Где в 1С находится справка-расчет амортизации

Справка-расчет амортизации в 1С:Бухгалтерии 8.3 формируется автоматически при выполнении регламентной операции «Амортизация и износ основных средств» в рамках закрытия месяца. Отдельного документа с таким названием в программе нет: это печатная форма, которая раскрывает, из каких первоначальных стоимостей, сроков полезного использования и способов начисления сложилась сумма амортизации за период.

Найти её можно двумя путями: из формы закрытия месяца (Операции → Закрытие месяца) по ссылке на регламентную операцию и из журнала регламентных операций (Операции → Регламентные операции). В обоих случаях открывается документ, в котором по кнопке «Справки-расчеты» или через меню печати доступен нужный отчет.

Ниже разобраны точные пути в интерфейсе, отличия для основных средств и нематериальных активов, способы проверить корректность сумм и действия в ситуациях, когда справка пустая или операция не выполняется.

Где находится справка-расчет амортизации в 1С:Бухгалтерии 8.3

Основной путь — через обработку закрытия месяца. Откройте раздел «Операции» и перейдите по ссылке «Закрытие месяца». Установите нужный период и выполните закрытие, если оно еще не проведено. В списке операций найдите строку «Амортизация и износ основных средств» — она относится к третьему этапу закрытия.

Щелкните по названию операции. В открывшемся меню будет пункт «Показать проводки» и ссылка на сам документ регламентной операции. Откройте документ: в его командной панели есть кнопка «Справки-расчеты», в выпадающем списке которой находится пункт «Амортизация». После нажатия программа сформирует печатную форму с детализацией по каждому объекту ОС.

Альтернативный вариант — журнал регламентных операций. Перейдите в «Операции → Регламентные операции», установите отбор по периоду и виду операции, откройте нужный документ и далее действуйте так же: кнопка «Справки-расчеты» → «Амортизация». Этот способ удобен, когда нужно посмотреть справку за прошлый период, не запуская обработку закрытия месяца.

1. 1
   Откройте Операции → Закрытие месяца и выберите нужный период
2. 2
   Выполните закрытие месяца или убедитесь, что операция амортизации выполнена (зеленый статус)
3. 3
   Щелкните по строке «Амортизация и износ основных средств» и откройте документ операции
4. 4
   Нажмите «Справки-расчеты» → «Амортизация»
5. 5
   Проверьте сформированную форму и при необходимости выведите её на печать или сохраните в файл

Как открыть справку по амортизации НМА

Для нематериальных активов логика та же, но регламентная операция называется иначе — «Амортизация НМА и списание расходов по НИОКР». В форме закрытия месяца она располагается рядом с операцией по основным средствам. Откройте документ этой операции и выберите в меню справок-расчетов пункт «Амортизация нематериальных активов».

Справка покажет по каждому НМА первоначальную и остаточную стоимость, срок полезного использования, способ начисления и сумму амортизации за месяц. Если в учете нет ни одного НМА, операция при закрытии месяца может отсутствовать вовсе — это нормально, а не признак ошибки.

Обратите внимание: если организация использует списание стоимости НМА единовременно при принятии к учету (в пределах лимита, установленного учетной политикой), в справке такие объекты не появятся, поскольку амортизация по ним не начисляется.

Что содержит справка-расчет и как её читать

Форма справки группирует данные по каждому объекту основных средств. Типовые колонки: наименование и инвентарный номер объекта, дата принятия к учету, первоначальная стоимость, срок полезного использования (общий и оставшийся), накопленная амортизация на начало месяца, сумма амортизации за период и остаточная стоимость.

Ключевой контрольный показатель — итоговая сумма амортизации за месяц. Она должна совпадать с оборотом по кредиту счета 02 (или 05 для НМА) в корреспонденции со счетами затрат. Если итог справки и проводки документа расходятся, это указывает на ручные операции по счету 02, выполненные вне регламентной операции.

Справка формируется отдельно по бухгалтерскому и налоговому учету, если организация ведет оба. В налоговом учете применяются свои методы (линейный или нелинейный) и амортизационные группы, поэтому суммы могут отличаться от бухгалтерских. Разницы отражаются в соответствии с ПБУ 18/02, если оно применяется.

Альтернативные отчеты по амортизации

Помимо справки-расчета, данные по амортизации доступны в стандартных отчетах раздела «ОС и НМА». Ведомость амортизации ОС показывает начисленные суммы по объектам за произвольный период и удобна для сверки с данными справки. Инвентарная книга ОС (ОС-6) дает информацию в разрезе каждого объекта за весь срок эксплуатации.

Для анализа проводок используйте «Анализ счета» или «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» 02 с детализацией по субконто «Основные средства». Эти отчеты покажут, на какие счета затрат была отнесена амортизация, что полезно при проверке распределения между подразделениями и номенклатурными группами.

Сравнение вариантов

Справка-расчет амортизации

Официальная печатная форма из регламентной операции; подходит для документального подтверждения расчета, но доступна только после закрытия месяца

Ведомость амортизации ОС

Гибкий отчет за произвольный период в любой момент; не является регламентной формой, но удобен для оперативной сверки

ОСВ по счету 02

Показывает обороты и остатки в разрезе объектов; не раскрывает параметры расчета (СПИ, способ начисления)

Почему справка пустая или операция не выполняется

Самая частая причина пустой справки — регламентная операция не была выполнена. Проверьте статус в форме закрытия месяца: зеленый цвет означает успешное выполнение, красный — ошибку, серый — операция не запускалась. При ошибке щелкните по строке операции и прочитайте текст сообщения: программа указывает конкретный объект и причину отказа.

Типичные причины ошибок: не заполнен срок полезного использования в карточке ОС, не указан способ начисления амортизации, объект принят к учету, но не введен в эксплуатацию, либо в параметрах учетной политики отключено начисление амортизации. Также амортизация не начисляется по полностью самортизированным объектам и по объектам, у которых в карточке снят признак начисления.

Если стоимость объекта ниже лимита, установленного учетной политикой для отнесения на расходы (в бухгалтерском учете организация вправе установить такой лимит), объект списывается при принятии к учету и в справке не отражается. Проверьте настройки в разделе «Главное → Учетная политика».

Проверка корректности расчета

Начните со сверки итога справки с оборотом по кредиту счета 02 за тот же месяц. Затем выборочно проверьте один-два объекта вручную: при линейном способе месячная амортизация равна первоначальной стоимости, деленной на срок полезного использования в месяцах (с учетом остаточной стоимости и оставшегося срока при применении ФСБУ 6/2020).

Убедитесь, что амортизация начисляется с месяца, следующего за месяцем принятия к учету (или с даты перехода объекта в состояние, пригодное к эксплуатации — в зависимости от применяемых правил), и прекращается при выбытии или полном погашении стоимости. Объекты, по которым амортизация внезапно «пропала» или изменилась без документальных оснований, требуют проверки карточки ОС и документов изменения параметров.

Особенности в других конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 7.7 справка-расчет формируется через документ «Закрытие месяца»: после проведения документа доступна печатная форма с расчетом амортизации. Путь: «Документы → Закрытие месяца», далее кнопка печати и выбор нужной формы.

В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации учет ОС ведется в подсистеме внеоборотных активов. Расчет амортизации выполняется регламентным заданием при закрытии месяца (раздел «Финансовый результат и контроллинг → Закрытие месяца»), а детализация доступна в отчетах по амортизации ОС и НМА и в печатных формах документов начисления. Точные названия пунктов меню зависят от редакции конфигурации.

В 1С:ЗУП амортизация не рассчитывается — это кадрово-зарплатная конфигурация. Если вы работаете в ЗУП и ищете расчет амортизации, нужная функция находится в бухгалтерской программе, с которой выполняется обмен данными.

Частые вопросы

Можно ли сформировать справку-расчет амортизации за произвольный период, а не за месяц?

Нет, регламентная справка-расчет привязана к операции закрытия конкретного месяца. Для произвольного периода используйте отчет «Ведомость амортизации ОС» из раздела «ОС и НМА» — он строится за любой интервал и содержит сопоставимую детализацию по объектам.

Почему в справке нет объекта, который числится на балансе?

Проверьте карточку ОС: заполнен ли срок полезного использования, выбран ли способ начисления амортизации, не установлен ли признак прекращения начисления. Также объект не попадет в справку, если он полностью самортизирован, законсервирован с остановкой начисления или его стоимость была списана на расходы при принятии к учету.

Отличаются ли суммы в справке для бухгалтерского и налогового учета?

Да, это нормально. В налоговом учете применяются амортизационные группы, свои методы начисления и амортизационная премия, а в бухгалтерском — правила ФСБУ 6/2020. Справка формируется по каждому виду учета отдельно, возникающие разницы отражаются по правилам ПБУ 18/02, если организация его применяет.

Как выгрузить справку-расчет в Excel или PDF?

Откройте сформированную справку и используйте стандартную кнопку сохранения табличного документа (дискета в командной панели или Файл → Сохранить). Выберите формат: лист Excel, PDF, HTML или другой доступный. Тот же механизм работает для отправки по электронной почте прямо из программы.

Что делать, если регламентная операция завершилась с ошибкой?

Щелкните по строке операции в форме закрытия месяца — программа покажет текст ошибки с указанием объекта и причины. Чаще всего требуется заполнить срок полезного использования, способ начисления амортизации или счет затрат в карточке ОС. После исправления данных повторно выполните операцию.

Нужно ли формировать справку, если амортизация начисляется только в налоговом учете?

Да, регламентная операция рассчитывает амортизацию по всем активным видам учета, и справка покажет налоговые суммы. Если в бухгалтерском учете объект списан на расходы, а в налоговом амортизируется, в справке по налоговому учету он отразится, а по бухгалтерскому — нет.