Учет и Финансы · 9 мин
Где в 1С находятся статьи затрат и как их настроить
Где находятся статьи затрат в 1С: Бухгалтерии 8.3, ERP, УТ и КА. Как создать, настроить аналитику и проверить отражение затрат в отчётах и проводках.
Статьи затрат в 1С — это справочник, который определяет, на какие цели расходуются ресурсы предприятия: материалы, оплата труда, амортизация, аренда и другие издержки. От корректной настройки этого справочника зависит, как затраты попадут на счета учёта, в себестоимость продукции и в управленческую отчётность.
Проблема в том, что единого места для всех конфигураций нет: в 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:ERP, 1С:Комплексной автоматизации и 1С:Управлении торговлей справочник называется и располагается по-разному. Кроме того, в бухгалтерском учёте роль аналитики выполняют субконто «Статьи затрат», а в управленческих решениях — отдельный объект с расширенными настройками распределения.
Ниже разобраны конкретные пути к справочнику в основных конфигурациях, порядок создания статьи, настройка аналитики и проверка того, что затраты отражаются корректно.
Где искать статьи затрат в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии 8.3 справочник «Статьи затрат» используется как субконто на счетах учёта затрат (20, 23, 25, 26, 44). Стандартный путь: главное меню → «Справочники» → «Доходы и расходы» → «Статьи затрат». Если раздел «Справочники» не виден на панели, откройте его через кнопку «Ещё» или через полный список функций (кнопка с тремя полосками → «Все функции»).
Альтернативный путь — через раздел «Главное» → «Настройки» → «План счетов»: откройте счёт 20.01, перейдите по ссылке настройки субконто — оттуда видно, какие виды субконто привязаны к счёту, включая «Статьи затрат». Это удобно, когда нужно понять, где именно используется справочник.
Обратите внимание: если в карточке статьи поле «Вид расхода» заполнено неверно (например, выбран вид, не относящийся к налоговому учёту), расход может не приняться при расчёте налога на прибыль. Проверяйте соответствие вида расхода назначению статьи сразу при создании.
- 1Откройте «Справочники» → «Доходы и расходы» → «Статьи затрат»
- 2Нажмите «Создать» и укажите наименование, понятное для отчётности
- 3Заполните «Вид расхода» — от него зависит налоговый учёт
- 4Сохраните и проверьте статью в тестовом документе «Требование-накладная» или «Поступление услуг»
Где статьи расходов в 1С:ERP, КА и УТ
В конфигурациях на базе ERP (1С:ERP Управление предприятием 2, 1С:Комплексная автоматизация 2, 1С:Управление торговлей 11) справочник называется «Статьи расходов». Типовой путь: раздел «Настройки и справочники» → блок «Настройка справочников» или «Финансовый результат и контроллинг» → «Статьи расходов». В УТ 11 путь аналогичен, но часть настроек распределения может быть ограничена по сравнению с ERP.
Ключевое отличие от бухгалтерии: здесь у статьи настраиваются правила распределения расходов — на финансовый результат, на себестоимость продукции, на прочие активы или пассивы. В карточке статьи на закладке «Регламентированный учёт» задаётся вариант распределения и правило (например, пропорционально прямым затратам или по коэффициентам).
Если справочник не отображается, проверьте функциональные опции: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Финансовый результат и контроллинг». Часть возможностей (например, управленческий учёт по направлениям деятельности) включается только через опции.
Где искать в разных конфигурациях
Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат. Используется как субконто на счетах затрат.
Настройки и справочники → Статьи расходов. Есть правила распределения на себестоимость и финрезультат.
НСИ и администрирование / Финансовый результат → Статьи расходов. Настройки распределения упрощены.
Компания → Ещё больше возможностей, справочник «Статьи затрат» в разделе «Деньги» или «Производство» в зависимости от назначения.
Как правильно создать и настроить статью затрат
При создании статьи важны три вещи: наименование, вид расхода (в БП) или вариант распределения (в ERP), и привязка к аналитике. Наименование формулируйте так, чтобы оно однозначно читалось в отчётах: «Аренда офиса», «Услуги связи», «Сырьё и материалы» — а не общими фразами вроде «Прочее».
В 1С:Бухгалтерии поле «Вид расхода» определяет отражение в налоговом учёте: материальные расходы, оплата труда, амортизация, прочие и внереализационные расходы. Ошибка в этом поле приведёт к тому, что расход попадёт не в ту строку декларации по налогу на прибыль или не будет принят вовсе.
В ERP и КА дополнительно заполните «Тип расходов» (производственные, прочие, внереализационные) и «Вариант распределения». Если выбрано распределение на себестоимость, укажите правило — от него зависит, как сумма разнесётся по выпущенной продукции при закрытии месяца.
Как проверить, что затраты отражаются корректно
После создания статьи проведите тестовый документ с её использованием: в БП это «Требование-накладная» или «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги», в ERP — «Приобретение услуг и прочих активов» или «Прочие расходы». Затем откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» в БП или отчёт «Проводки документа») и убедитесь, что статья попала в субконто нужного счёта.
Далее сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту затрат (20, 25, 26 или 44) с группировкой по субконто «Статьи затрат» — созданная статья должна появиться в расшифровке с оборотом за период. В ERP аналогичную проверку выполняют отчётами «Себестоимость выпущенной продукции» и «Финансовые результаты» после закрытия месяца.
Финальный контроль — регламентная операция «Закрытие месяца». Если статья настроена с распределением, убедитесь, что сумма по ней не зависла на счёте: у счетов 25 и 26 в конце месяца не должно быть остатка (кроме случаев незавершённого производства по счёту 20).
Как проверить результат
Статья присутствует в расшифровке, обороты совпадают с документами
Статьи нет или сумма отличается от документа
Остаток равен нулю
Есть остаток — распределение не сработало
Расход попал в нужную строку по виду расхода
Расход отсутствует или в неверной строке
Типичные ошибки при работе со статьями затрат
Самая частая ошибка — дублирование статей с похожими наименованиями («Аренда», «Аренда офиса», «аренда»). Это дробит аналитику и затрудняет анализ: один и тот же расход оказывается размазан по трём строкам отчёта. Перед созданием новой статьи выполните поиск по справочнику.
Вторая ошибка — использование одной универсальной статьи «Прочие расходы» для всего подряд. В налоговом учёте такие расходы часто не принимаются, а в управленческом учёте теряется структура затрат. Создавайте отдельные статьи под экономически разные виды расходов.
Третья ошибка — несогласованность справочников при обмене между конфигурациями (например, между УТ и Бухгалтерией). Если статьи синхронизируются по наименованию, любое переименование в одной базе создаст дубль в другой. Используйте синхронизацию по внутреннему идентификатору и контролируйте сопоставление после обмена.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельно можно безопасно создавать новые статьи, уточнять наименования и проверять отражение в тестовых документах. Не трогайте предопределённые статьи (они помечены специальной пиктограммой) — от них зависят типовые алгоритмы закрытия месяца и расчёта себестоимости.
Помощь внедренца или методиста понадобится, если нужно: настроить нестандартное распределение косвенных расходов, изменить учётную политику по способу распределения, исправить ошибки прошлых периодов или наладить сложный обмен между конфигурациями. Такие работы выполняются только на копии базы с последующим переносом в рабочую.
Часто задаваемые вопросы
Почему справочник «Статьи затрат» не виден в меню?
Скорее всего, раздел скрыт настройками интерфейса. Откройте «Все функции» через главное меню и найдите справочник по имени, либо проверьте права пользователя — у роли без прав на справочник он не отображается.
Чем «Статьи затрат» отличаются от «Прочих доходов и расходов»?
«Статьи затрат» используются на счетах учёта производственных и коммерческих затрат (20, 23, 25, 26, 44), а справочник «Прочие доходы и расходы» — на счёте 91 для операций, не связанных с основной деятельностью: курсовые разницы, штрафы, списания.
Можно ли удалить статью затрат, по которой были документы?
Физически удалить нельзя, пока на статью есть ссылки в документах и проводках — программа выдаст ошибку. Можно пометить на удаление и выполнить удаление помеченных объектов с контролем ссылочной целостности, но правильнее просто прекратить использование статьи в новых документах.
Почему расход по статье не принимается в налоговом учёте?
Проверьте поле «Вид расхода» в карточке статьи: если выбран вид «Не учитываемые в целях налогообложения» или несоответствующий вид, сумма не попадёт в налоговый учёт. Также проверьте настройки учётной политики по налогу на прибыль.
Как распределить одну статью затрат между несколькими подразделениями?
В 1С:Бухгалтерии подразделение указывается в самом документе, статья лишь дополняет аналитику. В ERP настройте правило распределения в карточке статьи — например, пропорционально прямым затратам подразделений — и распределение выполнится при закрытии месяца.
Что делать, если после обмена появились дубли статей?
Откройте настройки синхронизации и проверьте правила сопоставления: статей должны сопоставляться по уникальному идентификатору, а не по наименованию. Дубли объедините обработкой «Поиск и замена дублирующихся элементов», предварительно сделав копию базы.
Что важно запомнить
Путь к статьям затрат зависит от конфигурации: в БП 8.3 — через «Справочники», в ERP/КА/УТ — через «Настройки и справочники». Ключевые поля — вид расхода и вариант распределения. Любые изменения настроек распределения делайте только после резервного копирования и проверяйте результат по ОСВ и закрытию месяца.