Учет и Финансы · 9 мин
Где в 1С отражаются выплаты самозанятым: пошаговое руководство
Где в 1С отражать выплаты самозанятым: договор ГПХ, акт, счет-фактура не нужен, проверка чеков «Мой налог», проводки и типичные ошибки в ЗУП и Бухгалтерии.
Оплата услуг самозанятого (плательщика налога на профессиональный доход, НПД) в 1С оформляется не как зарплата и не как выплата штатному подрядчику на ОСНО. У самозанятого нет обязанности выставлять счета-фактуры, организация не платит за него НДФЛ и страховые взносы, но обязана хранить чек из приложения «Мой налог» — именно он подтверждает расход. В типовых конфигурациях для этого используются документы договора ГПХ, акта оказания услуг и выплаты через кассу или банк.
Конкретное расположение документов зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» расчеты с самозанятыми ведутся в разделе «Покупки» или через документы ГПХ, в «1С:ЗУП» — в разделе «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» и «Все начисления». Ниже разобраны оба сценария с проверкой результата и типичными ошибками.
Какие документы подтверждают выплату самозанятому
Основание для учета расхода — комплект из трех элементов: договор гражданско-правового характера (или договор оказания услуг), акт выполненных работ/услуг и чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог». Без чека налоговая инспекция может отказать в признании расхода при расчете налога на прибыль или УСН, даже если акт и договор оформлены идеально.
Счет-фактура от самозанятого не требуется и быть не может: плательщики НПД не являются плательщиками НДС. Если контрагент прислал «счет-фактуру» или требует уплатить НДФЛ — это повод проверить его статус. Проверить статус плательщика НПД можно по ИНН на сайте ФНС через сервис «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход».
Где найти выплаты самозанятым в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) расчеты с самозанятым оформляются как обычные расчеты с поставщиком услуг. Заведите контрагента в справочнике «Контрагенты», укажите ИНН и тип. Далее создайте договор с видом «С поставщиком». Отдельного признака «самозанятый» в типовой карточке договора может не быть — статус контрагента фиксируйте в наименовании договора или комментарии, чтобы при сверке было видно, что НДФЛ и взносы не начисляются.
Начисление задолженности отражается документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» → «Услуги (акт)» в разделе «Покупки». В документе укажите счет затрат (например, 26, 44 или 20 — в зависимости от характера услуги) и счет расчетов 76.05 или 60.01. Саму выплату проводите документом «Списание с расчетного счета» (вид операции «Оплата поставщику») в разделе «Банк и касса» либо «Расходный кассовый ордер» при оплате наличными.
- 1Заведите контрагента и договор с видом «С поставщиком»
- 2Создайте «Поступление (услуги, акт)» на сумму по акту и чеку
- 3Проверьте проводки: Дт 20/26/44 — Кт 60.01 (76.05)
- 4Оформите «Списание с расчетного счета» или РКО на выплату
- 5Сверьте суммы документов с чеком «Мой налог» и приложите чек к комплекту
Где отражаются выплаты в 1С:ЗУП
Если самозанятый оформлен как физическое лицо по договору ГПХ в «1С:Зарплате и управлении персоналом», используйте раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)». Заведите договор подряда или оказания услуг, укажите период действия и сумму. Важно: в карточке договора не должны быть установлены признаки обложения НДФЛ и взносами — для плательщика НПД организация не является налоговым агентом.
Начисление по договору выполняется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» в разделе «Зарплата» → «Все начисления» или при закрытии месяца. Выплата — через ведомость в банк или кассу в разделе «Выплаты». После проведения проверьте, что в расчетном листке и регистрах по налогам и взносам сумма не попала в облагаемую базу.
Если в вашей настройке ЗУП договор по умолчанию облагается взносами, откройте карточку договора и проверьте параметры учета. Для самозанятого корректный вариант — без НДФЛ и без взносов, иначе программа сформирует лишние обязательства в отчетности 6-НДФЛ и РСВ.
Проверка чека «Мой налог» и статуса контрагента
Чек из приложения «Мой налог» содержит QR-код и ссылку для проверки подлинности на сайте ФНС. Перед проведением расхода в 1С откройте ссылку из чека и убедитесь, что чек действителен, не аннулирован и сформирован на вашу организацию (в чеке должен быть указан ИНН покупателя — вашей компании). Чек на физическое лицо не подтверждает расход организации.
Статус плательщика НПД проверяйте на дату оказания услуг. Если самозанятый аннулировал чек или снялся с учета, документально зафиксируйте это: запросите корректный чек или переквалифицируйте выплату. В 1С удобно хранить скан чека как присоединенный файл к документу «Поступление (услуги)» — так при выгрузке документов для проверки комплект будет полным.
Как проверить результат
Действителен, указан ИНН вашей организации, сумма совпадает с актом
Чек аннулирован, оформлен на физлицо или сумма не совпадает
Дт 60.01/76.05 — Кт 51 (50), задолженность закрыта
Зависло сальдо по 60/76 или выплата прошла без начисления
Сумма отсутствует в 6-НДФЛ и РСВ
Выплата попала в облагаемую базу по НДФЛ или взносам
Типичные ошибки при учете выплат самозанятым
Самая частая ошибка — оформление самозанятого как обычного подрядчика с удержанием НДФЛ. В этом случае организация излишне перечисляет налог, а исправление требует уточненных расчетов. Обратная ошибка опаснее: не удержать НДФЛ, когда исполнитель уже не является плательщиком НПД, — тогда начислят пени и штраф.
Вторая группа ошибок связана с документами: отсутствие чека, чек на другое лицо, расхождение сумм между актом, чеком и платежом. Третья — нарушение ограничений самого режима НПД: нельзя выплачивать НПД бывшему работнику по услугам в течение двух лет после увольнения, иначе выплаты могут переквалифицировать в трудовые отношения.
Альтернативные варианты отражения и ограничения
Разовую небольшую выплату допустимо оформить напрямую: «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» и ручным указанием счета затрат, минуя документ поступления. Такой способ быстрее, но затрудняет сверку: в оборотно-сальдовой ведомости не будет видно связки начисления и оплаты. Для регулярных выплат используйте полную цепочку «договор — акт — оплата».
Если в организации много самозанятых исполнителей, рассмотрите автоматизацию: обмен чеками через сервисы интеграции с «Мой налог» или загрузку чеков в присоединенные файлы документов. В части конфигураций и расширений доступна проверка чеков по QR-коду непосредственно из карточки документа — уточните наличие такого функционала в вашей версии.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплаты самозанятому?
Нет, если исполнитель действующий плательщик НПД и предоставил чек из «Мой налог». Организация не является налоговым агентом по таким выплатам. Если статус НПД утрачен на дату оказания услуги — НДФЛ удержать нужно.
Какой документ в 1С лучше использовать для разовой выплаты?
Для разовой выплаты достаточно «Списания с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику» или «Прочие расчеты с контрагентами» и ручным указанием счета затрат. Обязательно приложите чек «Мой налог» к документу.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек до проведения расхода в учете. Без чека расход не подтвержден, и налоговая может исключить его из затрат. Выплату по акту без чека проводить рискованно.
Можно ли выплатить самозанятому наличными из кассы?
Да, через «Расходный кассовый ордер» в разделе «Банк и касса». Порядок подтверждения расхода тот же: договор, акт и чек «Мой налог» на ИНН организации.
Попадает ли выплата самозанятому в 6-НДФЛ и РСВ?
Нет. Если сумма появилась в этих отчетах, проверьте настройки договора ГПХ в ЗУП — вероятно, ошибочно включено обложение НДФЛ или взносами.
Можно ли работать с бывшим сотрудником как с самозанятым?
Закон запрещает заказчикам выплачивать НПД бывшим работникам в течение двух лет после увольнения за аналогичные услуги. Нарушение грозит переквалификацией договора в трудовой с доначислением налогов и взносов.
Что важно запомнить
Выплаты самозанятым в 1С отражаются через договор ГПХ, акт и оплату без НДФЛ и взносов. Обязательное условие признания расхода — действительный чек «Мой налог» на ИНН вашей организации и проверка статуса исполнителя на дату услуги. Суммы не должны попадать в 6-НДФЛ и РСВ.