Где в 1С находится уведомление по НДФЛ и как с ним работать

С 2023 года организации и ИП перечисляют НДФЛ в составе единого налогового платежа, поэтому перед уплатой налога нужно подать в ФНС уведомление об исчисленных суммах. В программах 1С для этого предусмотрен отдельный документ — «Уведомление об исчисленных суммах налогов», и именно его чаще всего не могут найти бухгалтеры, перешедшие на новый порядок расчётов с бюджетом.

Местоположение документа зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 уведомление живёт в разделе отчётности по налогам, в 1С:Бухгалтерии — в списке операций по ЕНС или в разделе отчётов. Ниже разберём оба пути, порядок создания и заполнения документа, а также проверку его принятия налоговой.

Важно понимать: уведомление не заменяет расчёт 6-НДФЛ и не отменяет саму уплату налога. Оно лишь сообщает инспекции, какую сумму НДФЛ следует распределить с единого налогового счёта в конкретный срок. Если уведомление не подать или подать с ошибкой, деньги на ЕНС останутся, но возникнет задолженность и пени.

Где находится уведомление в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» откройте раздел «Отчетность, справки». В панели навигации найдите пункт «Уведомления об исчисленных суммах налогов» — это журнал всех уведомлений по НДФЛ, страховым взносам и другим налогам, которые организация платит через ЕНС.

Если пункта нет в панели навигации, откройте меню раздела через кнопку с тремя полосками (команда «Настройка навигации») и перенесите нужный пункт в основной список. Также журнал доступен через «Все функции» → «Документы» → «Уведомления об исчисленных суммах налогов» — этот способ работает даже при нестандартных настройках интерфейса.

Второй удобный вход — раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». В форме 1С-Отчетности на закладке «Уведомления» отображаются все созданные уведомления с их статусами отправки. Отсюда же можно создать новый документ кнопкой «Создать».

Где находится уведомление в 1С:Бухгалтерии 3.0

В «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0» основной путь: раздел «Операции» → «Уведомления об исчисленных суммах налогов». Откроется журнал, где кнопкой «Создать» добавляется новое уведомление. Если организация ведёт зарплату в ЗУП, уведомление по НДФЛ корректнее формировать там, а в БП оно попадёт при синхронизации.

Альтернативный вход — помощник уплаты налогов: раздел «Главное» → «Задачи организации» или виджет «Единый налоговый счет» на начальной странице. При клике на задачу «Представить уведомление по НДФЛ» программа предложит создать документ с уже подставленными периодом и суммой.

Как создать и заполнить уведомление по НДФЛ

Нажмите «Создать» в журнале уведомлений. В шапке документа укажите организацию, налог — НДФЛ, отчётный период (месяц или квартал, к которому относится платёж) и срок уплаты. Для НДФЛ срок уплаты — 28-е число, а период удержания налога определяется по правилам переходного графика: с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего.

Кнопка «Заполнить» подтягивает суммы автоматически: программа собирает удержанный за период НДФЛ по данным учёта — из ведомостей на выплату зарплаты, документов начисления отпускных, больничных и прочих выплат. В табличной части формируются строки с КБК, ОКТМО и суммой налога.

Проверьте результат до отправки: сверьте сумму в уведомлении с отчётом «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» (в ЗУП) или с регистром расчётов по НДФЛ. Расхождение означает, что какие-то выплаты проведены после формирования уведомления или, наоборот, не проведены.

1. 1
   Откройте журнал «Уведомления об исчисленных суммах налогов» в вашей конфигурации
2. 2
   Нажмите «Создать», выберите налог НДФЛ, период и срок уплаты 28-е число
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и сверьте сумму с аналитическим отчётом по НДФЛ
4. 4
   Запишите документ и отправьте его через 1С-Отчетность
5. 5
   Дождитесь статуса «Принято» и квитанции о приёме от ФНС

Отправка уведомления в ФНС через 1С-Отчетность

Отправка выполняется из журнала уведомлений или из формы документа кнопкой «Отправить». Для этого в программе должна быть настроена и активна 1С-Отчетность: действующий сертификат, подключённый обмен с налоговой по месту учёта организации.

После отправки следите за статусом документа. Нормальная цепочка: «Отправлено» → «Сдано» (или «Принято») с квитанцией о приёме. Если пришёл отказ, в протоколе будет указана причина — чаще всего это ошибка в КБК, ОКТМО или несоответствие срока уплаты формату уведомления. Исправленное уведомление создаётся как новый документ на тот же период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус в журнале уведомлений

Норма

«Сдано» или «Принято», есть квитанция ФНС

Тревожный признак

«Не отправлено», «Ошибка», отказ без понятной причины

Сумма в уведомлении

Норма

Совпадает с удержанным НДФЛ за период 23-е — 22-е

Тревожный признак

Сумма меньше или больше фактически удержанной

Сальдо ЕНС после уплаты

Норма

Задолженность по НДФЛ отсутствует

Тревожный признак

Пени и требование об уплате в личном кабинете

Типичные ошибки при работе с уведомлением

Самая частая ошибка — неверный период удержания. НДФЛ с зарплаты за вторую половину месяца и с аванса попадает в разные уведомления, потому что период считается с 23-го по 22-е число, а не по календарному месяцу. Если заполнять документ «по привычке» за календарный месяц, суммы не сойдутся с данными налоговой.

Вторая группа ошибок — технические: отправка уведомления после срока уплаты, дублирование документов на один период, непроведённые ведомости, из-за которых сумма заполняется не полностью. Также бывает, что бухгалтер формирует уведомление в БП, а зарплатный учёт ведётся в ЗУП без синхронизации — тогда сумма в документе будет нулевой или неполной.

Когда уведомление не требуется и какие есть ограничения

Уведомление подаётся только по платежам, для которых платёжное поручение не является основанием для распределения, — то есть по налогам в составе ЕНС, срок уплаты которых наступает до подачи декларации или расчёта. По НДФЛ, удержанному налоговым агентом, уведомление обязательно, поскольку 6-НДФЛ сдаётся позже срока уплаты.

Если в периоде не было выплат и удержанного налога, нулевое уведомление подавать не нужно. Также учтите: при выплатах в последний месяц квартала часть сумм может попасть в уведомление за следующий период — это нормально и отражается в графике, который программа строит автоматически.

Как проверить, что уведомление принято и учтено

Через несколько дней после отправки проверьте состояние единого налогового счёта: в 1С это можно сделать через сервис сверки с ФНС (раздел «Отчеты» → «Сверка с налоговой» или запрос выписки по ЕНС). Сумма из уведомления должна быть зарезервирована под НДФЛ и списана в срок уплаты.

Дополнительный контроль — отчёт «Анализ уплаты НДФЛ» в ЗУП и обороты по счёту 68.01 в БП. Если после срока уплаты появилась дебиторка или требование от инспекции, первым делом проверьте, принято ли уведомление и нет ли ошибки в КБК или ОКТМО.

Частые вопросы

Нужно ли подавать уведомление, если НДФЛ в периоде не удерживался?

Нет. Нулевые уведомления не подаются: обязанность возникает только при наличии исчисленной и удержанной суммы налога за соответствующий период.

Можно ли исправить уже отправленное уведомление?

Да. Создайте новое уведомление на тот же период с корректными суммами — оно заменит прежнее. Удалять или редактировать уже принятый документ в программе не нужно, достаточно отправить новый.

Почему кнопка «Заполнить» даёт нулевую сумму?

Чаще всего не проведены документы выплаты (ведомости) или зарплатный учёт ведётся в другой базе без синхронизации. Проверьте проведение ведомостей и настройки обмена между ЗУП и БП.

Что делать, если уведомление отправлено позже срока уплаты?

Отправьте его как можно скорее и убедитесь, что на ЕНС достаточно средств. За просрочку начисляются пени, но своевременная подача уведомления и наличие денег на счёте минимизируют последствия.

Отменяет ли уведомление необходимость сдавать 6-НДФЛ?

Нет. Уведомление и расчёт 6-НДФЛ — разные формы: первое нужно для распределения ЕНС по срокам уплаты, второе — для отчётности по налогу за период. Сдавать нужно оба.