Учет и Финансы · 11 мин
Где в 1С находится расходный кассовый ордер и как с ним работать
Где находится расходный кассовый ордер в 1С: Бухгалтерия 8.3, УТ и КА. Как создать, провести и распечатать РКО, исправить ошибки и проверить движения по кассе.
Расходный кассовый ордер (РКО) в программах 1С — это документ, которым оформляют выдачу наличных денег из кассы организации: оплату поставщику, выдачу подотчётных сумм, возврат покупателю, выплату зарплаты. Чаще всего вопрос «где найти РКО» возникает у пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3, потому что документ «спрятан» внутри раздела «Банк и касса», а не вынесен на рабочий стол.
В типовых конфигурациях путь к документу почти одинаковый: раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». В открывшемся журнале хранятся и приходные, и расходные ордера, а нужный тип выбирают при создании нового документа. В более старых интерфейсах (например, «Такси» ранних версий или обычные формы) журнал может называться «Касса» или находиться в меню «Касса».
Ниже разобраны точные пути в разных конфигурациях, порядок создания и проведения РКО, печать унифицированной формы КО-2, типичные ошибки и способы проверить, что документ корректно отразился в учёте.
Где находится РКО в 1С:Бухгалтерии 8.3
Основной путь: откройте в левой панели раздел «Банк и касса», затем в группе «Касса» выберите пункт «Кассовые документы». Откроется общий журнал, где в одном списке отображаются приходные и расходные ордера, а также документы списания и поступления по безналу, если включён соответствующий режим.
Чтобы создать новый РКО, нажмите кнопку «Создать» или стрелку рядом с ней и выберите «Расходный кассовый ордер». Если по кнопке «Создать» сразу открывается приходный ордер, используйте выпадающее меню — там перечислены все доступные виды кассовых документов.
Быстрый альтернативный способ — глобальный поиск. Нажмите на значок поиска в правом верхнем углу окна (или Ctrl+Shift+F в некоторых версиях платформы) и введите «расходный кассовый». Система покажет и журнал документов, и команду создания нового ордера.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» в левой панели
- 2Выберите «Кассовые документы»
- 3Нажмите «Создать» и укажите «Расходный кассовый ордер»
- 4Заполните вид операции, контрагента и сумму, проведите документ
Где искать РКО в УТ 11, КА 2 и ERP
В конфигурациях «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2» и 1С:ERP кассовые документы вынесены в раздел «Казначейство» (в некоторых релизах — «Финансы»). Откройте раздел и найдите пункт «Кассовые ордера» — это единый журнал, где тип документа (приходный или расходный) виден в отдельной колонке.
Создание выполняется кнопкой «Создать» → «Расходный кассовый ордер». В этих конфигурациях у РКО есть особенность: документ может создаваться в статусе «Подготовлен» и требовать дополнительного утверждения, если включён соответствующий режим согласования платежей. Пока документ не переведён в статус «Оплачен» (или не проведён, если согласование отключено), движения по кассе не формируются.
Как создать и заполнить расходный кассовый ордер
После выбора типа документа откроется форма РКО. Ключевые поля: вид операции (оплата поставщику, выдача подотчётному лицу, возврат покупателю, выплата зарплаты и др.), организация, касса (если касс несколько), получатель — контрагент, сотрудник или касса-получатель, и сумма.
Поле «Вид операции» определяет, какие проводки сформирует документ. Например, «Выдача денежных средств подотчётному лицу» даст проводку Дт 71 — Кт 50, а «Оплата поставщику» — Дт 60 — Кт 50. Ошибка в виде операции — самая частая причина неправильных проводок, поэтому выбирайте его в первую очередь и осознанно.
Реквизиты печатной формы — «Основание», «Приложение», «Получено от», «Выдать» — заполняются в форме документа или подставляются автоматически. Поле «Выдать» для выдачи сотруднику обычно подтягивает ФИО из карточки физического лица, но его можно отредактировать вручную, включая данные документа, удостоверяющего личность.
Проведение документа и проверка движений по кассе
Для отражения в учёте документ нужно провести (кнопка «Провести» или «Провести и закрыть»). Непроведённый РКО хранится в журнале, но на остаток кассы и проводки не влияет. Это удобно для черновиков, но опасно, если бухгалтер забывает провести документ: остаток по кассе в программе завысится относительно фактического.
Проверить результат можно двумя способами. Первый — кнопка «Дт/Кт» в форме документа: откроются сформированные проводки. Второй — отчёт «Кассовая книга» или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50: расходный ордер должен появиться в расходной части за свою дату, а конечный остаток кассы — уменьшиться на сумму документа.
Как проверить результат
Кредит счёта 50, дебет соответствует виду операции (60, 71, 70 и т.д.)
Проводок нет или дебет не соответствует сути выдачи
РКО виден в расходе, остаток кассы уменьшился
Документа нет в книге — он не проведён или дата неверна
Статус «Оплачен», документ проведён
Статус «Подготовлен» или «Отклонён» — движений нет
Как распечатать форму КО-2
Печатная форма расходного кассового ордера — унифицированная форма КО-2. В форме документа нажмите кнопку «Печать» и выберите «Расходный кассовый ордер (КО-2)». В 1С:Бухгалтерии форма включает сам ордер и отрывную квитанцию, которая выдаётся получателю денег.
Перед печатью проверьте, что заполнены поля «Основание» (например, «Оплата по договору №…» или «Хозяйственные нужды») и «Приложение» (оправдательные документы). Подписи руководителя и главного бухгалтера на печатной форме подставляются из данных организации; если поля пустые, проверьте раздел «Реквизиты организации» → «Подписи».
Если организация применяет электронный документооборот кассовых документов или самостоятельно разработанную форму (что допустимо, так как унифицированные формы не обязательны), печатную форму могут доработать. В этом случае макет ищите в настройках печати или уточняйте у специалиста, сопровождающего конфигурацию.
Нумерация кассовых ордеров в 1С ведётся сквозная в пределах года и отдельно для приходных и расходных документов. Если удалить проведённый РКО, в нумерации образуется разрыв — для кассовой дисциплины лучше не удалять, а помечать на удаление или сторнировать, сохраняя последовательность номеров.
Типичные ошибки при работе с РКО
Распространённая ошибка — создание РКО не тем видом операции. Например, выдачу подотчётных денег оформляют как «Прочий расход», и сумма повисает на счёте прочих операций вместо счёта 71. Исправление: отмените проведение, измените вид операции, проверьте получателя и проведите заново.
Вторая частая проблема — неверная дата документа. Ордер проводят «сегодняшним» числом, хотя деньги выдали вчера. Кассовая книга за вчерашний день не сойдётся с фактическим остатком. Правильно ставить дату фактической выдачи денег, а не дату ввода документа в программу.
Третья группа ошибок связана с несколькими кассами: документ создают по основной кассе, хотя деньги выданы из кассы обособленного подразделения или операционной кассы. Проверяйте поле «Касса» перед проведением — в журнале кассовых документов можно включить отбор по конкретной кассе, чтобы видеть только её ордера.
Где найти уже созданный РКО и как его исправить
Все созданные ордера лежат в том же журнале «Кассовые документы» (или «Кассовые ордера» в УТ/КА). Для поиска используйте отбор: по дате, по типу документа «Расходный кассовый ордер», по контрагенту или сумме. Поле поиска в журнале позволяет найти документ по номеру.
Если нужно исправить проведённый ордер, откройте его, измените реквизиты и перепроведите. Учтите ограничение: если дата документа попадает в закрытый период (установлена дата запрета изменения данных), программа не даст перепровести документ без прав на изменение закрытых периодов. В этом случае обратитесь к пользователю с административными правами или оформите корректирующий документ текущей датой.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
РКО в 1С:Бухгалтерии 8.3 находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы», в УТ 11 и КА 2 — в разделе «Казначейство» → «Кассовые ордера». Правильный вид операции, дата и проведение документа определяют корректность кассовой книги; печать формы КО-2 выполняется кнопкой «Печать» из формы документа.
Частые вопросы
Почему в журнале «Кассовые документы» нет кнопки создания расходного ордера?
Чаще всего причина в правах пользователя: роль не включает право добавления кассовых документов. Реже — в том, что кнопка «Создать» по умолчанию создаёт приходный ордер, а расходный выбирается через стрелку рядом с кнопкой. Проверьте выпадающий список, а если пункта нет — обратитесь к администратору для настройки ролей.
Можно ли создать РКО на основании другого документа?
Да. В большинстве конфигураций расходный ордер создаётся на основании счёта на оплату, поступления товаров, заявки на расход денежных средств или ведомости на выплату зарплаты — кнопка «Создать на основании» в форме исходного документа. Тогда сумма, контрагент и основание подставятся автоматически, что снижает риск ошибок.
Чем отличается РКО от документа «Выдача денежных документов» или «Списание с расчётного счёта»?
РКО оформляет только выдачу наличных из кассы — проводка всегда идёт с кредита счёта 50. Списание с расчётного счёта — безналичная операция по счёту 51. Если деньги ушли из кассы, нужен именно расходный кассовый ордер; использование другого документа исказит остаток наличных.
Как выдать деньги под отчёт сотруднику через РКО?
Создайте расходный кассовый ордер с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу» (в УТ/КА — «Выдача подотчётному лицу»), укажите сотрудника в поле получателя, сумму и основание. После проведения сумма отразится по дебету счёта 71, а закрывается она документом «Авансовый отчёт».
Что делать, если кассовая книга не сходится после проведения РКО?
Сверьте дату и сумму ордера с фактической выдачей, проверьте, по той ли кассе проведён документ, и нет ли непроведённых или дважды введённых ордеров за этот день. Постройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 с детализацией по документам — расхождение обычно видно сразу.
Можно ли удалить ошибочный расходный ордер?
Технически — да, через пометку на удаление, если период открыт и у пользователя есть права. Но с точки зрения кассовой дисциплины удаление нарушает сквозную нумерацию ордеров. Безопаснее оставить документ в базе с корректировкой или сторнированием, чтобы сохранить последовательность номеров и историю операций.