Учет и Финансы · 10 мин
Где в 1С найти списание материалов из эксплуатации и как его оформить
Где в 1С находится документ списания материалов из эксплуатации, как его создать и провести, какие проводки он формирует и какие ошибки встречаются чаще всего.
Материалы, переданные в эксплуатацию (спецодежда, инвентарь, инструменты, хозяйственные принадлежности), числятся на забалансовых или специальных счетах до момента выбытия. Когда срок использования истекает или объект приходит в негодность, его нужно снять с учета. Для этого в 1С:Бухгалтерии 8.3 предусмотрен отдельный документ «Списание материалов из эксплуатации», и найти его не всегда очевидно — он «спрятан» в разделе складского учета, а не в общем списке списаний.
Документ работает только с номенклатурой, которая ранее была передана в эксплуатацию документом «Передача материалов в эксплуатацию». Если материал списали сразу через «Требование-накладную» или «Списание товаров», то в эксплуатации он не числится, и искать его в этом документе бессмысленно. Поэтому перед списанием важно понять, каким путем объект попал в использование и на каком счете он числится.
Где находится документ в интерфейсе 1С
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 документ расположен в разделе Склад → Спецодежда и инвентарь → Списание материалов из эксплуатации. В некоторых версиях интерфейса блок называется «Спецодежда и спецоснастка», но состав команд тот же. Откроется журнал, где можно создать новый документ кнопкой «Создать».
Если раздела «Склад» в панели разделов нет (например, учет ведется в упрощенном интерфейсе), документ можно найти через Операции → Документы и в строке поиска по виду документа набрать «Списание материалов из эксплуатации». Еще один путь — журнал «Спецодежда и инвентарь» в том же разделе «Склад», где собраны все операции с материалами в эксплуатации.
В конфигурациях 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация логика похожая, но документы называются иначе — там используются «Внутреннее потребление», «Списание ТМЦ (малоценка)» или операции раздела «Склад и доставка» в зависимости от настроек учета ТМЦ в эксплуатации. Дальше речь пойдет о типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 как самой распространенной конфигурации.
Когда нужен именно этот документ
Документ применяется в трех типовых ситуациях. Первая — истек срок полезного использования спецодежды или спецоснастки, и объект физически выбывает (утилизируется, сдается в ветошь). Вторая — объект испорчен, потерян или пришел в негодность раньше срока, что подтверждено актом. Третья — возврат работником инвентаря, который дальше использовать нельзя.
Не подходит этот документ для списания обычных материалов со склада — для этого служат «Требование-накладная» и «Списание товаров». Также он не нужен, если инвентарь учитывается как основное средство: тогда выбытие оформляется документом «Списание ОС». Ключевой признак — наличие объекта на счетах 10.11.1, 10.11.2, МЦ.02, МЦ.03 или МЦ.04.
Как выбрать документ
Как создать и заполнить документ
Откройте журнал «Списание материалов из эксплуатации» и нажмите «Создать». В шапке укажите организацию, склад (место хранения), с которого списывается объект, и дату. Дата важна: документ не должен быть раньше даты передачи в эксплуатацию, иначе программа не найдет остатки.
Табличную часть удобнее заполнять кнопкой «Подбор» или через подбор по остаткам — тогда программа покажет только ту номенклатуру, которая реально числится в эксплуатации по выбранному складу и сотруднику. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, физическое лицо (материально ответственное лицо, за которым закреплен объект) и при необходимости партию передачи.
Поле «Способ отражения расходов» заполняется, когда при списании нужно отнести стоимость на затраты — например, при досрочном выбытии спецодежды с непогашенной стоимостью. Если стоимость уже полностью погашена, документ снимет только количественный и забалансовый учет. После заполнения нажмите «Провести» и проверьте движения кнопкой «Дт/Кт».
- 1Откройте Склад → Спецодежда и инвентарь → Списание материалов из эксплуатации
- 2Нажмите «Создать», укажите организацию, склад и дату
- 3Заполните табличную часть через подбор по остаткам в эксплуатации
- 4Проверьте сотрудника и счета учета в каждой строке
- 5Укажите способ отражения расходов, если списывается непогашенная стоимость
- 6Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
Какие проводки формирует документ
Набор проводок зависит от того, как объект учитывался. Спецодежда и спецоснастка, стоимость которых погашалась, списываются с кредита счетов 10.11.1 и 10.11.2. Инвентарь и хозяйственные принадлежности, числящиеся за балансом, снимаются с кредита забалансовых счетов МЦ.02, МЦ.03 и МЦ.04 — без дебетовой части, так как их стоимость уже отнесена на затраты при передаче.
Если списывается объект с непогашенной стоимостью (например, спецодежда испорчена до окончания срока), документ дополнительно формирует дебетовую проводку на счет затрат или на счет 91.02 «Прочие расходы» — в зависимости от причины выбытия и указанного способа отражения. При недостаче по вине сотрудника сумма может относиться на счет 94 с последующим взысканием.
Как проверить результат
Списанный объект исчез из остатков по нужному складу и сотруднику
Остаток остался или стал отрицательным (красным)
Кредит спецсчета или МЦ-счета, при необходимости дебет затрат
Проводок нет либо счета не соответствуют виду номенклатуры
Объект не отображается как числящийся за сотрудником
Объект по-прежнему висит на материально ответственном лице
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — документ не проводится с сообщением об отсутствии остатков. Причины: неверно выбран склад, сотрудник или дата документа раньше даты передачи в эксплуатацию. Проверьте остатки по счетам 10.11 и МЦ в разрезе складов и физических лиц перед заполнением.
Вторая ошибка — попытка списать этим документом обычные складские материалы. В подборе они просто не появятся, а при ручном вводе программа откажется проводить. Третья ошибка — списание без первичного документа-основания (акта на списание, дефектной ведомости). При проверке такие операции вызовут вопросы, поэтому акт оформляйте до проведения документа или одновременно с ним.
Ограничения и особенности учета
Документ списывает только то, что числится в эксплуатации по количественному учету. Если при передаче материалов в эксплуатацию не был указан сотрудник или способ погашения, при списании могут возникнуть расхождения — исправлять их придется корректировкой исходного документа передачи.
При досрочном списании спецодежды, стоимость которой погашается линейно, остаток стоимости не спишется автоматически «в ноль» без указания способа отражения расходов. Убедитесь, что в строке документа заполнен счет затрат, иначе после закрытия месяца на счете 10.11 останется «висячая» сумма.
Проверка результата и отчеты
После проведения откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» для счетов 10.11 и МЦ.02–МЦ.04 с группировкой по складам и сотрудникам. Списанные объекты должны исчезнуть из остатков, а красных (отрицательных) остатков быть не должно.
Для контроля за закрепленным имуществом полезен отчет по материалам в эксплуатации: он показывает, что числится за каждым сотрудником. Сверяйте его с реальным наличием хотя бы при инвентаризации — расхождения удобнее списывать сразу, пока известны причины и виновные лица.
Часто задаваемые вопросы
Почему в подборе не видно нужного материала?
Документ показывает только номенклатуру, числящуюся в эксплуатации по выбранным организации, складу и сотруднику. Проверьте остатки по счетам 10.11 и МЦ.02–МЦ.04: если объекта там нет, он либо не передавался в эксплуатацию, либо уже списан, либо числится на другом складе или за другим сотрудником.
Чем отличается списание из эксплуатации от требования-накладной?
Требование-накладная списывает материалы со складских счетов (10.01, 10.09) в производство или на затраты. Списание из эксплуатации снимает объекты, которые уже переданы в использование и числятся на специальных (10.11) или забалансовых (МЦ) счетах. Это разные этапы жизненного цикла материала.
Нужен ли акт при списании спецодежды?
Да, выбытие материалов из эксплуатации должно быть подтверждено первичным документом — актом на списание или дефектной ведомостью, утвержденными руководителем. Документ в 1С отражает операцию в учете, но не заменяет первичку.
Что делать, если после списания на счете 10.11 осталась сумма?
Обычно это означает, что списана спецодежда с непогашенной стоимостью, а в строке документа не указан способ отражения расходов. Откройте документ, заполните способ отражения (счет затрат или 91.02) и перепроведите, затем повторите закрытие месяца.
Можно ли списать материалы из эксплуатации задним числом?
Технически можно, если период открыт, но это изменит регламентные операции погашения стоимости за прошлые месяцы и может потребовать их перепроведения. В закрытом отчетном периоде такие изменения влекут уточненную отчетность, поэтому по возможности оформляйте списание текущей датой.
Где посмотреть, какие материалы числятся за сотрудником?
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10.11, МЦ.02, МЦ.03, МЦ.04 с отбором по физическому лицу или используйте отчеты раздела «Склад» по материалам в эксплуатации. Там видны номенклатура, количество и дата передачи каждого объекта.
Что важно запомнить
Документ «Списание материалов из эксплуатации» находится в разделе «Склад» и служит только для снятия с учета спецодежды, спецоснастки и инвентаря, переданных в эксплуатацию. Заполняйте его подбором по остаткам, проверяйте счета 10.11 и МЦ после проведения и оформляйте акт на списание до отражения операции в учете.