Где в 1С посмотреть счета-фактуры на аванс

Счета-фактуры на аванс в 1С:Бухгалтерии 8.3 хранятся в общем журнале счетов-фактур, но формируются они особым образом — через отдельную обработку регистрации, а не вручную по каждому документу оплаты. Поэтому бухгалтеры часто не могут быстро найти авансовый счет-фактуру: ищут его в поступлениях или реализациях, а он создается по кнопке из банковской выписки или специальной обработкой.

Различают два вида авансовых счетов-фактур: выданные покупателям (с полученных предоплат) и полученные от поставщиков (по перечисленным авансам). Смотреть их нужно в разных местах, и правила регистрации у них разные. Ниже — конкретные пути в меню, способы проверить полноту регистрации и типичные ошибки, из-за которых авансовые счета-фактуры «теряются» или не формируются.

Где хранятся выданные счета-фактуры на аванс

Основной журнал — раздел Продажи → Счета-фактуры выданные. В списке отображаются все счета-фактуры: и на отгрузку, и на аванс. Чтобы увидеть только авансовые, используйте отбор по полю «Вид счета-фактуры» — установите значение «На аванс». Кнопка «Еще → Настроить список» позволяет добавить этот отбор постоянно.

В списке у авансовых счетов-фактур в колонке «Документ-основание» указан документ оплаты: поступление на расчетный счет, приходный кассовый ордер или эквайринговая операция. Если основание — реализация, значит это счет-фактура на отгрузку, а не на аванс.

Открыть конкретный счет-фактуру можно и из самого документа оплаты: в поступлении на расчетный счет внизу формы есть ссылка на зарегистрированный счет-фактуру, а через кнопку «Еще» доступны связанные документы.

Как формируются авансовые счета-фактуры и где их искать после регистрации

Авансовые счета-фактуры не создаются автоматически при проведении выписки. Их регистрирует специальная обработка: Операции → Регистрация счетов-фактур на аванс (в некоторых конфигурациях путь — «Банк и касса → Регистрация счетов-фактур на аванс»). Обработка анализирует остатки по счетам 62.02 и 76.АВ за выбранный период и предлагает список авансов, по которым счета-фактуры еще не выписаны.

Порядок работы с обработкой: укажите период и организацию, нажмите «Заполнить», проверьте список контрагентов и суммы, затем нажмите «Выполнить». Программа создаст документы «Счет-фактура выданный» с видом «На аванс» — после этого они появятся в общем журнале выданных счетов-фактур.

1. 1
   Откройте Операции → Регистрация счетов-фактур на аванс
2. 2
   Укажите организацию и налоговый период
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и сверьте список с выписками банка
4. 4
   Проверьте ставки НДС и даты в строках
5. 5
   Нажмите «Выполнить» — документы будут созданы и проведены
6. 6
   Откройте Продажи → Счета-фактуры выданные и убедитесь, что документы появились

Обратите внимание на настройку учетной политики НДС: в разделе Главное → Настройки → Налоги и отчеты → НДС задается порядок регистрации авансовых счетов-фактур — при поступлении оплаты, при зачете аванса или не регистрировать авансы до 5 рабочих дней. От этой настройки зависит, какие строки обработка предложит к регистрации.

Где посмотреть полученные счета-фактуры на аванс от поставщиков

Полученные авансовые счета-фактуры находятся в разделе Покупки → Счета-фактуры полученные. Здесь так же работает отбор по виду документа «На аванс». Документ-основание у таких счетов-фактур — списание с расчетного счета или расходный кассовый ордер, то есть ваша оплата поставщику.

Регистрируются полученные авансовые счета-фактуры вручную: в документе списания с расчетного счета внизу формы есть поле для ввода номера и даты счета-фактуры поставщика. После ввода данных и проведения документ появится в журнале полученных счетов-фактур.

Если вы получили счет-фактуру через ЭДО, он может быть загружен автоматически — тогда в журнале появится запись со статусом обмена. Проверьте, что документ не только загружен, но и отражен в учете: при необходимости подтвердите отражение вручную.

Как проверить авансовые счета-фактуры через отчеты

Самый наглядный инструмент контроля — Отчеты → Анализ учета по НДС. В схеме блоки «Авансы полученные» и «Авансы выданные» показывают суммы НДС с авансов; если по остаткам на 62.02 есть авансы, а НДС не начислен, блок подсвечивается как требующий внимания. Клик по блоку расшифровывает суммы до документов.

Дополнительно используйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 76.АВ («НДС по авансам и предоплатам») — сальдо на конец периода должно соответствовать авансам на 62.02, умноженным на расчетную ставку НДС. Расхождение — признак того, что по части авансов счета-фактуры не зарегистрированы или зарегистрированы с другой ставкой.

Для полученных авансов аналогично проверяйте счет 60.02 в связке с 76.ВА («НДС по авансам и предоплатам выданным»), если организация применяет вычет НДС с уплаченных авансов. Помните: вычет по полученным авансовым счетам-фактурам — право, а не обязанность, и он должен быть закреплен в учетной политике.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо 76.АВ против 62.02

Норма

НДС на 76.АВ соответствует расчетной ставке от остатка авансов

Тревожный признак

Есть остаток авансов, но 76.АВ пуст или сумма не сходится

Журнал выданных счетов-фактур

Норма

По каждой предоплате периода есть проведенный документ вида «На аванс»

Тревожный признак

Выписки проведены, а счетов-фактур на аванс в журнале нет

Книга продаж за квартал

Норма

Авансовые записи присутствуют с кодом вида операции 02

Тревожный признак

Записей по авансам нет при наличии предоплат

Почему авансовый счет-фактура не создается или не виден

Самая частая причина — оплата отражена документом с видом операции, который программа не считает авансом, либо зачет аванса произошел в том же периоде, и по настройке учетной политики регистрация не требуется. Также обработка не предложит аванс, если счет расчетов в документе оплаты указан нестандартно (не 62.02).

Вторая причина — ручные операции по счетам расчетов. Если аванс введен операцией, введенной вручную, обработка его не увидит корректно: ей нужны проводки по субсчетам авансов с заполненной аналитикой по контрагенту и договору.

Третья ситуация — счет-фактура создан, но не проведен из-за ошибки: например, не указана ставка НДС в договоре или в документе оплаты. Откройте журнал выданных счетов-фактур с отбором по непроведенным документам и исправьте причину.

Частые вопросы по авансовым счетам-фактурам в 1С

Нужно ли выписывать счет-фактуру на аванс, если отгрузка была в том же квартале?

Формально НДС с аванса начисляется при получении предоплаты, а при отгрузке принимается к вычету. На практике, если оплата и отгрузка в одном налоговом периоде, многие организации регистрируют авансовые счета-фактуры, но порядок можно закрепить в учетной политике — например, не регистрировать при зачете в течение 5 рабочих дней. Главное — применять выбранный порядок последовательно.

Где посмотреть, по каким авансам счета-фактуры еще не выписаны?

Откройте обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс», заполните ее за нужный период — в таблице останутся только авансы без зарегистрированных счетов-фактур. Дополнительно сверьте остатки 62.02 с сальдо 76.АВ.

Как найти авансовый счет-фактуру по конкретному контрагенту?

В журнале «Счета-фактуры выданные» или «Счета-фактуры полученные» установите отбор по контрагенту и виду «На аванс». Либо откройте карточку документа оплаты — внизу формы есть ссылка на связанный счет-фактуру.

Почему обработка регистрации не заполняется, хотя предоплаты были?

Проверьте: вид операции и счет расчетов в документе оплаты (должен быть субсчет авансов), настройку порядка регистрации в учетной политике НДС, а также не зачтен ли аванс отгрузкой в том же периоде. Ручные операции по 62.02 обработка может не учитывать.

Чем отличается счет-фактура на аванс от обычного в 1С?

Это тот же документ «Счет-фактура», но с видом «На аванс»: в табличной части указывается обобщенное наименование товаров или формулировка по договору, ставка НДС — расчетная (например, 20/120), а основанием служит документ оплаты, а не реализация или поступление.

Можно ли восстановить НДС с аванса и где это видно?

Да, при зачете аванса отгрузкой НДС, начисленный с предоплаты, принимается к вычету. Эти записи формируются документом «Формирование записей книги покупок» и видны в книге покупок, а также в отчете «Анализ учета по НДС» в соответствующем блоке.