Учет и Финансы · 11 мин
Где в 1С находится табель учета рабочего времени и как с ним работать
Где находится табель учета рабочего времени в 1С: ЗУП и Бухгалтерии. Как сформировать Т-13, проверить данные, исправить ошибки и настроить графики работы.
Табель учета рабочего времени — один из самых востребованных документов кадрового учета, и искать его в 1С приходится как бухгалтерам, так и кадровикам. Проблема в том, что в разных конфигурациях и релизах он расположен в разных разделах: где-то это самостоятельный документ, где-то — отчет, а где-то табель формируется автоматически при расчете зарплаты.
В 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) табель чаще всего формируется автоматически на основе графиков работы сотрудников и зарегистрированных отклонений — отпусков, больничных, командировок. В 1С: Бухгалтерии возможности скромнее: табель доступен как отчет в разделе кадрового учета. Понимание этой разницы избавляет от бессмысленного поиска «документа Табель» там, где его нет.
Ниже разберем, где именно искать табель в популярных конфигурациях, как сформировать унифицированную форму Т-13 или Т-12, что делать, если данные в табеле неверны, и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находится табель в 1С: Зарплата и управление персоналом
В конфигурации ЗУП табель существует в двух ипостасях: как отчет и как документ. Отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» находится в разделе «Зарплата» → «Отчеты, справки» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Он строится по данным, уже накопленным в программе: графикам работы, документам отсутствий и отработанному времени.
Документ «Табель» (в некоторых релизах — «Табель учета рабочего времени») находится в разделе «Зарплата» → «Табели» или «Зарплата» → «Все начисления». Он нужен, когда учет времени ведется не по графикам с отклонениями, а сплошной регистрацией фактически отработанных часов — так называемый метод сплошного табеля. Этот документ вводится вручную за месяц по каждому подразделению или списку сотрудников.
Если в меню нужного пункта нет, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или откройте «Главное меню» → «Все функции» и в строке поиска наберите «табель». Программа покажет все документы и отчеты, связанные с учетом времени, доступные в вашей конфигурации.
Где находится табель в 1С: Бухгалтерии
В 1С: Бухгалтерии 8.3 кадровый блок урезан, поэтому табель здесь — это отчет, а не полноценный документ. Путь к нему: «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или «Зарплата и кадры» → «Отчеты» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)». В некоторых релизах отчет доступен через «Руководителю» → «Отчеты».
Отчет строится по графикам работы и кадровым документам. Если сотрудник был в отпуске или на больничном, эти периоды должны быть зарегистрированы соответствующими документами — иначе в табеле они отобразятся как обычные рабочие дни или пропуски без причины.
Важно понимать ограничение: в Бухгалтерии нет документального ввода табеля сплошным методом. Если вашей организации нужен детальный учет отработанных часов по видам времени (ночные, сверхурочные, работа в выходные) с ручной корректировкой, потребуется ЗУП или внешняя обработка.
Где искать табель в разных конфигурациях
Отчет Т-13 в разделе «Зарплата» → «Отчеты, справки», плюс документ «Табель» для сплошного учета. Полный функционал учета времени.
Только отчет Т-13 в разделе «Зарплата и кадры». Документального ввода табеля нет, учет по графикам и отклонениям.
Кадровый блок аналогичен ЗУП: отчет Т-13 и документ «Табель» в разделе зарплаты и кадров.
Как сформировать табель Т-13: пошаговый порядок
Формирование табеля начинается не с кнопки «Сформировать», а с проверки исходных данных. Если графики не заполнены или отсутствия не зарегистрированы, отчет покажет неправдоподобную картину — и вы потратите время на поиск несуществующей ошибки в самом отчете.
Откройте отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)», укажите период (обычно месяц), выберите организацию и при необходимости подразделение. Нажмите «Сформировать». Программа выведет форму Т-13 с кодами явок и неявок по каждому сотруднику: «Я» — явка, «В» — выходной, «ОТ» — отпуск, «Б» — больничный и так далее.
- 1Проверьте, что всем сотрудникам назначены графики работы в кадровых документах или в справочнике «Графики работы сотрудников».
- 2Зарегистрируйте все отклонения за период: отпуска, больничные, командировки, прогулы — соответствующими документами.
- 3Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)».
- 4Укажите период, организацию и подразделение, нажмите «Сформировать».
- 5Сверьте итоговые часы и дни с ожидаемыми значениями, распечатайте или сохраните форму.
Если в вашей организации учет времени ведется документом «Табель», порядок другой: создайте документ в разделе «Зарплата», заполните список сотрудников (кнопка «Заполнить» подтянет данные по графикам), скорректируйте фактические часы вручную и проведите документ. После этого данные табеля будут учтены при расчете зарплаты.
Как проверить, что табель сформирован корректно
Главный контрольный признак — сумма отработанных дней и часов по каждому сотруднику. Сверьте ее с производственным календарем: если у сотрудника на пятидневке в табеле за полный месяц стоит 30 явок, значит, график настроен неверно или не учтены выходные.
Второй момент — неявки. Каждый день отсутствия должен иметь код и подтверждающий документ. Если в табеле появился код «НН» (неявка по невыясненной причине) или пустые ячейки, это сигнал: либо отсутствие не зарегистрировано документом, либо сотрудник не включен в график.
Третья проверка — согласованность с расчетом зарплаты. В ЗУП отработанное время из табеля напрямую влияет на начисления. Сформируйте расчетный листок по сотруднику и сравните норму и факт времени с данными табеля — они должны совпадать.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарем для графика сотрудника
Явок больше или меньше нормы без объяснимых причин
Каждый день неявки имеет код (ОТ, Б, К и т.д.) и документ-основание
Коды «НН», пустые ячейки, неявки без документов
Часы в расчетном листке совпадают с табелем
Расхождения между табелем и начислениями
Что делать, если табель не формируется или данные неверны
Если отчет открывается, но пустой, причина почти всегда в отборе: проверьте период, организацию и подразделение. Также убедитесь, что у сотрудников в этом периоде есть действующие трудовые договоры — уволенные до начала периода или еще не принятые сотрудники в табель не попадут.
Если данные есть, но неверны — например, отпуск не отражается, — проверьте, проведен ли документ отпуска и попадает ли его период в период табеля. Частая ситуация: отпуск оформлен, но не проведен, либо проведен после формирования табеля. В этом случае достаточно провести документ и пересформировать отчет.
Более сложный случай — неверный график работы. Если сотруднику назначен график, не соответствующий реальности (например, пятидневка вместо сменного графика), табель будет системно врать. Исправляется это изменением графика в кадровом документе (прием, перевод) или через документ «Изменение графика работы списком сотрудников» в ЗУП.
Типичные ошибки при работе с табелем
Самая распространенная ошибка — поиск документа «Табель» в 1С: Бухгалтерии. Его там нет, и никакая настройка это не изменит: функционал ограничен отчетом. Если требуется сплошной учет времени, нужна другая конфигурация.
Вторая ошибка — формирование табеля до ввода всех документов отсутствий. Кадровик формирует Т-13 в последний день месяца, а больничный лист сотрудник приносит позже. Итог: табель приходится переделывать, а если зарплата уже рассчитана — делать перерасчет.
Третья ошибка — ручное редактирование печатной формы вместо исправления данных в программе. Подправленный в Excel табель визуально корректен, но в базе остаются неверные данные, которые «выстрелят» при расчете зарплаты или сдаче отчетности.
Полезные настройки и альтернативные варианты
В ЗУП можно настроить автоматическое заполнение графиков работы на год вперед: откройте справочник «Графики работы сотрудников», создайте график, задайте шаблон заполнения (например, пятидневка с выходными в субботу и воскресенье) и нажмите «Заполнить». Программа проставит рабочие и выходные дни с учетом производственного календаря.
Если типовой формы Т-13 недостаточно — например, нужны дополнительные колонки или своя кодировка видов времени, — в ЗУП можно создать собственные виды использования рабочего времени (справочник «Виды использования рабочего времени») и при необходимости подключить внешнюю печатную форму.
Для организаций с разнесенными подразделениями полезен отчет «Табель по подразделениям» или группировка типового отчета по подразделениям — настройка доступна через кнопку «Настройки» в форме отчета, где можно изменить структуру группировок.
Часто задаваемые вопросы
Почему в табеле сотрудник отображается с кодом «НН»?
Код «НН» означает неявку по невыясненной причине. Он появляется, когда по графику сотрудник должен работать, но факт отсутствия не зарегистрирован документом. Найдите пропущенный период и оформите соответствующий документ — отпуск, больничный, прогул или отгул, затем пересформируйте табель.
Можно ли сформировать табель за произвольный период, а не за месяц?
Да, в отчете «Табель учета рабочего времени (Т-13)» период задается вручную — можно выбрать неделю, квартал или любой диапазон дат. Учтите, что типовая форма Т-13 рассчитана на месяц, поэтому за длинные периоды удобнее использовать расшифровывающие отчеты по рабочему времени.
Как распечатать табель с подписью ответственного лица?
В форме отчета Т-13 есть поля для ответственного лица и руководителя кадровой службы — они заполняются в настройках отчета или подтягиваются из данных организации. После формирования нажмите кнопку печати: форма выводится в готовом для подписания виде.
Чем отличается форма Т-12 от Т-13 и какую выбрать в 1С?
Форма Т-12 включает раздел для расчета оплаты труда и предполагает ручное ведение, Т-13 — сокращенный вариант для автоматизированного учета. В 1С стандартно используется Т-13, так как расчет зарплаты ведется отдельными документами. Обе формы не обязательны к применению — организация вправе утвердить собственную форму табеля.
Почему в табель не попал новый сотрудник?
Проверьте, проведен ли документ приема на работу и не позднее ли даты начала периода табеля датирован прием. Также убедитесь, что сотруднику назначен график работы — без графика программа не сможет рассчитать его рабочее время.
Можно ли вести табель в 1С: Бухгалтерии, если сотрудников мало?
Для небольшой организации отчета Т-13 в Бухгалтерии обычно достаточно: он формируется по графикам и документам отсутствий. Ограничение появится, только если потребуется ручная регистрация фактических часов по дням или учет сложных видов времени — тогда стоит рассмотреть переход на ЗУП.
Что важно запомнить
В ЗУП табель — это отчет Т-13 в разделе «Зарплата» плюс документ для сплошного учета; в Бухгалтерии — только отчет в разделе «Зарплата и кадры». Корректность табеля зависит от графиков работы и зарегистрированных отсутствий, а ошибки исправляются в данных базы, а не в печатной форме.