Табель учета рабочего времени в 1С:Зарплата и управление персоналом

Табель учета рабочего времени в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) находится в разделе «Зарплата» — документ «Табель» (в полном интерфейсе: Зарплата → Отчетность, справки → Табели, либо Зарплата → Табели в зависимости от настроек панели навигации). Печатная форма Т-13 формируется как отчет: Кадры → Кадровые отчеты → Табель учета рабочего времени (Т-13) или через Зарплата → Отчеты по зарплате. Важно понимать: в ЗУП табель по умолчанию рассчитывается автоматически на основе графиков работы и документов отклонений (отпусков, больничных, командировок), а документ «Табель» нужен только тогда, когда фактическое время вводится вручную.

Многие пользователи ищут табель не там, потому что в программе существует сразу три инструмента с похожими названиями: документ «Табель», отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» и отчет «Данные табельного учета». Они решают разные задачи, и выбор зависит от того, хотите вы просто распечатать форму для проверяющих или реально скорректировать учтенное время перед расчетом.

Где именно находится табель: три пути к одному инструменту

В типовой конфигурации ЗУП 3.1 документ «Табель» расположен в разделе «Зарплата». Откройте его и найдите пункт «Табели» в списке документов. Если пункта нет, нажмите на значок настройки панели навигации (шестеренка в правом верхнем углу раздела) и перетащите «Табели» из доступных команд в видимые — часто команда просто скрыта из интерфейса.

Второй путь — через раздел «Отчетность, справки», где табели могут быть сгруппированы вместе с другими справочными документами. Третий вариант — универсальный: нажмите кнопку «Все функции» (или воспользуйтесь строкой поиска в правом верхнем углу) и введите «Табель». Программа покажет и документ, и связанные отчеты.

Обратите внимание: если при поиске документ «Табель» вообще не отображается, вероятно, в настройках учета отключен режим ввода табелей. Откройте Настройка → Реквизиты организации → Учетная политика (или Настройка → Расчет зарплаты) и проверьте, как ведется учет рабочего времени — по графикам или по табелям.

Как устроен учет рабочего времени в ЗУП

По умолчанию ЗУП считает отработанное время автоматически: для каждого сотрудника действует график работы (пятидневка, сменный график и т.д.), а отклонения регистрируются кадровыми документами — отпусками, больничными, командировками, прогулами. Программа на пересечении «график минус отклонения» получает фактически отработанное время, и именно эти данные попадают в расчет зарплаты и в форму Т-13.

Ручной документ «Табель» требуется в двух ситуациях. Первая — компания ведет суммированный учет или фиксирует фактические часы по данным СКУД, турникетов, журналов, и эти данные расходятся с плановым графиком. Вторая — методика учета в организации изначально построена на табелях, а не на графиках, что характерно для некоторых бюджетных учреждений.

Если документ «Табель» введен за месяц, он имеет приоритет над автоматическим расчетом: программа будет использовать данные из табеля, а не из графика. Это одновременно и удобно, и рискованно — ошибка в табеле напрямую исказит начисления.

Маршрут решения

Как выбрать способ учета

Сотрудники работают по стабильным графикам, отклонения оформляются документамиНе вводите документ «Табель» — используйте автоматический расчет и отчет Т-13

Фактические часы фиксируются по СКУД или журналам и отличаются от графикаВключите учет по табелям и вводите документ «Табель» ежемесячно до расчета зарплаты

Нужна только печатная форма для проверки или архиваСформируйте отчет Т-13, документ вводить не требуется

Как создать и заполнить документ «Табель»

Откройте Зарплата → Табели и нажмите «Создать». Укажите организацию, месяц учета и подразделение, если табель ведется по подразделениям. После выбора периода нажмите «Заполнить» — программа подтянет список сотрудников и предварительно заполнит табель данными по графикам и зарегистрированным отклонениям.

Далее скорректируйте фактические данные: проставьте часы, виды времени (явка, ночные, вечерние, сверхурочные) по каждому дню. В табеле используются буквенные коды видов времени — Я, Н, РВ и другие; справочник видов использования рабочего времени открывается прямо из ячейки. Если сотрудник отсутствовал, но документ отклонения не введен, сначала оформите отсутствие документом (например, «Отсутствие» или «Прогул, отсутствие по невыясненной причине»), а не правьте табель вручную — иначе расчет зарплаты и табель разойдутся.

После заполнения проведите документ. Проверить корректность можно, сравнив итоговые часы по табелю с отчетом «Данные табельного учета» за тот же месяц.

1. 1
   Откройте Зарплата → Табели → Создать
2. 2
   Укажите организацию, месяц и подразделение
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — данные подтянутся из графиков и отклонений
4. 4
   Скорректируйте фактические часы и виды времени по дням
5. 5
   Проведите документ и сверьте итоги с отчетом «Данные табельного учета»
6. 6
   Только после этого выполняйте окончательный расчет зарплаты за месяц

Как сформировать печатную форму Т-13

Унифицированная форма Т-13 формируется отчетом. Откройте Кадры → Кадровые отчеты → Табель учета рабочего времени (Т-13). Укажите период (обычно месяц), организацию и при необходимости подразделение, затем нажмите «Сформировать». Отчет построится на основании данных учета рабочего времени — включая введенные документы «Табель», если они есть.

В настройках отчета (кнопка «Настройки») можно выбрать вариант формы, вывод данных за первую и вторую половину месяца, группировку по подразделениям. Если в компании используется своя форма табеля, утвержденная в учетной политике, типовую Т-13 можно доработать через механизм дополнительных отчетов или обратиться к специалисту по внедрению.

Готовую форму выводят на печать или сохраняют в Excel/PDF через стандартные кнопки табличного документа. Перед подписанием сверьте итоговое количество дней и часов по каждому сотруднику с расчетными листками — расхождение укажет на ошибку в учете.

Проверка данных и типичные ошибки

Главный контрольный инструмент — отчет «Данные табельного учета» (Зарплата → Отчеты по зарплате). Он показывает, какие данные программа реально будет использовать при расчете. Если цифры в отчете не совпадают с вашими ожиданиями, ищите причину до расчета зарплаты, а не после.

Частая ситуация: в середине месяца сотруднику изменили график, но кадровый перевод оформили позднее датой или забыли. В результате табель за часть месяца считается по старому графику. Другой типичный случай — отсутствие оформлено только в табеле вручную, без кадрового документа: тогда при перепроведении или перезаполнении данные «слетят» обратно к графику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговые часы за месяц по сотруднику

Норма

Совпадают с графиком с учетом отклонений и с данными табеля

Тревожный признак

Расхождение с расчетным листком или графиком

Отчет «Данные табельного учета»

Норма

Отражает те же дни и часы, что и введенный документ «Табель»

Тревожный признак

Показывает данные по графику, игнорируя табель — документ не проведен или введен за другой период

Форма Т-13

Норма

Заполнены все дни месяца, нет пустых ячеек без кода времени

Тревожный признак

Пустые дни или незаполненные коды у действующих сотрудников

Ограничения и альтернативы

Документ «Табель» в ЗУП вводится на целый месяц — ввести его на произвольную неделю нельзя. Если нужно скорректировать отдельные дни, корректнее использовать документы отклонений или «Данные для расчета зарплаты» (например, «Табель учета рабочего времени» из группы первичных документов, если он включен в функциональности).

Для организаций со сменными графиками и большим числом сотрудников ручной ввод табелей трудоемок. Практичная альтернатива — загрузка данных из внешних систем учета времени (СКУД) через обработки обмена или доработанные механизмы интеграции. Такая доработка требует участия специалиста по 1С и тестирования на копии базы.

FAQ

Почему в меню «Зарплата» нет пункта «Табели»?

Команда может быть скрыта в настройках панели навигации раздела — откройте настройку панели (шестеренка) и перетащите «Табели» в видимые команды. Если документа нет и в списке «Все функции», проверьте функциональность: Настройка → Расчет зарплаты и реквизиты организации — режим учета рабочего времени по табелям должен быть включен.

Обязательно ли вводить документ «Табель», чтобы получить форму Т-13?

Нет. Отчет Т-13 строится на основе графиков работы и документов отклонений даже без единого введенного табеля. Документ «Табель» нужен только для ручной корректировки фактического времени.

Что будет, если ввести табель после расчета зарплаты?

Начисления автоматически не пересчитаются. Потребуется отменить окончательный расчет за месяц, ввести или исправить табель и выполнить расчет заново. Поэтому табели всегда вводят до начисления зарплаты.

Можно ли ввести табель не на весь месяц, а на несколько дней?

Типовой документ «Табель» вводится за целый месяц. Для корректировки отдельных дней используйте документы отклонений (отпуск, отсутствие, работа сверхурочно) — они точечно изменяют учет времени.

Табель заполнен, но в Т-13 по сотруднику пустые дни. В чем причина?

Чаще всего у сотрудника не назначен график работы в кадровом документе (прием на работу или кадровый перевод) либо табель введен за другой период или по другому подразделению. Проверьте даты приема, назначенный график и совпадение отборов в документе и отчете.

Как передать в табель данные из системы контроля доступа (СКУД)?

Типовой механизм прямой загрузки из СКУД в ЗУП отсутствует. Обычно используют обработки загрузки из Excel/CSV, разработанные под конкретную систему, либо вводят данные вручную. Внедрение интеграции выполняется специалистом по 1С с тестированием на копии базы.