Учет и Финансы · 10 мин
Где в 1С расчеты с подотчетными лицами
Где в 1С находятся расчеты с подотчетными лицами: счет 71, документы выдачи аванса, авансовые отчеты, оборотно-сальдовая ведомость и типичные ошибки.
Расчеты с подотчетными лицами в программах 1С ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Вся цепочка учета строится вокруг трех операций: выдача денег сотруднику, отчет сотрудника по израсходованным суммам и возврат или доплата разницы. Найти эти операции можно в разделах «Банк и касса» (выдача авансов) и «Покупки» или «Банк и касса» (авансовые отчеты) в зависимости от конфигурации.
Контроль задолженности по подотчетным лицам выполняется через стандартные отчеты: оборотно-сальдовую ведомость по счету 71, анализ счета и карточку счета. Именно там видно, кто из сотрудников не отчитался, какая сумма числится за каждым работником и по каким документам сформировалось сальдо.
Ниже разобрано, где именно в типовых конфигурациях 1С расположены документы и отчеты по подотчетным лицам, как проверить корректность расчетов и какие ошибки встречаются чаще всего.
На каком счете ведутся расчеты с подотчетными лицами
В плане счетов, используемом в конфигурациях 1С:Бухгалтерия, для учета подотчетных сумм предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на нем ведется в разрезе сотрудников — субконто «Работники организации». Это значит, что каждая проводка по счету 71 обязательно привязана к конкретному физическому лицу, и программа автоматически формирует задолженность по каждому сотруднику отдельно.
Дебетовое сальдо по счету 71 показывает долг сотрудника перед организацией — выданный, но не закрытый отчетом аванс. Кредитовое сальдо означает, что организация должна сотруднику: он потратил собственные деньги и подтвердил расходы документами. Развернутое сальдо по разным работникам — нормальная ситуация, а вот свернутое сальдо по счету в целом для анализа не подходит.
Где находятся документы выдачи аванса
Выдача денег под отчет оформляется в разделе «Банк и касса». Способ зависит от формы выдачи. При выдаче наличных из кассы используется документ «Расходный кассовый ордер» (в ряде версий — «Выдача денежных документов» с соответствующим видом операции). В документе выбирается вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу», указывается сотрудник и сумма. Проводка формируется по дебету счета 71 и кредиту счета 50.
При перечислении аванса на банковскую карту сотрудника применяется документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Проводка — дебет 71, кредит 51. Важно заполнить поле «Работник» корректно: если выбрать контрагента вместо сотрудника, сумма уйдет на счет 60 или 76, и контроль подотчетной задолженности нарушится.
Что проверить после выдачи
После проведения документа откройте его движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки») и убедитесь, что сумма встала на дебет счета 71 с указанием нужного сотрудника. Это займет меньше минуты, но избавит от поиска ошибок при закрытии месяца.
Где оформляется авансовый отчет
Документ «Авансовый отчет» в 1С:Бухгалтерии 8.3 находится в разделе «Покупки» — подраздел «Авансовые отчеты», а также дублируется в разделе «Банк и касса». Через него сотрудник отчитывается за израсходованные суммы: на закладке «Авансы» фиксируется полученный аванс (документ подбирается из базы), на закладках «Оплата», «Товары», «Возвратная тара» и «Суточные / командировочные» — фактические расходы с приложением чеков, накладных и БСО.
При проведении авансового отчета программа закрывает задолженность сотрудника: кредитуется счет 71 в корреспонденции со счетами затрат (10, 26, 44, 60 и другие — в зависимости от характера расходов). Если сумма расходов меньше выданного аванса, остаток сотрудник возвращает в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с операцией «Возврат от подотчетного лица». Если больше — организация доплачивает перерасход через расходный кассовый ордер или перечисление на карту.
- 1Откройте раздел «Покупки» → «Авансовые отчеты» и создайте новый документ.
- 2Выберите сотрудника и на закладке «Авансы» подберите документ выдачи денег.
- 3Заполните закладки с расходами, указав документы-основания и счета затрат.
- 4Проведите документ и проверьте проводки по кредиту счета 71.
- 5Оформите возврат остатка или доплату перерасхода кассовым документом.
- 6Сформируйте ОСВ по счету 71 и убедитесь, что сальдо по сотруднику закрылось.
Где смотреть задолженность подотчетных лиц
Основной инструмент контроля — отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» в разделе «Отчеты». Укажите счет 71, период и организацию: отчет покажет остатки и обороты по каждому сотруднику. Дебетовое сальдо на конец периода — это незакрытые авансы, именно его бухгалтер контролирует в первую очередь.
Для детализации по документам используйте «Анализ счета» и «Карточку счета» по счету 71 с отбором по конкретному работнику. Карточка покажет хронологию: когда выдан аванс, когда и каким авансовым отчетом закрыт, какие суммы зависли. Это удобно, когда сотрудник утверждает, что отчитался, а задолженность в учете осталась.
Дополнительно в разделе «Покупки» есть специализированный отчет «Задолженность подотчетных лиц» — он сразу выводит список сотрудников с суммами долга без настройки отборов. В некоторых версиях конфигурации доступен также отчет с разбивкой по срокам задолженности.
Как проверить результат
Дебетовое сальдо есть только по сотрудникам, срок отчета которых еще не наступил
Старые дебетовые остатки по уволенным или давно отчитавшимся сотрудникам
Кредит 71 в корреспонденции со счетами затрат или расчетов
Корреспонденция со счетом 71 отсутствует или сотрудник не указан
Развернутое сальдо по работникам совпадает с первичными документами
Дебет и кредит по разным сотрудникам взаимно «схлопываются» и искажают картину
Как учет устроен в других конфигурациях 1С
В 1С:ЗУП расчеты с подотчетными лицами напрямую не ведутся — там только справочник физических лиц и данные для перечисления сумм. Сама выдача авансов и авансовые отчеты оформляются в бухгалтерской программе, куда данные синхронизируются. В 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP подотчетные операции находятся в разделе «Казначейство» (выдача авансов) и «Закупки» (авансовые отчеты — в терминологии этих конфигураций «Приобретение товаров и услуг через подотчетное лицо»).
В 1С:Управление нашей фирмой авансовый отчет называется «Расходы подотчетного лица» и расположен в разделе «Деньги». Логика та же: выдача денег через расход из кассы или со счета, закрытие — отчетным документом с детализацией расходов.
Где искать подотчет в разных конфигурациях
Раздел «Банк и касса» — выдача авансов, раздел «Покупки» — авансовые отчеты, раздел «Отчеты» — ОСВ по счету 71.
Раздел «Казначейство» — выдача, раздел «Закупки» — отчеты подотчетных лиц, регламентированные отчеты по расчетам.
Раздел «Деньги»: расход денег для выдачи аванса и документ «Расходы подотчетного лица» для отчета.
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — выдача нового аванса сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущему. Действующий порядок ведения кассовых операций допускает выдачу под отчет при условии, что сотрудник погасил задолженность по ранее полученным суммам. В 1С это контролируется вручную через ОСВ по счету 71, поэтому перед выдачей проверяйте сальдо по работнику.
Вторая частая проблема — неверно выбранный получатель в платежном документе: вместо сотрудника указан контрагент-физлицо. Сумма уходит на счет 60 или 76, авансовый отчет потом «не видит» аванс, и задолженность дублируется. Исправляется ручной корректировкой проводок или операцией, введенной вручную, с переносом суммы на счет 71.
Третья группа ошибок — незакрытые остатки по уволенным сотрудникам. Если работник уволился, не вернув подотчетную сумму, задолженность нужно перевести на счет расчетов с персоналом по прочим операциям (73) или на дебиторку (76) документом «Операция, введенная вручную». Оставлять такие суммы на счете 71 годами нельзя — это искажает отчетность и создает вопросы при проверках.
FAQ
Как в 1С посмотреть, кто из сотрудников не отчитался по авансу?
Сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по счету 71 за нужный период: все сотрудники с дебетовым сальдо на конец периода — это те, кто получил аванс и не закрыл его отчетом. Для детализации по документам откройте «Карточку счета» 71 с отбором по конкретному работнику.
Где находится авансовый отчет в 1С:Бухгалтерии 8.3?
Документ «Авансовый отчет» расположен в разделе «Покупки» (подраздел «Авансовые отчеты»), а также доступен из раздела «Банк и касса». Если пункта нет в меню, проверьте настройки видимости разделов через «Главное меню» → «Настройки навигации».
Что делать, если авансовый отчет не закрывает выданный аванс?
Чаще всего на закладке «Авансы» не подобран документ выдачи — добавьте его вручную через кнопку подбора. Также проверьте, что в обоих документах указан один и тот же сотрудник и одна организация, а сам документ выдачи сформировал проводку по дебету счета 71, а не 60 или 76.
Можно ли в 1С выдать аванс на карту сотрудника?
Да. Используйте документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу», укажите сотрудника и сумму. Проводка будет по дебету 71 и кредиту 51, дальнейший порядок отчетности — стандартный, через авансовый отчет.
Как списать задолженность уволенного сотрудника со счета 71?
Оформите документ «Операция, введенная вручную» с проводкой по дебету счета 73 (или 76) и кредиту 71 на сумму долга. Дальнейший порядок зависит от ситуации: удержание из расчетов при увольнении, взыскание или списание невостребованной задолженности по истечении срока исковой давности на финансовый результат.
Почему в ОСВ по счету 71 кредитовое сальдо по сотруднику?
Кредитовое сальдо означает перерасход: сотрудник потратил больше, чем получил, и организация должна ему доплатить. Проверьте авансовый отчет: если расходы подтверждены, оформите доплату расходным кассовым ордером или перечислением на карту с видом операции для подотчетного лица.
Что важно запомнить
Расчеты с подотчетными лицами в 1С ведутся на счете 71 в разрезе сотрудников. Выдача авансов оформляется в разделе «Банк и касса», отчетность — документом «Авансовый отчет» в разделе «Покупки», контроль задолженности — оборотно-сальдовой ведомостью по счету 71 в разделе «Отчеты». Перед новой выдачей проверяйте сальдо по сотруднику, а в платежных документах выбирайте именно работника, а не контрагента.