Где в 1С находится реестр выплат самозанятым и как с ним работать

Реестр выплат самозанятым — это документ, которым организация фиксирует расчёты с физическими лицами, применяющими налог на профессиональный доход (НПД). В конфигурациях 1С он нужен, чтобы сгруппировать несколько выплат разным самозанятым в одном документе, проверить статусы контрагентов и передать данные о выплатах в ФНС, если подключён соответствующий сервис. Искать его нужно не в справочниках, а в журналах документов.

Точное расположение зависит от конфигурации и её релиза. В 1С:Бухгалтерии 8.3 ред. 3.0 документ обычно доступен в разделе «Покупки» либо через общий список документов в разделе «Операции». В 1С:ЗУП аналогичные задачи решаются через документы выплат и договоров ГПХ. Ниже разобраны пути поиска, создание реестра, проверка данных и типичные проблемы.

Где искать реестр в 1С:Бухгалтерии 8.3

В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0 реестр выплат самозанятым размещён в разделе «Покупки». Откройте левую панель навигации, найдите пункт «Реестры выплат самозанятым» — откроется журнал, где хранятся все созданные документы этого вида. Если ведёте учёт по нескольким организациям, проверьте отбор по организации в шапке журнала: документ мог быть создан, но не отображаться из-за фильтра.

Универсальный способ, который работает независимо от настроек интерфейса: перейдите в раздел «Операции» (в некоторых релизах — «Все функции» через кнопку главного меню) и откройте «Документы» или «Все документы». В строке поиска наберите «самозанят» — система покажет нужный вид документа. Этот путь помогает, когда пункт скрыт настройками интерфейса «Такси» или правами пользователя.

Если документа нет и в полном списке — почти наверняка конфигурация устарела. Функциональность учёта самозанятых добавлялась в релизы постепенно, поэтому в старых версиях программы документа физически не существует. Проверить версию можно через «Главное меню» → «О программе».

Маршрут решения

Как выбрать действие

Пункт «Реестры выплат самозанятым» виден в разделе «Покупки»Открывайте журнал и работайте штатно — создавайте новый документ кнопкой «Создать»

Пункта нет в меню, но документ находится через «Операции» → «Все документы»Добавьте команду в панель навигации через настройку раздела или работайте через общий список

Документ не находится даже в полном спискеПроверьте релиз конфигурации и обновите программу до актуальной версии

Создание реестра: пошаговый порядок

Откройте журнал «Реестры выплат самозанятым» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию и дату выплат. Табличная часть заполняется построчно: по каждому самозанятому выбирается физическое лицо (контрагент), указывается сумма выплаты и основание — договор или акт/накладная, по которым оказана услуга.

Перед заполнением убедитесь, что контрагент корректно заведён в справочнике: у физического лица должен быть указан ИНН и отметка о статусе самозанятого (плательщика НПД). Без ИНН программа не сможет выполнить проверку статуса через сервис ФНС, а документ может не пройти контроль при проведении.

После заполнения табличной части нажмите «Провести». Программа выполнит встроенные проверки: наличие ИНН, корректность сумм, дубли строк. Ошибки будут показаны в служебном окне сообщений — не игнорируйте их, исправляйте данные до успешного проведения.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Реестры выплат самозанятым» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию и дату выплат в шапке документа
3. 3
   Добавьте строки по каждому самозанятому: контрагент, сумма, документ-основание
4. 4
   Проверьте, что у всех контрагентов заполнен ИНН и статус плательщика НПД
5. 5
   Нажмите «Провести» и устраните ошибки из окна сообщений, если они появились

Проверка статуса самозанятого и чеки

Ключевое требование при выплатах самозанятым — чек из приложения «Мой налог». Без чека у организации возникает риск переквалификации выплат в трудовые отношения с доначислением взносов и НДФЛ. В 1С рядом с выплатой фиксируют номер и дату чека, которые самозанятый обязан передать заказчику.

В актуальных релизах доступна проверка статуса самозанятого по ИНН через встроенный сервис: программа отправляет запрос в ФНС и показывает, действительно ли лицо зарегистрировано плательщиком НПД на дату выплаты. Проверку стоит выполнять непосредственно перед оплатой — статус может быть утрачен в любой момент, например при превышении лимита дохода.

Как учитываются выплаты в учёте

Проведённый реестр формирует записи о задолженности перед самозанятыми. Выплаты самозанятым не облагаются НДФЛ и страховыми взносами у заказчика — налог платит сам исполнитель через НПД, поэтому проводки отличаются от расчётов по договорам ГПХ с обычными физлицами. Расходы принимаются в налоговом учёте при наличии чека и документа-основания (акта, накладной, договора).

Саму оплату оформляют стандартными документами списания денежных средств: «Списание с расчётного счёта» или «Выдача наличных» с видом операции оплаты поставщику. Связь с реестром обеспечивается через контрагента и документ расчётов — проверьте, что оплата корректно закрыла задолженность, сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету расчётов с поставщиками в разрезе контрагентов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус контрагента

Норма

Проверка по ИНН подтверждает статус плательщика НПД на дату выплаты

Тревожный признак

Сервис сообщает, что лицо не применяет НПД или статус утрачен

Чек из «Мой налог»

Норма

Номер и дата чека указаны, чек сформирован на вашу организацию с верным ИНН

Тревожный признак

Чек отсутствует, оформлен на другое лицо или с ошибкой в реквизитах

Задолженность в ОСВ

Норма

После оплаты сальдо по контрагенту закрыто

Тревожный признак

Остаётся незакрытая сумма — оплата не связана с реестром или сумма не совпадает

Где искать выплаты самозанятым в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплате и управлении персоналом отдельного документа «Реестр выплат самозанятым» в том же виде может не быть — расчёты с самозанятыми там ведутся через договоры ГПХ и документы начислений по договорам. Найдите раздел «Зарплата» или «Выплаты» → «Договоры (в т.ч. авторские)» и связанные документы начисления. Для самозанятого в карточке договора указывается, что выплата не облагается взносами и НДФЛ как оплата плательщику НПД.

Если в ЗУП требуется сводный отчёт по выплатам самозанятым, используйте отчёты по расчётам с контрагентами и договорами ГПХ с отбором по признаку НПД. Точные названия отчётов зависят от релиза — ищите через строку поиска в разделе «Отчёты, справки».

Типичные ошибки при работе с реестром

Большинство проблем связано не с самим документом, а с данными контрагентов и порядком оформления. Самая частая ситуация — реестр проведён, а чек от самозанятого так и не получен. Второй типовой сценарий — оплата прошла раньше проверки статуса, и в момент выплаты контрагент уже не был плательщиком НПД.

Контроль и отчётность по выплатам

Для сводного контроля используйте стандартные отчёты: оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчётов с поставщиками с группировкой по контрагентам, а также анализ расчётов с контрагентами. Отберите самозанятых по признаку в карточке либо по группе контрагентов, если вы ведёте их отдельной папкой в справочнике — это упрощает выборки.

Периодически сверяйте три вещи: суммы в реестрах, фактические списания с расчётного счёта и полученные чеки. Расхождение любого из трёх элементов — сигнал разобраться до сдачи отчётности: незакрытая задолженность, оплата без документа-основания или отсутствующий чек проще исправить сразу, чем при налоговой проверке.

Частые вопросы

Почему в меню «Покупки» нет пункта «Реестры выплат самозанятым»?

Обычно причина одна из трёх: устаревший релиз конфигурации, пункт скрыт настройками интерфейса или у пользователя ограничены права. Сначала найдите документ через «Операции» → «Все документы» поиском по слову «самозанят». Если и там его нет — проверьте версию программы и обновитесь.

Можно ли оформить выплату самозанятому без реестра?

Да, разовую выплату допустимо оформить документами поступления услуг и оплаты напрямую по контрагенту. Реестр удобен при массовых выплатах нескольким самозанятым: он группирует их в одном документе и упрощает контроль. Требования к чеку и проверке статуса при этом не отменяются.

Нужно ли удерживать НДФЛ с выплат самозанятым?

Нет, если исполнитель действительно является плательщиком НПД на дату выплаты и предоставил чек из «Мой налог». Налог он платит самостоятельно. Если статус утрачен или чек не предоставлен, выплата рассматривается как обычный доход физлица с НДФЛ и взносами.

Как проверить, что контрагент действительно самозанятый?

Используйте встроенную проверку по ИНН в 1С, если она доступна в вашем релизе, либо сервис проверки статуса на сайте ФНС. Дополнительно запросите у контрагента справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД из приложения «Мой налог». Проверку выполняйте на дату каждой выплаты.

Что делать, если самозанятый не прислал чек после оплаты?

Направьте письменный запрос с требованием сформировать чек и зафиксируйте факт обращения. До получения чека расход рискованно принимать в налоговом учёте. Если чек не предоставлен, оцените варианты: удержание суммы из следующих выплат по согласованию или отражение выплаты с учётом налоговых рисков.

Где в 1С посмотреть все выплаты самозанятым за период?

Откройте журнал «Реестры выплат самозанятым» и установите отбор по периоду. Для анализа в разрезе сумм и задолженности сформируйте ОСВ по счёту расчётов с поставщиками с отбором по группе контрагентов-самозанятых или по признаку НПД в карточке.