Где в 1С посмотреть счета-фактуры выданные

Счета-фактуры выданные в 1С:Бухгалтерии 8.3 хранятся в отдельном журнале документов, а также отражаются в книге продаж и регистрах НДС. В зависимости от задачи — найти конкретный документ, проверить выставление за период или сверить данные с декларацией — используются разные разделы программы.

Основной путь: раздел Продажи → Счета-фактуры выданные. Здесь собраны все счета-фактуры, оформленные на отгрузку, авансы полученные и иные операции. Дополнительно документы видны в книге продаж (раздел «Отчёты») и в подчинённых списках конкретных реализаций.

Ниже разобраны все рабочие способы: журнал документов, поиск по реализации, книга продаж, отчёты по НДС, а также типичные ситуации, когда счёт-фактура «не находится», хотя в базе он есть.

Журнал «Счета-фактуры выданные» — основной список

Откройте меню Продажи и выберите пункт Счета-фактуры выданные. Перед вами полный журнал: номер, дата, контрагент, сумма, вид счёта-фактуры (на реализацию, на аванс, корректировочный). Двойной клик открывает документ для просмотра и печати.

Сверху журнала доступны быстрые отборы. Установите период через кнопку выбора дат, отфильтруйте по контрагенту или организации, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам. Для точечного поиска используйте строку поиска — она ищет по номеру документа и наименованию контрагента.

Если журнал пуст, хотя документы точно вводились, проверьте установленные отборы: сбросьте их кнопкой «Ещё → Установить стандартные настройки» или снимите фильтр по периоду. Частая причина «пропавших» счетов-фактур — забытый отбор по прошлому кварталу.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» в главном меню
2. 2
   Выберите пункт «Счета-фактуры выданные»
3. 3
   Установите нужный период в шапке журнала
4. 4
   При необходимости задайте отбор по контрагенту или организации
5. 5
   Откройте документ двойным кликом для просмотра или печати

Как найти счёт-фактуру по конкретной отгрузке

Когда известна реализация, а нужен именно её счёт-фактура, идти в общий журнал необязательно. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные), найдите нужный документ и откройте его. Внизу формы расположено поле «Счёт-фактура» с номером и датой — это гиперссылка на связанный документ.

Если в поле написано «Выписать счёт-фактуру», значит документ ещё не создан. Нажмите на надпись — программа автоматически сформирует счёт-фактуру на основании реализации и подставит все данные. После записи он появится в общем журнале.

Аналогично работают документы «Поступление денежных средств» на аванс: в форме есть кнопка создания счёта-фактуры на аванс. Все счета-фактуры на аванс также попадают в общий журнал выданных.

Книга продаж: проверка за период

Для контроля полноты выставления счетов-фактур за квартал журнал неудобен — он показывает документы, но не их налоговое отражение. Откройте Отчёты → Книга продаж, укажите период и организацию, нажмите «Сформировать».

Книга продаж показывает только те счета-фактуры, которые вошли в налоговый учёт НДС. Если документ есть в журнале, но отсутствует в книге продаж, значит, он не проведён по регистрам НДС — например, не выполнено регламентное формирование записей книги продаж или документ помечен на удаление.

Из книги продаж по двойному клику на строку можно перейти к расшифровке и далее к самому счёту-фактуре. Это удобный способ сверки: сначала смотрите итоговый отчёт, затем проваливаетесь в конкретные документы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Счёт-фактура в журнале

Норма

Виден в списке «Продажи → Счета-фактуры выданные», не помечен на удаление

Тревожный признак

Документа нет в списке или он перечёркнут

Отражение в книге продаж

Норма

Строка с документом присутствует в отчёте «Книга продаж» за нужный квартал

Тревожный признак

Документ в журнале есть, а в книге продаж отсутствует

Связь с реализацией

Норма

В документе реализации внизу указан номер и дата счёта-фактуры

Тревожный признак

В поле написано «Выписать счёт-фактуру»

Отчёты по НДС и анализ выданных счетов-фактур

Для аналитической проверки используйте отчёт Отчёты → Анализ НДС или оборотно-сальдовую ведомость по счетам НДС. Они показывают суммовые итоги по выставленным счетам-фактурам и позволяют сопоставить их с выручкой.

Полезен также отчёт Операции → Помощник по учёту НДС: он последовательно показывает этапы формирования книги продаж и выявляет документы, по которым счета-фактуры не выписаны или не отражены в учёте. Это основной инструмент перед сдачей декларации.

Почему счёт-фактура не находится: типичные причины

Самая частая ситуация — документ создан в другом периоде, чем ожидает пользователь. Счёт-фактура на аванс датируется датой оплаты, а не отгрузки, поэтому ищите его по дате поступления денег. Корректировочные счета-фактуры датируются датой корректировки.

Вторая причина — пометка на удаление. Помеченные документы по умолчанию скрыты или отображаются перечёркнутыми. Включите показ помеченных через «Ещё → Изменить форму» или найдите документ через полный поиск (Ctrl+Shift+F), а затем снимите пометку, если документ нужен.

Третья причина — документ введён в другой организации. При учёте нескольких юрлиц в одной базе проверьте отбор по организации в шапке журнала. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на просмотр документов: при ограниченных правах часть журнала может быть недоступна.

Работа с найденным документом: печать, исправление, повторная отправка

Из формы счёта-фактуры доступна печать по кнопке «Печать» — формируется унифицированная форма. Если документ отправлялся через ЭДО, в форме виден статус электронного документа; повторная отправка выполняется из раздела «ЭДО» или из самого документа.

Обнаружив ошибку в уже выданном счёте-фактуре, не редактируйте его напрямую за закрытый период. Для исправлений предусмотрен документ «Корректировка реализации» с видом «Исправление» — программа создаст исправленный счёт-фактуру с тем же номером и новым номером исправления, что соответствует требованиям налогового учёта.

FAQ

Почему счёт-фактура есть в журнале, но не попадает в книгу продаж?

Обычно дело в непроведённых регламентных операциях НДС. Откройте «Операции → Помощник по учёту НДС» и выполните формирование записей книги продаж за нужный квартал. Также проверьте, что документ не помечен на удаление и проведён.

Как выгрузить список всех выданных счетов-фактур в Excel?

В журнале «Счета-фактуры выданные» нажмите «Ещё → Вывести список», отметьте нужные колонки и сохраните результат в табличный документ, затем — в файл Excel. Альтернатива — сформировать книгу продаж и сохранить её тем же способом.

Где смотреть счета-фактуры на аванс отдельно от обычных?

В том же журнале «Счета-фактуры выданные» добавьте отбор по виду документа «Счёт-фактура на аванс» через «Ещё → Настроить список». Также авансовые счета-фактуры видны из документов поступления оплаты.

Можно ли найти счёт-фактуру, зная только его номер?

Да. Используйте глобальный поиск (Ctrl+Shift+F) по номеру или строку поиска в шапке журнала. Учтите, что номера могут повторяться у разных организаций и в разных периодах — сверяйте дату и контрагента.

Что делать, если счёт-фактура выписан дважды на одну реализацию?

Один из дублей нужно пометить на удаление, предварительно убедившись, что он не попал в книгу продаж и не отправлялся контрагенту по ЭДО. Если отправлялся — оформляйте аннулирование через оператора ЭДО, а не простое удаление.

Видны ли счета-фактуры выданные в разделе «Покупки»?

Нет. В разделе «Покупки → Счета-фактуры полученные» хранятся документы от поставщиков. Свои выданные документы находятся только в разделе «Продажи» и в книге продаж.