Где в 1С находится расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) — документ, которым оформляется выдача наличных денег из кассы организации: выплата зарплаты, выдача под отчёт, возврат покупателю, сдача выручки инкассаторам. В конфигурациях 1С он называется «Расходный кассовый ордер» или «Выдача денежных средств» — точное название зависит от программы. Ниже разобраны пути к документу в самых распространённых конфигурациях.

Главная сложность для новичков в том, что пункт меню зависит от конфигурации и даже от её релиза. В 1С:Бухгалтерии 8.3 РКО ищут в разделе «Банк и касса», в Управлении торговлей — в разделе «Финансы», а в Комплексной автоматизации и ERP — в «Казначействе». Если документа нет в меню, чаще всего причина в правах пользователя или в настройках функциональности, а не в отсутствии самой функции.

Где находится РКО в 1С:Бухгалтерии 8.3

Откройте в верхней панели раздел «Банк и касса». В группе «Касса» выберите пункт «Кассовые документы» — откроется общий журнал, где в одном списке отображаются и приходные, и расходные ордера. Чтобы создать новый РКО, нажмите кнопку «Создать» и в выпадающем списке выберите «Расходный кассовый ордер» — либо сразу конкретный вид операции, например «Выдача денежных средств подотчётному лицу» или «Возврат покупателю».

Если нужно найти уже проведённый документ, в том же журнале «Кассовые документы» используйте поле поиска по номеру, отбор по виду документа или по организации. Быстрый фильтр по типу настраивается через кнопку «Ещё» → «Настроить список», где добавляется отбор «Вид документа = Расходный кассовый ордер».

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите «Расходный кассовый ордер»
3. 3
   Укажите вид операции, дату, кассу и получателя
4. 4
   Заполните сумму, основание и счёт учёта (например, 71 для подотчётных)
5. 5
   Проведите документ и при необходимости распечатайте форму КО-2

Где искать РКО в Управлении торговлей 11 и ERP

В 1С:Управление торговлей 11 документ называется иначе и разделён по видам операций. Откройте раздел «Финансы» и найдите пункт «Расходные кассовые ордера» (в некоторых релизах — «Кассовые ордера» с выбором направления). Список открывается сразу с отбором по расходным документам, создание выполняется кнопкой «Создать» с выбором хозяйственной операции: выдача подотчётному лицу, оплата поставщику, возврат клиенту, сдача в банк.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации путь проходит через раздел «Казначейство» → «Кассовые ордера» или «Расходные кассовые ордера». Здесь документ может проходить согласование: пока заявка на расходование средств не утверждена, ордер создаётся, но не проводится по кассе. Это нормальное поведение, а не ошибка.

Во всех этих конфигурациях работает универсальный способ: откройте главное меню (кнопка с логотипом или «≡»), перейдите в «Все функции» и в строке поиска наберите «расходный кассовый». Система покажет документ независимо от настроек интерфейса.

Пути к РКО в разных конфигурациях

1С:Бухгалтерия 8.3

Банк и касса → Кассовые документы → Создать → Расходный кассовый ордер. Один документ с выбором вида операции.

Управление торговлей 11

Финансы → Расходные кассовые ордера. Отдельный список, операция выбирается при создании.

ERP / Комплексная автоматизация

Казначейство → Расходные кассовые ордера. Возможна связка с заявками на расходование ДС и статусы согласования.

Универсальный способ

Главное меню → Все функции → поиск по слову «расходный». Работает в любой конфигурации на платформе 8.3.

Как найти уже созданный расходный ордер

Если документ был создан ранее и его нужно открыть, перепровести или распечатать, начните с журнала кассовых документов. В 1С:Бухгалтерии это «Банк и касса» → «Кассовые документы», в УТ — «Финансы» → «Расходные кассовые ордера». Установите отбор по периоду, организации и контрагенту или сотруднику-получателю — это сужает список до нескольких строк.

Второй способ — поиск по номеру. В шапке журнала есть поле поиска: введите номер ордера или фрагмент фамилии получателя. Третий способ — через отчёт «Кассовая книга» («Банк и касса» → «Кассовая книга»): все расходные документы дня видны в отчёте, и из него можно перейти в нужный ордер двойным щелчком.

Если документ точно создавался, но в списке его нет, проверьте пометку удаления: включите в журнале режим «Ещё» → «Изменить форму» либо используйте «Все функции» → «Расходный кассовый ордер», где видны и помеченные на удаление объекты. Также убедитесь, что в отборе не стоит лишний фильтр по организации или кассе.

Контрольные точки

Как проверить, что РКО оформлен корректно

Проведение документа

Норма

Ордер проведён, движения видны в отчёте «Кассовая книга» за дату документа

Тревожный признак

Документ сохранён, но не проведён — сумма не уменьшила остаток кассы

Остаток по кассе

Норма

После проведения остаток по счёту 50.01 уменьшился на сумму ордера

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус — нарушена хронология документов

Печатная форма

Норма

Печатается унифицированная форма КО-2 с подписями руководителя и главбуха

Тревожный признак

Печатная форма пустая или недоступна — проверьте заполнение обязательных полей

Как заполнить и распечатать расходный ордер

В форме документа обязательны: дата, касса, вид операции, получатель (контрагент, сотрудник или договор), сумма и основание. Поле «Основание» попадает в печатную форму — там указывают содержание операции, например «выдача на хозяйственные нужды». Поле «Приложение» — для перечня подтверждающих документов (заявление, счёт, акт).

Для печати нажмите кнопку «Расходный кассовый ордер» или «Печать» в командной панели документа. В 1С:Бухгалтерии формируется унифицированная форма КО-2. Если организация использует собственный бланк, форма настраивается через макеты печатных форм. Перед выдачей денег ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером, а получатель расписывается в получении суммы прописью — программа формирует сумму прописью автоматически.

Почему РКО нет в меню и что с этим делать

Самая частая причина отсутствия пункта меню — ограниченные права пользователя. Если вы работаете под профилем «менеджер по продажам» или аналогичным, раздел «Банк и касса» может быть скрыт. Проверить это просто: попросите пользователя с правами администратора открыть «Все функции» и найти документ там. Если документ доступен администратору, но не вам — нужно расширить профиль прав в разделе «Администрирование» → «Настройки прав доступа».

Вторая причина — отключённая функциональность. В 1С:Бухгалтерии проверьте «Главное» → «Функциональность»: на закладке «Банк и касса» должна быть включена работа с кассовыми документами. В УТ 11 аналогичная настройка находится в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Финансы». После изменения функциональности перезапустите сеанс, чтобы интерфейс обновился.

Третья причина — интерфейс «Такси» с персональными настройками панелей. Раздел мог быть случайно убран из панели разделов. Восстановите его через «Вид» → «Настройка панели разделов» или полный сброс настроек интерфейса.

Ограничения и когда нужен бухгалтер

Самостоятельно безопасно создавать типовые ордера: выдачу под отчёт, возврат покупателю, сдачу выручки. Но есть операции, где ошибка в проводках или виде операции приведёт к неверной отчётности: выплата дивидендов, расчёты с учредителями, выдача займов сотрудникам, валютные операции через кассу. В этих случаях согласуйте корреспонденцию счетов с бухгалтером до проведения документа.

Отдельный риск — работа в распределённой базе или при обмене с другими конфигурациями (например, УТ ↔ Бухгалтерия). РКО, созданный в УТ, выгружается в бухгалтерскую программу с определённым видом операции, и ручное изменение документа в одной из баз может вызвать расхождения при следующем обмене. Правило простое: документ редактируется в той программе, где был создан.

Частые вопросы о расходном кассовом ордере в 1С

Чем расходный кассовый ордер отличается от приходного?

Приходный ордер (ПКО) оформляет поступление наличных в кассу — выручку, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя. Расходный (РКО) — выдачу денег из кассы. В 1С это разные документы с разной корреспонденцией: у ПКО дебет счёта 50, у РКО — кредит. В журнале «Кассовые документы» они отображаются вместе, но фильтруются по виду.

Можно ли создать РКО на основании другого документа?

Да. В 1С:Бухгалтерии РКО создаётся на основании документов «Реализация товаров и услуг» (для возврата покупателю), «Поступление товаров и услуг» (для возврата от поставщика) и ряда других через кнопку «Создать на основании». В УТ 11 основанием может быть заявка на расходование ДС, чек ККМ на возврат, заказ поставщику. Такой способ автоматически подставляет контрагента, сумму и основание.

Почему РКО не проводится с ошибкой о недостатке средств?

Программа контролирует остаток по кассе на момент документа. Если к моменту времени ордера в кассе недостаточно наличных, проведение блокируется. Проверьте, проведены ли приходные ордера за этот день и не стоит ли у РКО время раньше, чем у поступления денег. Измените время документа на более позднее или сначала проведите ПКО.

Как выдать деньги под отчёт сотруднику через РКО?

При создании ордера выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу» (в Бухгалтерии) или «Выдача подотчётному лицу» (в УТ). В поле получателя укажите сотрудника из справочника «Физические лица» или «Сотрудники». Документ сформирует проводку Дт 71 — Кт 50. Закрывается выдача документом «Авансовый отчёт».

Можно ли исправить ошибку в уже проведённом РКО?

Да, если период не закрыт: откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Если по документу уже сформирована кассовая книга или сдана отчётность, корректнее создать новый исправительный документ, а не менять исходный. При обменах между конфигурациями исправляйте документ в программе-источнике, иначе при следующем обмене изменения затрутся.

Обязательно ли печатать КО-2, если документ есть в 1С?

Расходный кассовый ордер относится к первичным документам по кассовым операциям. Организация вправе использовать унифицированную форму КО-2 или собственную, утверждённую в учётной политике, но сам документ с подписями и распиской получателя обязателен. Электронного документа в 1С без подписанной бумажной формы для кассовых операций недостаточно.