Учет и Финансы · 9 мин
Где в 1С находится «Поступление в аренду» и как его оформить
Где в 1С находится документ «Поступление в аренду», как отразить арендованное ОС, настроить счета учета и проверить проводки в 1С:Бухгалтерии 8.3.
Документ «Поступление в аренду» в 1С:Бухгалтерии 8.3 используется для отражения основных средств, полученных от арендодателя по договору аренды без выкупа. С его помощью объект ставится на забалансовый или балансовый учет в зависимости от применяемого стандарта (ФСБУ 25/2018 или аренда по старым правилам), а бухгалтер получает корректные проводки без ручных операций.
Найти документ можно в разделе «ОС и НМА» → «Поступление в аренду». Если такого пункта в меню нет, это почти всегда означает одну из трех причин: отключена функциональность учета аренды, у пользователя недостаточно прав, либо используется другая конфигурация (например, УПП или ERP, где документ называется иначе).
Ниже разобрано, где именно искать документ в разных ситуациях, как включить нужную функциональность, как правильно заполнить документ и как проверить, что учет отразился корректно.
Где находится документ «Поступление в аренду»
В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) путь к документу стандартный: откройте раздел «ОС и НМА» в главном меню, затем выберите пункт «Поступление в аренду» в группе документов по основным средствам. Откроется журнал, где можно создать новый документ кнопкой «Создать».
Альтернативный способ — воспользоваться полнотекстовым поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или используйте строку поиска в командной панели и введите «Поступление в аренду». Программа покажет и журнал документов, и сам вид документа.
В конфигурациях 1С:ERP и 1С:КА документ называется иначе — там учет аренды ведется в разделе «Внеоборотные активы» через документы «Поступление предметов лизинга» или «Аренда», в зависимости от редакции. В 1С:УПП арендованные ОС отражались через операции вручную или документ «Поступление товаров и услуг» с последующей корректировкой счетов.
Почему документа нет в меню и как это исправить
Самая частая причина — отключенная функциональность. Откройте «Главное» → «Функциональность» (или «Администрирование» → «Функциональность» в некоторых интерфейсах), перейдите на закладку «ОС и НМА» и установите флажок, связанный с арендой основных средств. После сохранения настроек пункт «Поступление в аренду» появится в разделе «ОС и НМА».
Вторая причина — права пользователя. Если вы работаете под учетной записью с ограниченным профилем (например, «бухгалтер по зарплате» или «менеджер»), документы по ОС могут быть скрыты. Проверьте это, войдя под пользователем с полными правами, или попросите администратора добавить профиль «Бухгалтер» в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права».
Третья причина — устаревший релиз конфигурации, в котором документ еще не был добавлен или имел другое название. В этом случае потребуется обновление конфигурации до актуального релиза. Перед обновлением обязательно сделайте резервную копию информационной базы.
Как оформить поступление объекта в аренду
Создайте новый документ из журнала «Поступление в аренду». В шапке укажите контрагента-арендодателя, договор аренды (вид договора должен соответствовать аренде) и дату получения объекта. Дата важна: от нее зависит период, в котором объект попадет в учет.
В табличной части добавьте предмет аренды. Здесь нужно выбрать или создать элемент справочника «Основные средства» — даже если объект учитывается за балансом, карточка ОС необходима для аналитики. Укажите оценочную стоимость объекта: обычно это стоимость по договору или справедливая стоимость, согласованная сторонами.
Обратите внимание на счета учета. Для аренды без применения ФСБУ 25/2018 объект обычно отражается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Если организация применяет ФСБУ 25/2018, программа формирует проводки по признанию права пользования активом (ППА) и обязательства по аренде — счета задаются в настройках учетной политики и в самом документе.
- 1Откройте «ОС и НМА» → «Поступление в аренду» и нажмите «Создать»
- 2Заполните арендодателя, договор и дату получения объекта
- 3Добавьте в табличную часть предмет аренды и укажите его стоимость
- 4Проверьте счета учета (забалансовый 001 или счета ФСБУ 25/2018)
- 5Проведите документ и откройте движения по кнопке «Показать проводки»
Учет по ФСБУ 25/2018 и без него
Порядок отражения аренды принципиально зависит от того, применяет ли организация ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды». Стандарт обязателен для большинства организаций, но «упрощенцы» с правом на упрощенный учет могут продолжать учитывать аренду по старой схеме — только забалансовый учет на счете 001.
При применении ФСБУ 25/2018 документ «Поступление в аренду» формирует признание права пользования активом и арендного обязательства. Дальнейшее начисление процентов и амортизации ППА выполняется регламентной операцией при закрытии месяца. Проверьте, что в учетной политике («Главное» → «Учетная политика») корректно указан порядок применения стандарта.
Если стандарт не применяется, документ делает простую проводку Дт 001 на оценочную стоимость объекта. Арендные платежи в этом случае отражаются обычными документами «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги аренды».
Сравнение вариантов учета
Подходит организациям с упрощенным учетом. Только Дт 001, арендные платежи — как услуги. Ограничение: недопустимо, если применение ФСБУ 25/2018 обязательно.
Признаются право пользования активом и обязательство по аренде, начисляются проценты и амортизация. Требует корректной настройки учетной политики и дисконтирования платежей.
Как проверить результат после проведения
Сразу после проведения откройте движения документа кнопкой «Показать проводки и движения». Убедитесь, что проводки соответствуют выбранной схеме учета: либо только Дт 001, либо комплекты проводок по ППА и обязательствам.
Далее сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 001 (или по счетам учета ППА) за период поступления и проверьте, что объект появился с правильной стоимостью и в разрезе нужного контрагента. Для забалансовых счетов аналитика по контрагентам и договорам особенно важна — без нее инвентаризация арендованных ОС превратится в ручную сверку.
Если применяется ФСБУ 25/2018, дополнительно выполните закрытие месяца и проверьте, что регламентные операции по аренде (амортизация ППА, начисление процентов) выполнились без ошибок. Ошибки обычно видны в журнале операций закрытия месяца с красной подсветкой.
Как проверить результат
Дт 001 на стоимость объекта либо проводки по ППА и обязательству
Проводок нет или счета не соответствуют учетной политике
Объект виден в разрезе контрагента и договора
Сальдо пустое или аналитика не заполнена
Операции по аренде выполнены без ошибок
Операция не выполнена, есть сообщения об ошибках
Типичные ошибки при отражении аренды
Одна из распространенных ошибок — отражение арендованного объекта как собственного ОС через документ «Принятие к учету ОС». Это завышает балансовую стоимость активов и приводит к неверной амортизации. Арендованный объект без выкупа не должен числиться на счете 01.
Вторая ошибка — неверный вид договора с контрагентом. Если договор создан с видом «С поставщиком» вместо арендного, документ может не подтянуть нужные счета или вовсе не дать выбрать договор. Проверьте и при необходимости исправьте вид договора в карточке.
Третья типичная проблема — смешение аренды и лизинга. Лизинг с выкупом учитывается по другим правилам и другими документами (в 1С:Бухгалтерии — «Поступление в лизинг»). Использование документа «Поступление в аренду» для лизинговых объектов искажает налоговый и бухгалтерский учет.
Часто задаваемые вопросы
Чем «Поступление в аренду» отличается от «Поступления в лизинг»?
Это разные документы для разных хозяйственных операций. Аренда предполагает временное пользование без перехода права собственности, лизинг — как правило, с последующим выкупом и особыми правилами налогового учета. В 1С для них предусмотрены отдельные документы и отдельные схемы проводок.
Можно ли оформить поступление в аренду задним числом?
Технически можно, если период еще открыт. Но если по периоду уже выполнено закрытие месяца и сдана отчетность, потребуется повторное закрытие месяца и, возможно, уточненная отчетность. Дату документа следует указывать по акту приема-передачи объекта.
Нужно ли создавать карточку основного средства для арендованного объекта?
Да, в документе «Поступление в аренду» предмет указывается через справочник «Основные средства». Это не означает постановку на баланс: карточка нужна для аналитического учета, инвентаризации и печати инвентарных карточек по арендованным объектам.
Как отразить возврат объекта арендодателю?
Для выбытия арендованного объекта используется документ «Выбытие арендованных ОС» (в разделе «ОС и НМА») или ручная операция с кредитом счета 001, если специализированного документа в вашей версии нет. Возврат оформляется по акту на дату фактической передачи.
Что делать, если счет 001 не заполняется автоматически?
Проверьте настройки счетов учета в самом документе и в регистре «Счета учета номенклатуры» или настройках учетной политики. Также убедитесь, что план счетов не изменен: в некоторых доработанных конфигурациях типовые механизмы подстановки счетов могут не работать.
Что важно запомнить
Документ «Поступление в аренду» находится в разделе «ОС и НМА». Если его нет — включите функциональность аренды и проверьте права пользователя. Заполняйте договор с корректным видом, указывайте предмет через справочник ОС и контролируйте счета: 001 для забалансового учета или счета ППА при применении ФСБУ 25/2018. Результат проверяйте по проводкам и ОСВ.