхождения между оперативным и бухгалтерским учетом. Если акт по данным учета и акт по данным бухгалтерии показывают разное сальдо, причина обычно в непроведенных документах, ручных операциях или различиях в отражении корректировок. Перед сверкой с контрагентом приведите в соответствие оба контура учета.
По каким данным формировать акт
Подходит для официальной сверки и подписания: совпадает с ОСВ и отчетностью. Ограничение — не показывает разбивку по заказам.
Удобен для менеджеров и сверки по заказам в УТ/ERP. Ограничение — может расходиться с бухгалтерией при непроведенных документах.
В Бухгалтерии есть режим заполнения «по данным контрагента» для ручного ввода их данных и автоматического выявления расхождений. Требует аккуратного ввода.
Как проверить и скорректировать данные акта
Главный контрольный инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счетам 60, 62 и 76 с отбором по контрагенту за тот же период. Сальдо на конец периода в ОСВ должно совпасть с итоговым сальдо акта. Если цифры различаются, ищите причину до отправки документа.
Типичные причины расхождений внутри самой программы: непроведенные документы (акты и накладные в статусе «черновик»), документы, проведенные позже даты сверки, ручные операции, не попавшие в стандартные счета расчетов, и дубли контрагентов в справочнике. Дубль — частая проблема: часть документов оформлена на «ООО Ромашка», часть — на «Ромашка ООО», и акт по одному контрагенту показывает неполную картину.
Если контрагент прислал свой акт с расхождениями, используйте в 1С:Бухгалтерии закладку «По данным контрагента»: внесите туда строки из их акта (вручную или загрузкой), и программа автоматически покажет нестыковки. Каждую расходящуюся строку проверяйте по первичным документам: либо документ не отражен у одной из сторон, либо различаются суммы или даты.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Сальдо различается — есть непроведенные документы или дубли контрагента
Каждая операция из выписки и журнала реализаций есть в акте
Документы отсутствуют — проверьте дату проведения и договор
Совпадает с сальдо предыдущего подписанного акта
Начальное сальдо «поплыло» — были исправления задним числом
Печать, подписание и отправка акта
Для печати нажмите кнопку «Акт сверки взаиморасчетов» в командной панели документа. Печатная форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу операций и итоговую строку «Задолженность на дату сверки». В 1С:Бухгалтерии доступны варианты формы: с расшифровкой по документам и сводная. Для контрагента обычно отправляют расшифрованный вариант.
Перед печатью заполните в шапке акта подписантов: руководителя и главного бухгалтера. Данные подтягиваются из карточки организации — проверьте, что в разделе «Главное» → «Реквизиты» указаны актуальные ФИО и должности, иначе в акт попадут устаревшие подписанты.
Отправить акт можно на бумаге в двух экземплярах, сканом по электронной почте (сохраните форму в PDF через «Файл» → «Сохранить как») или через ЭДО, если с контрагентом настроен обмен. Акт сверки не требует обязательного ЭДО-формата, но многие операторы поддерживают передачу неформализованных документов — это ускоряет подписание.
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — формировать акт до завершения ввода всех документов периода. Менеджер проводит реализацию задним числом после отправки акта, и сальдо «уезжает». Защититесь: договоритесь внутри компании, что акт формируется только после закрытия периода, либо используйте дату запрета редактирования.
Вторая группа ошибок — некорректный отбор: не тот договор, не та организация (в базе их несколько), слишком узкий период. Акт по одному договору не покажет долг по другому, и контрагент получит искаженную картину. Если расчетов по договорам много, формируйте акт без отбора по договору, а расшифровку по договорам прикладывайте отдельным отчетом.
Третья проблема — ручная правка табличной части акта. Строки можно редактировать, и иногда пользователи «подгоняют» сальдо под данные контрагента. Это недопустимо: акт перестает отражать учетные данные, а при следующей сверке расхождение всплывет снова, уже с накопленной разницей. Исправлять нужно первичные документы, а не акт.
Что делать, если сальдо не сходится
Начните с детализации: сформируйте «Анализ субконто» или карточку счета по контрагенту за период сверки и сопоставьте каждую строку с актом контрагента. Расхождения обычно сводятся к нескольким типам: документ есть у вас, но нет у контрагента (или наоборот); суммы различаются; документ отражен в разных периодах.
Разница по периодам — самая безобидная причина: вы отгрузили 30 декабря, контрагент оприходовал 10 января. Такие расхождения фиксируют в акте как «разногласия» с пояснением, и на следующую сверку они закрываются сами. Разница по суммам требует проверки первички: возможно, у одной из сторон отражена корректировка или возврат, о котором вторая сторона не знает.
Если документ отсутствует у вас — запросите у контрагента копию и введите его в базу. Если отсутствует у контрагента — направьте ему сканы своих документов. Письменно зафиксируйте итог сверки: либо стороны подписывают акт без разногласий, либо составляют протокол разногласий с перечнем спорных операций.
Как выбрать действие при расхождении
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется автоматически: выберите контрагента, договор и период, нажмите «Заполнить» и сверьте сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью. Никогда не правьте строки акта вручную — исправляйте первичные документы. Не подписывайте акт с расхождениями без письменной фиксации разногласий: подписанный акт подтверждает долг и прерывает срок исковой давности.
Частые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки за несколько лет сразу?
Технически да — укажите нужный период в шапке документа. Но на практике длинные акты трудно сверять: при расхождении придется проверять сотни строк. Оптимально сверяться поквартально или раз в полгода, а при первой сверке с новым контрагентом брать период с начала сотрудничества.
Почему в акт не попадает оплата, хотя платежка проведена?
Чаще всего платежное поручение отражено по другому договору или другому контрагенту (дубль в справочнике). Также проверьте, что дата проведения документа не позже даты окончания сверки, и что счет расчетов в платежке входит в список счетов на закладке «Расчетные счета» акта.
Как сверить расчеты в валюте?
В 1С акт по валютному договору формируется в валюте договора с отражением курсовых разниц. Убедитесь, что в договоре корректно указана валюта расчетов, и что курсы валют загружены за весь период сверки — иначе рублевые эквиваленты будут искажены.
Обязательно ли подписывать акт сверки?
Закон не обязывает стороны проводить и подписывать сверку — это добровольная процедура. Однако подписанный акт подтверждает задолженность в суде и прерывает течение срока исковой давности, поэтому контрагенты часто настаивают на сверке. Отказ от подписания акта не освобождает от долга, подтвержденного первичными документами.
Можно ли отправить акт сверки через ЭДО?
Да, если с контрагентом настроен обмен электронными документами. Акт сверки передается как неформализованный документ (скан или файл) через оператора ЭДО. Это быстрее почтовой пересылки и фиксирует факт отправки и получения.
Что делать, если контрагент не отвечает на акт сверки?
Направьте акт заказным письмом с уведомлением о вручении — это зафиксирует факт отправки. Молчание контрагента не означает согласия с сальдо, поэтому в спорной ситуации опираться придется на первичные документы и переписку. Для подтверждения долга важнее накладные, акты выполненных работ и платежные документы.