Учет и Финансы · 9 мин
Где в 1С находится журнал приходных и расходных кассовых документов
Где найти в 1С журнал кассовых документов: пути в Бухгалтерии 8.3, УТ, КА и ERP, настройка отборов, кассовая книга, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Журнал приходных и расходных кассовых документов в 1С — это список всех ПКО и РКО, оформленных по кассе организации. В зависимости от конфигурации он называется по-разному: «Кассовые документы», «Приходные и расходные кассовые ордера» или просто «Касса», но суть одна — единый реестр, где можно найти, создать, изменить или распечатать любой кассовый документ.
Проблема поиска чаще всего возникает у пользователей, которые переходят между конфигурациями: в «1С:Бухгалтерии 8.3» журнал находится в разделе «Банк и касса», в «Управлении торговлей» — в разделе «Финансы», а в ERP и «Комплексной автоматизации» — в «Казначействе». Ниже разобраны точные пути для основных конфигураций, способы быстрого поиска нужного ордера и варианты действий, если журнал не отображается в интерфейсе.
Отдельный момент — права доступа. Если пользователю не назначена роль работы с кассой, пункт меню может отсутствовать полностью, и это не ошибка программы, а настройка прав. Такие ситуации тоже разобраны ниже.
Журнал кассовых документов в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8.3» (редакция 3.0) путь к журналу самый короткий. Откройте в верхней панели раздел «Банк и касса», затем в группе «Касса» выберите пункт «Кассовые документы». Откроется единый журнал, в котором в хронологическом порядке выводятся и приходные, и расходные кассовые ордера.
В этом же разделе есть отдельные пункты «Приходные кассовые ордера» и «Расходные кассовые ордера» — они ведут к тем же документам, но с предустановленным отбором по виду. Если в навигации раздела нужного пункта нет, откройте меню раздела (кнопка со стрелкой рядом с названием «Банк и касса») и проверьте настройку навигации: возможно, команда просто скрыта из видимости.
Из журнала доступны все стандартные действия: создание нового ПКО или РКО кнопкой «Создать», копирование существующего ордера, пометка на удаление, печать формы КО-1 или КО-2. Проведённый документ сразу формирует проводки по счёту 50 «Касса».
- 1Откройте раздел «Банк и касса» в верхней панели
- 2Выберите пункт «Кассовые документы» в группе «Касса»
- 3Убедитесь, что в шапке журнала выбрана нужная организация и период
- 4Для создания ордера нажмите «Создать» и выберите вид: приходный или расходный
Где искать журнал в УТ 11, КА 2 и ERP
В «1С:Управление торговлей 11» кассовые ордера находятся в разделе «Финансы». Там доступны отдельные команды «Приходные кассовые ордера» и «Расходные кассовые ордера», а также общий журнал. В типовой поставке списки разделены, поэтому единого смешанного журнала «из коробки» может не быть — используйте оба списка или настройте отбор.
В «1С:ERP Управление предприятием 2» и «Комплексной автоматизации 2» путь другой: раздел «Казначейство» → группа «Касса» → «Приходные кассовые ордера» и «Расходные кассовые ордера». Дополнительно в ERP есть рабочее место «Касса» с оперативной сводкой по кассам организации.
Во всех перечисленных конфигурациях документы называются «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер», поэтому универсальный способ найти их — команда «Все функции» (в режиме тонкого клиента открывается через кнопку главного меню или сочетанием Ctrl+Shift+F, если функция включена администратором). В строке поиска достаточно набрать «кассовый ордер».
Пути к журналу в разных конфигурациях
Банк и касса → Кассовые документы. Единый журнал ПКО и РКО, есть отдельные списки по видам.
Финансы → Приходные / Расходные кассовые ордера. Списки разделены по видам документов.
Казначейство → Кассовые ордера. Дополнительно рабочее место «Касса» со сводкой по кассам.
Как быстро найти нужный ордер в журнале
В любом журнале 1С работает стандартный механизм поиска и отбора. Нажмите кнопку «Найти» (или Ctrl+F) и введите номер ордера, сумму или фрагмент контрагента. Для более точного поиска используйте кнопку «Настроить список» — там можно задать отбор по организации, кассе, виду операции, контрагенту и периоду.
Частая ситуация: документ заведён, но в журнале не виден. Почти всегда причина в установленном ранее отборе или в ограничении периода. Сбросьте отбор через «Ещё» → «Установить стандартные настройки» и проверьте дату документа — ордер мог быть создан «вчерашним» или «завтрашним» числом.
Для регулярной работы удобно сохранить типовые варианты отборов: например, «РКО по подотчётным лицам за месяц» или «ПКО от розничной выручки». В Бухгалтерии 8.3 варианты списка сохраняются через «Ещё» → «Сохранить настройки», в УТ и ERP — через механизм вариантов списка.
Кассовая книга и её связь с журналом ордеров
Журнал кассовых документов не следует путать с кассовой книгой. Журнал — это рабочий список документов, а кассовая книга (форма КО-4) — регламентированный отчёт, который формируется на основании проведённых ПКО и РКО за день. В Бухгалтерии 8.3 она открывается через «Банк и касса» → «Кассовая книга», в УТ и ERP — из раздела финансовой отчётности или казначейства.
Если в кассовой книге не хватает ордера, который виден в журнале, проверьте три вещи: проведён ли документ, та ли организация выбрана в настройках отчёта и не помечен ли ордер на удаление. Непроведённые и помеченные документы в кассовую книгу не попадают.
Обратная ситуация — расхождение остатка кассы с фактическим — обычно означает, что какой-то ордер не проведён, проведён ошибочной датой или введён по другой кассе (если в учёте заведено несколько касс, например основная и касса обособленного подразделения).
Как проверить, что всё на месте
Документ проведён, виден в списке за нужный период
Есть в базе, но не виден — сброшен ли отбор, верный ли период
Проведённый ордер за день отражается в книге
Ордер не проведён, помечен на удаление или заведён по другой организации
Остаток в оборотке по счёту 50 совпадает с фактом
Расхождение — ищите непроведённые или дублирующиеся документы
Что делать, если журнал не отображается
Если пункт «Кассовые документы» отсутствует в меню, начните с простого: проверьте настройку навигации раздела. В Бухгалтерии 8.3 откройте меню раздела «Банк и касса», выберите «Настройка навигации» и перенесите нужную команду в видимую часть. Это безопасная пользовательская настройка, она не влияет на данные.
Второй случай — ограничение прав. Если пользователю не назначены роли работы с кассовыми документами (например, только «Чтение кассовых документов» или вообще без доступа к кассе), команда будет скрыта, а при открытии через «Все функции» появится сообщение о нарушении прав. Здесь нужно обратиться к администратору базы: самостоятельно менять роли без понимания модели прав не стоит — можно случайно открыть лишний доступ.
Третий случай — функциональность отключена. В некоторых конфигурациях часть возможностей включается в настройках: в Бухгалтерии 8.3 это «Главное» → «Функциональность», закладка «Банк и касса». Если учёт наличных расчётов выключен, часть команд будет недоступна.
Типичные ошибки при работе с журналом
Большинство проблем с журналом кассовых документов связано не с программой, а с настройками отображения и привычками пользователей. Ниже — те, которые встречаются чаще всего.
Отдельно предостережение по исправлению документов задним числом. Изменение суммы или даты проведённого ордера меняет остаток кассы на все последующие даты. Если за этот период уже сформирована кассовая книга и сдана отчётность, такие правки нужно выполнять осознанно и с перепроведением связанных документов.
FAQ
Можно ли объединить ПКО и РКО в один журнал в УТ 11?
Да, через настройку списка: откройте любой из списков ордеров, снимите отбор по виду документа (или настройте произвольный журнал документов с нужными типами). Проще всего пользоваться поиском через «Все функции» и добавить нужные команды в избранное.
Почему в журнале виден ордер, а в кассовой книге его нет?
Чаще всего документ не проведён, помечен на удаление или заведён по другой организации или кассе. Проверьте статус документа и настройки отбора в отчёте «Кассовая книга».
Как восстановить номер кассового ордера, если нумерация сбилась?
Номер можно исправить вручную в шапке документа — 1С предложит перенумеровать автоматически при следующем создании. Перед ручной правкой убедитесь, что новый номер не занят другим ордером того же вида за тот же период.
Где печатать приходный кассовый ордер по форме КО-1?
Прямо из документа или из журнала: выделите ордер и нажмите кнопку «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Для РКО аналогично доступна форма КО-2. Печатать можно как по одному документу, так и списком.
Видны ли кассовые документы пользователю без полных прав?
Только если ему назначена соответствующая роль — например, «Чтение кассовых документов» или роль кассира. Без неё команда журнала скрыта, а прямое открытие документа завершится сообщением о нарушении прав доступа.
Как найти ордер, если известна только сумма?
Откройте журнал, нажмите Ctrl+F и введите сумму в поле поиска — поиск выполняется по всем видимым колонкам. Если сумма встречается в нескольких документах, добавьте отбор по периоду или контрагенту через «Настроить список».
Что важно запомнить
Журнал кассовых документов в Бухгалтерии 8.3 находится в разделе «Банк и касса», в УТ — в «Финансах», в ERP и КА — в «Казначействе». Если документ не виден, первым делом сбрасывайте отбор и проверяйте период и организацию. Кассовая книга — отдельный отчёт, а не журнал. Изменение прав и функциональности выполняйте только при понимании последствий.