Учет и Финансы · 10 мин
Инвентаризация кассы в 1С Бухгалтерии: как провести и где распечатать акт
Как провести инвентаризацию кассы в 1С Бухгалтерии 8.3: создание документа, заполнение ИНВ-15, где распечатать акт и оприходование излишков. Пошаговая инструкция.
Инвентаризация кассы — обязательная процедура сверки фактического наличия денежных средств в кассе организации с данными бухгалтерского учёта. В 1С Бухгалтерии 8.3 для этого предусмотрен специальный документ «Инвентаризация кассы», который автоматически формирует акт по форме ИНВ-15 и позволяет распечатать его прямо из программы.
Многие пользователи сталкиваются с трудностью именно на этапе печати: документ создан, а кнопка с нужной печатной формой не находится. Причина обычно проста — печатные формы доступны только после записи документа, а часть из них скрыта в выпадающем меню «Печать».
Ниже разберём полный цикл: где находится документ, как его заполнить, какие печатные формы доступны, как оформить результаты инвентаризации (излишки и недостачу) и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находится документ «Инвентаризация кассы» в 1С
Документ расположен в разделе «Банк и касса» → «Касса» → «Инвентаризация кассы». В некоторых настройках интерфейса пункт может находиться в подразделе «Кассовые документы» или быть скрыт в меню навигации раздела — тогда его нужно добавить через настройку панели навигации (шестерёнка в верхней части раздела).
Чтобы создать новый документ, откройте список «Инвентаризация кассы» и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма, в которой указываются организация, дата проведения и подразделение, если в программе ведётся учёт по нескольким подразделениям.
Если пункта «Инвентаризация кассы» нет в разделе «Банк и касса», проверьте функциональность программы: «Главное» → «Настройки» → «Функциональность». Также документ можно найти через команды «Все функции» (в режиме тонкого клиента) или через поиск в списке документов.
Как заполнить документ инвентаризации кассы
После создания документа заполните шапку: организацию, дату проведения инвентаризации и при необходимости подразделение. Дата документа важна — именно на неё программа определит книжный остаток по кассе (сальдо счёта 50 «Касса»).
На закладке или в табличной части документа укажите фактическое наличие денежных средств — сумму, которую пересчитала комиссия в кассе. Поле «По данным учёта» программа заполнит автоматически по остатку счёта 50 на дату документа. Разница между фактом и учётными данными покажет излишек или недостачу.
Также в документе заполняется состав инвентаризационной комиссии и реквизиты распорядительного документа (приказа о проведении инвентаризации) — эти данные выводятся в печатную форму ИНВ-15. Ответственное лицо (кассир) указывается для расписки о том, что денежные средства и документы переданы на ответственное хранение.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Инвентаризация кассы» и создайте новый документ
- 2Укажите организацию, дату и при необходимости подразделение
- 3Внесите фактически пересчитанную сумму наличных в кассе
- 4Проверьте, что сумма «По данным учёта» соответствует сальдо счёта 50
- 5Заполните состав комиссии и реквизиты приказа об инвентаризации
- 6Запишите и проведите документ, затем распечатайте акт ИНВ-15
Где распечатать акт инвентаризации кассы (ИНВ-15)
Печатная форма становится доступна после записи документа. В форме открытого документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели — появится список доступных форм. Основная из них — «Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15)».
Распечатать акт можно и без открытия документа: выделите документ в списке «Инвентаризация кассы», нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите нужную форму. Это удобно, когда нужно распечатать акты сразу по нескольким инвентаризациям — выделите несколько строк с зажатой клавишей Ctrl.
Перед выводом на принтер откроется предварительный просмотр. Здесь можно сохранить форму в PDF или Excel через кнопку «Сохранить» — это полезно для отправки акта руководителю или в архив в электронном виде.
Какие ещё печатные формы доступны
Помимо акта ИНВ-15, из документа инвентаризации кассы в типовой конфигурации обычно доступны связанные формы. Их состав может отличаться в зависимости от версии программы и подключённых внешних печатных форм.
| Печатная форма | Назначение | Когда использовать |
|---|---|---|
| Акт ИНВ-15 | Фиксация результатов пересчёта наличных в кассе | Основной документ по итогам инвентаризации |
| Приказ ИНВ-22 | Распоряжение о проведении инвентаризации | Оформляется до начала пересчёта |
| Оприходование излишков | ПКО на выявленный излишек | Когда фактическая сумма больше учётной |
| Списание недостачи | РКО на недостачу | Когда фактическая сумма меньше учётной |
Если нужной формы нет в меню «Печать», проверьте пункт «Дополнительные отчеты и обработки» в разделе «Администрирование» — возможно, в вашей базе подключены внешние печатные формы, которые заменяют или дополняют типовые.
Как оформить результаты: излишек или недостачу
Сам документ «Инвентаризация кассы» фиксирует расхождение, но проводки по оприходованию излишка или списанию недостачи формируются отдельными документами. В типовой конфигурации их удобно создавать на основании инвентаризации через кнопку «Создать на основании».
При излишке создаётся приходный кассовый ордер (ПКО) с видом операции «Прочее поступление» или «Оприходование излишков»: дебет 50, кредит 91.01 «Прочие доходы». Сумма и аналитика подставляются из документа инвентаризации.
При недостаче создаётся расходный кассовый ордер (РКО): кредит 50, дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Дальнейшее отнесение недостачи на виновное лицо (счёт 73.02) или на прочие расходы (91.02) оформляется документом «Операция, введённая вручную» после выяснения обстоятельств.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — неверная сумма «По данным учёта». Обычно причина в том, что на дату инвентаризации не проведены все кассовые документы: не выбит чек, не введён РКО или ПКО. Перед пересчётом сформируйте кассовую книгу или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 и сверьте остаток.
Вторая типичная проблема — создание документа не той датой. Остаток по кассе в документе определяется на дату документа, поэтому если инвентаризация проводилась вчера, а документ создаётся сегодня, дату нужно исправить вручную, иначе учётная сумма будет некорректной.
Третья ошибка — попытка распечатать акт до записи документа или поиск печатной формы в разделе «Отчёты». Печатные формы ИНВ-15 нет среди регламентированных отчётов — она вызывается только из документа или его списка.
Проверка результата после проведения
После оформления всех документов убедитесь, что учётный остаток кассы совпадает с фактическим. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 на дату после инвентаризации — сальдо должно равняться сумме, пересчитанной комиссией.
Проверьте также отсутствие отрицательного остатка по кассе. Отрицательное сальдо по счёту 50 — признак того, что расходные документы проведены раньше приходных или часть документов не введена. Программа при проведении РКО может предупреждать о недостатке средств, если включён соответствующий контроль.
Как проверить результат
Равно фактически пересчитанной сумме в кассе
Расходится с фактом — есть непроведённые или лишние кассовые документы
Заполнены обе суммы, разница и состав комиссии
Пустые поля сумм — документ не проведён или не внесена фактическая сумма
Излишек — Дт 50 Кт 91.01, недостача — Дт 94 Кт 50
Проводки отсутствуют — созданы не все документы на основании инвентаризации
Часто задаваемые вопросы
Почему кнопка «Печать» в документе неактивна?
Кнопка становится доступной только после записи документа. Нажмите «Записать» или «Провести», и меню печати активируется. Если документ записан, а формы нет — проверьте права пользователя и наличие внешних печатных форм, которые могли заменить типовые.
Можно ли распечатать ИНВ-15 за прошлый период?
Да. Откройте список «Инвентаризация кассы», установите отбор по периоду или найдите нужный документ по номеру, затем распечатайте акт кнопкой «Печать» из списка или из формы документа. Данные в форме сохраняются на дату документа.
Что делать, если сумма «По данным учёта» не совпадает с кассовой книгой?
Сформируйте ОСВ по счёту 50 на дату инвентаризации и сравните с кассовой книгой. Расхождение означает непроведённые документы, разницу по подразделениям или ручные операции по счёту 50. Устраните причину и перезаполните документ инвентаризации.
Как распечатать приказ о проведении инвентаризации?
Приказ по форме ИНВ-22 в типовой конфигурации печатается из документа инвентаризации, если такая форма предусмотрена версией программы. Если её нет, приказ оформляется в произвольной форме во внешнем редакторе, а его реквизиты указываются в документе для вывода в акт.
Обязательно ли проводить инвентаризацию кассы перед годовой отчётностью?
Да, инвентаризация активов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчётности обязательна. Касса входит в перечень проверяемых активов. Помимо этого, инвентаризация проводится при смене материально ответственного лица, выявлении хищений и в иных случаях, установленных законодательством.
Можно ли провести инвентаризацию кассы по нескольким кассам организации?
Если в программе ведётся учёт по нескольким кассам (субсчетам 50 или подразделениям), инвентаризацию оформляют отдельным документом по каждой кассе — с указанием соответствующего подразделения. Это позволяет корректно сопоставить фактический остаток с учётным по каждой точке.
Что важно запомнить
Документ «Инвентаризация кассы» находится в разделе «Банк и касса». Акт ИНВ-15 печатается кнопкой «Печать» из записанного документа или его списка. Излишек оформляется ПКО, недостача — РКО через счёт 94. Перед инвентаризацией проведите все кассовые документы и сверьте остаток по счёту 50.