Учет и Финансы · 8 мин
Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат в 1С ЗУП
Где в 1С ЗУП находится карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат: путь в меню, настройка отчета, проверка данных и типичные ошибки при формировании.
Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и вознаграждений — это персональный отчет по каждому сотруднику, в котором собираются все облагаемые страховыми взносами начисления, база по взносам и рассчитанные суммы взносов по месяцам. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) этот отчет используют для сверки данных перед сдачей расчета по страховым взносам (РСВ), при проверках и при ответах на запросы сотрудников и контролирующих органов.
Проблема поиска этого отчета обычно связана с тем, что в разных версиях конфигурации (ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1) он расположен в разных разделах интерфейса и называется по-разному. Кроме того, в ЗУП 3.1 доступ к нему зависит от настроек прав пользователя и состава отчетов, выведенных в панель отчетов.
Ниже разобрано, где именно искать карточку в ЗУП 3.1 и ЗУП 2.5, как настроить отборы, как проверить корректность данных и что делать, если отчет не формируется или цифры в нем не сходятся с РСВ.
Где находится карточка в ЗУП 3.1
В конфигурации ЗУП 3.1 карточка индивидуального учета реализована как отчет «Карточка учета страховых взносов». Стандартный путь к нему: раздел «Отчеты, справки» → группа «Отчеты по сотрудникам» или «Отчеты по взносам» → пункт «Карточка учета страховых взносов». Название группы может отличаться в зависимости от релиза и настроек панелей разделов.
Если отчет не виден в списке, откройте в том же разделе пункт «Все отчеты» (или «Еще» → «Все отчеты») и найдите карточку через строку поиска по слову «взносов» или «карточка». Отсутствие отчета в панели чаще всего означает, что он просто не выведен в настройках видимости, а не удален из конфигурации.
Для быстрого доступа отчет можно добавить в избранное: откройте карточку, нажмите кнопку со звездочкой или используйте команду «Добавить в избранное» — после этого она будет доступна с начальной страницы.
- 1Откройте раздел «Отчеты, справки»
- 2Найдите группу отчетов по сотрудникам или по взносам
- 3Выберите «Карточка учета страховых взносов»
- 4Если отчета нет — откройте «Все отчеты» и найдите его поиском
- 5Укажите период и сотрудника, нажмите «Сформировать»
Где находится карточка в ЗУП 2.5
В более старой версии ЗУП 2.5 интерфейс построен иначе. Карточка расположена в главном меню: «Отчеты» → «Карточка учета страховых взносов». Также ее можно открыть через рабочий стол закладки «Расчет зарплаты» или «Налоги и взносы», если соответствующая команда выведена в настройках рабочего стола.
В ЗУП 2.5 карточка формируется по физическому лицу за выбранный год и показывает помесячно базу и взносы в ПФР, ФОМС и ФСС. Если в вашей базе используется типовой интерфейс, но пункта нет, проверьте права пользователя: отчет доступен ролям расчетчика и кадровика-расчетчика.
Какие данные показывает карточка
Карточка индивидуального учета собирает по конкретному сотруднику за выбранный период: суммы начисленных выплат по видам (зарплата, премии, больничные, отпускные, выплаты по договорам ГПХ), необлагаемые суммы, базу для исчисления взносов нарастающим итогом, применяемый тариф и исчисленные суммы взносов по каждому виду страхования.
Именно помесячная детализация делает отчет главным инструментом поиска расхождений: если в РСВ по сотруднику сумма не сходится, в карточке видно, в каком месяце возникла разница и какие начисления в нее попали. По каждой строке можно провалиться в расшифровку — программа покажет документы-регистраторы (начисления зарплаты, больничные, отпуска).
Настройка отбора и формирование
Перед формированием задайте обязательные параметры: период (обычно год или квартал), организацию и сотрудника. Если оставить поле сотрудника пустым, отчет может сформироваться по всем сотрудникам, что при большой численности займет заметное время и даст громоздкий результат.
Для сверки с РСВ формируйте карточку за тот же отчетный период, что и расчет, и сравнивайте итоговые суммы базы и взносов. При расхождении раскройте детализацию по месяцам и найдите месяц, где начинается разница.
Как проверить результат
Совпадает с базой по сотруднику в разделе 3 РСВ
Разница уже в первом месяце периода или скачок в середине года
Совпадает с данными РСВ и регистров учета
Взносы в карточке не равны начисленным в документах
Все начисления сотрудника присутствуют помесячно
Отсутствуют отдельные документы (больничный, премия)
Почему данные могут не сходиться
Самая частая причина расхождений — ручные корректировки в документах или операциях учета взносов, которые не отражены в регистрах начислений. Вторая типичная ситуация: сотрудник переведен между обособленными подразделениями или организациями внутри группы, и часть выплат учтена по другому страхователю.
Также проверьте, не изменялись ли документы задним числом после сдачи отчетности: перепроведение начислений за прошлые периоды меняет базу, и карточка начнет расходиться с ранее сданным РСВ. В этом случае требуется уточненный расчет.
Ограничения и права доступа
Отчет доступен пользователям с правами расчетчика или старшего расчетчика. Если пользователь работает под ограниченной ролью (например, только кадровые документы), карточка может не отображаться в списке отчетов или формироваться пустой. В этом случае права настраивает администратор через профили групп доступа.
Учитывайте, что карточка отражает состояние учетных регистров на момент формирования. Она не является официальной формой отчетности в ФНС — для сдачи используется РСВ, а карточка служит внутренним рабочим инструментом сверки и подтверждения данных при запросах.
Альтернативные отчеты для сверки
Если карточки недостаточно, в ЗУП 3.1 есть связанные отчеты: «Анализ взносов в фонды» (сводно по организации с детализацией по сотрудникам), «Регистр налогового учета по страховым взносам» и «Проверка расчета взносов». Они позволяют посмотреть те же данные под другим углом и быстрее локализовать ошибку.
Чем сверять данные по взносам
Подходит для детального разбора по одному сотруднику помесячно; неудобна для сверки по всей организации сразу
Дает свод по организации с расшифровкой до сотрудника; менее детален по составу выплат
Автоматически находит расхождения базы и взносов; не заменяет ручной анализ причин
Частые вопросы
Как называется карточка индивидуального учета в ЗУП 3.1?
В типовой конфигурации отчет называется «Карточка учета страховых взносов». Искать его нужно именно по этому названию в разделе «Отчеты, справки» или через «Все отчеты».
Почему карточка формируется пустой?
Чаще всего причина в неверно указанном периоде, отсутствии начислений у выбранного сотрудника или недостатке прав. Проверьте, что за указанный период по сотруднику были проведены документы начисления и что у вашей учетной записи есть роль расчетчика.
Можно ли сформировать карточку сразу по всем сотрудникам?
Технически да, если не заполнять отбор по сотруднику, но при большой численности отчет будет формироваться долго и получится нечитаемым. Для массовой сверки удобнее использовать «Анализ взносов в фонды».
Почему сумма начислений в карточке больше базы по взносам?
Это нормально: в начисленные выплаты входят необлагаемые суммы (например, отдельные компенсации, материальная помощь в пределах необлагаемого лимита), которые в базу не включаются. Детализацию необлагаемых сумм видно в расшифровке отчета.
Карточка не совпадает с ранее сданным РСВ — что делать?
Проверьте, не перепроводились ли документы за прошлые периоды после сдачи отчетности. Если данные в базе изменились обоснованно, необходимо подать уточненный расчет по страховым взносам за соответствующий период.
Что важно запомнить
Карточка индивидуального учета в ЗУП — это отчет «Карточка учета страховых взносов»: в ЗУП 3.1 он в разделе «Отчеты, справки», в ЗУП 2.5 — в меню «Отчеты». Формируйте его по конкретному сотруднику за нужный период, сверяйте с РСВ помесячно и не корректируйте прошлые документы без анализа причин расхождений.