Учет и Финансы · 10 мин
Где в 1С ведётся учёт рабочего времени
Где в 1С ведётся учёт рабочего времени: табель в ЗУП и УПП, графики работы сотрудников, документы отсутствий, отчёты и типичные ошибки при настройке.
Учёт рабочего времени в 1С сосредоточен в разделе кадрового учёта и расчёта зарплаты. В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) основные инструменты находятся в разделах «Зарплата» и «Настройка»: это документ «Табель», графики работы сотрудников, документы отсутствий и отчёты по рабочему времени. В «1С:Бухгалтерии» полноценного табеля нет — там учёт времени ведётся укрупнённо через начисление зарплаты.
Ключевая логика такова: программа не «считает» время сама по себе, а сравнивает плановое время по графику работы сотрудника с фактическими отклонениями — отпусками, больничными, командировками, прогулами. Всё, что не оформлено документом отклонения, считается отработанным по графику. Поэтому правильная настройка графиков и своевременный ввод документов отсутствий важнее, чем сам табель.
Ниже разобрано, где именно искать табель в разных конфигурациях, как устроены графики работы, какие документы влияют на учёт времени, как проверить корректность данных и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находится табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП
В «1С:Зарплата и управление персоналом» табель существует в двух видах. Первый — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)», который формируется автоматически на основании графиков и документов отклонений. Его путь: раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Этот вариант подходит большинству организаций, потому что не требует ручного ввода данных.
Второй вариант — документ «Табель» (раздел «Зарплата» → «Табели»). Он нужен, когда фактическое время отличается от планового не только из-за отсутствий: например, при суммированном учёте, работе по сменам с ручным учётом явок или когда время фиксирует табельщик по журналу. Документ заполняется списком сотрудников, и в нём вручную проставляются часы и виды времени по дням.
Важно понимать приоритет: если по сотруднику введён документ «Табель», данные для расчёта зарплаты берутся из него, а не из графика. Если табеля нет — расчёт идёт по графику с учётом документов отклонений. Смешивать оба подхода для одного сотрудника в одном месяце нельзя.
Графики работы сотрудников — основа учёта времени
Графики работы находятся в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Именно график определяет норму времени: сколько дней и часов сотрудник должен отработать в каждом месяце. Типовая пятидневка обычно уже есть в конфигурации, но для сменных, гибких и неполных режимов графики создаются вручную.
При создании графика задаётся способ заполнения: по дням недели, по циклам произвольной длины (например, «два через два») или по сменам. Дополнительно указывается, учитывать ли праздничные дни из производственного календаря, и расписание работы с перерывами. Для неполного рабочего времени создаётся отдельный график с уменьшенным числом часов, а не редактируется основной.
Привязка графика к сотруднику происходит в кадровых документах: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение графика работы списком сотрудников». Если сотрудник переведён на другой режим, а кадровый документ не оформлен, программа продолжит считать его время по старому графику — это одна из самых частых причин расхождений в табеле.
- 1Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «График работы»
- 2Проверьте, какой график действует на текущий месяц и с какой даты
- 3Откройте сам график и сверьте норму дней и часов за месяц с производственным календарём
- 4При расхождении проверьте кадровые документы: приём, переводы, изменение графика
Документы, которые формируют фактическое время
Фактическое отработанное время складывается из плана по графику минус отклонения. Каждый вид отклонения оформляется своим документом в разделе «Зарплата» или «Кадры»: «Больничный лист», «Отпуск», «Командировка», «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск без сохранения)», «Отгул», «Простой, отстранение от работы». Все они находятся в журнале «Все отсутствия сотрудников».
Повышающие переработки, наоборот, вводятся документами «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздники», «Сверхурочная работа» — они добавляют часы к плановому времени и влияют на оплату. Если сотрудник работал в выходной, но документ не введён, этот день в табеле останется выходным, а доплата не начислится.
Отдельный случай — разовые начисления с указанием вида времени. Например, оплата по среднему за дни донорства оформляется документом «Отсутствие с сохранением оплаты». Выбор правильного вида времени важен: от него зависит, какой буквенный или цифровой код попадёт в табель (Я, В, ОТ, К и так далее).
Где учёт времени в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии» полноценного табельного учёта нет. Начисление зарплаты выполняется документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»), где можно вручную указать количество отработанных дней и часов. Для организаций с окладной системой и небольшим штатом этого достаточно, но форму Т-13 придётся вести отдельно или дорабатывать.
В «1С:ERP» и «1С:Комплексной автоматизации» учёт рабочего времени устроен так же, как в ЗУП, поскольку используется тот же кадровый подсистемный блок: графики, документы отклонений, табель в разделе «Зарплата и кадры». Дополнительно в ERP есть учёт времени при сдельной работе — через документы выработки сотрудников.
Если в организации используется внешняя система контроля доступа (СКУД) или программа учёта посещаемости, типовой механизм автоматической загрузки в 1С отсутствует. Данные загружают через доработки-обработки или вводят документ «Табель» вручную на основании выгрузки из внешней системы.
Сравнение вариантов учёта
Подходит для окладников и стабильных графиков. Минимум ручной работы, но требует дисциплины ввода документов отсутствий
Подходит для сменных режимов и учёта по данным табельщика. Требует ежемесячного ввода и контроля ошибок
Подходит для небольшого штата с окладом. Унифицированная форма Т-13 ведётся отдельно
Отчёты для контроля рабочего времени
Помимо Т-13, в ЗУП есть несколько отчётов для анализа времени, все в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»: «Остатки отпусков», «Анализ неявок по причинам», «Сверхурочное время», «Свод начислений и удержаний». Отчёт «Анализ неявок по причинам» удобен для проверки, все ли отсутствия оформлены корректными документами.
Для сверки нормы времени используется отчёт «График работы сотрудника» — он показывает плановые дни и часы по конкретному человеку. Если норма в отчёте не совпадает с производственным календарём, проблема в настройке графика, а не в табеле.
Практический приём: перед расчётом зарплаты формируйте Т-13 за месяц и сравнивайте итоговые часы с данными прошлого периода и с производственным календарём. Резкие отклонения без видимой причины почти всегда означают невведённый документ или неверный график.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём для графика сотрудника
Норма больше или меньше без объяснимой причины
Каждый день отсутствия подтверждён проведённым документом
Отсутствие есть в табеле, но документа нет, или наоборот
Начисление по окладу соответствует отработанным дням
Оклад начислен полностью при неполном месяце без уважительной причины
Ограничения и когда нужна доработка
Типовой механизм не фиксирует время прихода и ухода с точностью до минут — 1С оперирует днями и плановыми часами. Если требуется поминутный учёт явок, интеграция со СКУД, учёт по нескольким местам работы сотрудника в один день или нестандартные виды времени, потребуется доработка конфигурации или внешняя обработка.
Перед любой доработкой проверьте, нельзя ли закрыть задачу настройкой: дополнительным видом времени в справочнике «Виды использования рабочего времени», отдельным графиком или документом «Данные для расчёта зарплаты». Доработки усложняют обновление конфигурации, поэтому к ним стоит прибегать только при явной невозможности типового решения.
Часто задаваемые вопросы
Где в 1С:ЗУП найти табель Т-13 для печати?
Раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Укажите период и организацию — отчёт сформируется автоматически по графикам и документам отклонений, ручной ввод не требуется.
Почему в табеле у сотрудника все дни отработаны, хотя он болел?
Значит, документ «Больничный лист» не введён или не проведён в этом расчётном периоде. Программа считает отработанным всё плановое время, по которому нет документа отклонения. Введите больничный и пересчитайте начисления за месяц.
Чем отличается документ «Табель» от отчёта Т-13?
Отчёт только отображает данные и не влияет на расчёт. Документ «Табель» — первичный документ: если он введён по сотруднику, зарплата рассчитывается по нему, а не по графику. Документ нужен при ручном учёте фактического времени.
Как оформить работу сотрудника в выходной день?
Документом «Работа в выходные и праздники» в разделе «Зарплата». Он добавляет день в табель с соответствующим кодом и создаёт базу для повышенной оплаты или предоставления отгула — в зависимости от выбранного способа компенсации.
Можно ли вести табель в 1С:Бухгалтерии?
Специализированного документа табеля там нет. Отработанные дни и часы указываются вручную в документе «Начисление зарплаты». Для полноценного табельного учёта с графиками и отклонениями используют 1С:ЗУП.
Что делать, если норма часов в графике не совпадает с производственным календарём?
Откройте график в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и проверьте расписание, учёт праздников и дату заполнения. После исправления графика перезаполните его и пересчитайте зависимые начисления за затронутые периоды.
Что важно запомнить
Учёт рабочего времени в 1С строится на связке «график работы + документы отклонений», а табель Т-13 формируется автоматически в разделе «Зарплата». Документ «Табель» нужен только для ручного учёта фактического времени. Контролируйте норму часов по производственному календарю и вводите все отсутствия документами до расчёта зарплаты.