Где в 1С ввести аванс: пошаговая инструкция

Аванс в 1С отражается не специальной кнопкой «ввести аванс», а обычными первичными документами: поступлением денег от покупателя или оплатой поставщику. Программа сама определяет, является ли платеж авансом, по наличию или отсутствию связанного документа реализации (поступления). Поэтому главная задача пользователя — правильно оформить платежный документ и указать в нем корректные счета расчетов.

В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия для авансов выданных используется счет 60.02 «Расчеты по авансам выданным», для авансов полученных — 62.02 «Расчеты по авансам полученным». Если платеж прошел на эти счета, программа автоматически считает его авансом и включает в регламентные операции: начисление НДС с аванса, зачет при отгрузке, восстановление НДС.

Ниже разобрано, где именно вводится аванс в разных конфигурациях, как проверить, что программа правильно его распознала, как выполняется зачет аванса и какие ошибки встречаются чаще всего.

Как программа определяет, что платеж — это аванс

В 1С нет отдельного признака «это аванс» в большинстве документов оплаты. Логика проще: если деньги поступили или ушли по счету авансов (60.02, 62.02) и к ним еще не привязан документ отгрузки или поступления, сумма считается авансом. При появлении реализации или поступления программа выполняет зачет — автоматически при проведении документа либо при закрытии месяца, в зависимости от настроек учетной политики.

Вид операции в платежном документе тоже влияет на поведение. Для поступления денег это «Оплата от покупателя», для расхода — «Оплата поставщику». Если выбрать неверный вид операции (например, «Возврат от поставщика» вместо оплаты), программа не сможет корректно зачесть сумму как аванс.

Аванс полученный: где ввести оплату от покупателя

Откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Поступление на расчетный счет». Если выписки загружаются из банка автоматически, документ создастся сам — тогда нужно только проверить и при необходимости исправить поля.

Заполните ключевые поля: вид операции «Оплата от покупателя», контрагент, договор, сумма, ставка НДС. В поле «Счет расчетов» укажите 62.01, а в поле «Счет авансов» — 62.02. Именно по счету авансов сумма попадет в авансы полученные. Если оплата наличными, используйте документ «Приходный кассовый ордер» из раздела «Банк и касса» → «Кассовые документы» — логика заполнения та же.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Поступление на расчетный счет».
2. 2
   Выберите вид операции «Оплата от покупателя», укажите контрагента и договор.
3. 3
   Введите сумму, ставку НДС, проверьте счет авансов 62.02.
4. 4
   Проведите документ и откройте движения (кнопка «Показать проводки»): должна быть проводка Дт 51 — Кт 62.02.
5. 5
   При необходимости выставьте счет-фактуру на аванс кнопкой «Выписать счет-фактуру».

После проведения платежа программа может автоматически сформировать счет-фактуру на аванс — это зависит от настроек учетной политики по НДС. Если автоматически не сформировалась, создайте ее вручную из документа поступления кнопкой «Выписать счет-фактуру» или через обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс» в разделе «Операции».

Аванс выданный: как оформить предоплату поставщику

Для аванса поставщику создайте документ «Списание с расчетного счета» в разделе «Банк и касса» → «Банковские выписки». Вид операции — «Оплата поставщику». Укажите контрагента, договор, сумму и проверьте, что в поле «Счет авансов» стоит 60.02.

Если аванс выдан наличными из кассы, используйте «Расходный кассовый ордер» с тем же видом операции. При оплате корпоративной картой документ также создается как «Списание с расчетного счета», только с соответствующим способом оплаты.

Зачет аванса при отгрузке и поступлении

Когда вы оформляете «Реализацию (акты, накладные)» по договору, по которому был получен аванс, программа при проведении автоматически зачитывает аванс: формируется проводка Дт 62.02 — Кт 62.01. Посмотреть результат можно в движениях документа и в табличной части «Способ зачета аванса», если она отображается в форме.

Аналогично работает документ «Поступление (акты, накладные)»: аванс, выданный поставщику, зачитывается проводкой Дт 60.01 — Кт 60.02. Если зачет не произошел, чаще всего причина в расхождении договора: платеж и отгрузка оформлены по разным договорам или разным расчетным документам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки платежного документа

Норма

Дт 51 — Кт 62.02 (полученный) или Дт 60.02 — Кт 51 (выданный)

Тревожный признак

Сумма попала сразу на 62.01 или 60.01 — аванс не сформирован

Оборотно-сальдовая ведомость по 60.02 / 62.02

Норма

Сальдо по контрагенту равно незачтенному авансу

Тревожный признак

Сальдо дублируется на 60.01/62.01 — зачет не прошел

Счет-фактура на аванс

Норма

Сформирован и попал в книгу продаж

Тревожный признак

Документа нет — возможна ошибка в декларации по НДС

Аванс в 1С: Управление торговлей и Комплексной автоматизации

В управленческих конфигурациях (УТ 11, КА 2) аванс от клиента вводится через документ «Поступление безналичных денежных средств» или «Приходный кассовый ордер» с операцией «Поступление оплаты от клиента». Объект расчетов укажите как заказ клиента или договор — от этого зависит, как сумма встанет в расчеты.

Особенность этих конфигураций — двухконтурный учет: взаиморасчеты видны в разделе «Казначейство» → «Отчеты» → «Ведомость расчетов с клиентами», а бухгалтерские проводки появятся только после передачи данных в 1С:Бухгалтерию или после отражения в регл. учете (в КА и ERP). Не ищите счета 62.02 в УТ — их там нет, анализируйте расчеты через отчеты по взаиморасчетам.

Сравнение вариантов

1С:Бухгалтерия

Аванс определяется счетом учета (60.02/62.02) в платежном документе. Подходит, когда важны проводки и НДС сразу.

УТ 11 / КА 2

Аванс определяется объектом расчетов (заказ, договор). Подходит для оперативного учета, проводки формируются позже.

Загрузка из банка

Документы создаются автоматически из выписки, но счета и договоры нужно проверить вручную — типовая зона ошибок.

Частые ошибки при вводе авансов

Самая распространенная проблема — сумма платежа попадает на счет расчетов (62.01) вместо счета авансов (62.02). Внешне всё выглядит нормально, но аванса в учете нет: не формируется счет-фактура на аванс, не начисляется НДС. Исправляется ручной сменой счета в платежном документе и перепроведением.

Вторая типовая ситуация — «двойной» долг: аванс висит на 62.02, а задолженность за ту же отгрузку — на 62.01. Причина почти всегда в разных договорах или в том, что в реализации указан другой расчетный документ. Сверьте договоры в платежке и реализации, затем перепроведите реализацию.

Проверка авансов перед закрытием месяца

Перед закрытием периода сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 62 с детализацией по субсчетам и контрагентам. Нормальная картина: сальдо 60.02 и 62.02 соответствует реально незакрытым предоплатам. Тревожный признак — одновременное сальдо по одному контрагенту и на 60.01, и на 60.02 (или 62.01 и 62.02): значит, зачет не прошел.

Дополнительно проверьте отчет «Анализ расчетов» или акт сверки с контрагентом — он покажет, какие авансы не зачтены и по каким документам. Если учет по НДС ведется корректно, суммы в книге продаж по авансовым счетам-фактурам должны сходиться с оборотами 62.02 по ставке НДС.

Удобный прием: раз в месяц формируйте ОСВ по 62.02 и 60.02 с группировкой по договорам. Авансы, «висящие» дольше срока исполнения договора, — повод связаться с контрагентом: либо отгрузка прошла без документов, либо предоплату пора возвращать.

Часто задаваемые вопросы

Почему программа не создала счет-фактуру на аванс автоматически?

Проверьте три вещи: стоит ли счет 62.02 в платежном документе, указана ли ставка НДС (по ставке «Без НДС» счет-фактура на аванс не нужна) и какой порядок регистрации задан в учетной политике по НДС. Если всё верно, запустите обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс» в разделе «Операции» — она найдет незарегистрированные авансы.

Как зачесть аванс, если платеж и отгрузка по разным договорам?

Автоматически зачет по разным договорам не выполняется. Варианты: исправить договор в одном из документов (если это ошибка ввода) или оформить документ «Корректировка долга» («Взаимозачет»), который перенесет задолженность между договорами. Выбор зависит от того, что отражает реальные хозяйственные отношения.

Нужно ли выставлять счет-фактуру на аванс, полученный наличными?

Да. Форма оплаты не влияет на обязанность начислить НДС с аванса: если предоплата получена по облагаемой НДС операции, счет-фактура на аванс оформляется и при наличном расчете. В 1С он создается из приходного кассового ордера так же, как из банковского документа.

Что делать, если аванс введен дважды — из выписки и вручную?

Возникнет завышенное сальдо на 62.02 или 60.02 и лишний НДС. Один из документов нужно пометить на удаление или распровести. Перед этим убедитесь, что по дублю не создан счет-фактура на аванс — его тоже придется удалить или перепривязать к оставшемуся платежу.

Как ввести аванс в валюте?

Создайте платежный документ по валютному счету, укажите договор в валюте. Программа пересчитает сумму в рубли по курсу на дату платежа и отразит аванс на 60.02/62.02 в рублевой оценке. При зачете аванса курсовые разницы по самому авансу не пересчитываются — рублевая оценка фиксируется на дату оплаты.

Можно ли ввести аванс без договора?

Технически программа может подставить договор «без договора» или основной договор, но это источник ошибок: зачет аванса и НДС-учет привязаны к договору. Корректный путь — создать договор с нужным видом (с покупателем или с поставщиком) и указать его в платежном документе до проведения.