Учет и Финансы · 12 мин
Где в 1С посмотреть подотчетные суммы
Где в 1С посмотреть подотчетные суммы: карточка счета 71, отчеты по подотчетным лицам, авансовые отчеты и проверка задолженности сотрудников.
Подотчетные суммы в 1С — это деньги, выданные сотрудникам на хозяйственные, командировочные и представительские расходы, по которым они обязаны отчитаться авансовым отчетом или вернуть остаток. В типовых конфигурациях («1С:Бухгалтерия 8», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ЗУП») такие операции отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а посмотреть остатки и обороты можно несколькими способами: через стандартные бухгалтерские отчеты, через документы выдачи и через специализированные отчеты по подотчетным лицам.
Выбор способа зависит от задачи: быстро проверить долг конкретного сотрудника удобнее через карточку счета 71, сверить все выдачи за период — через оборотно-сальдовую ведомость, а разобраться, из каких документов сложилась сумма, — через анализ счета или журнал авансовых отчетов. Ниже разобраны конкретные пути в меню, настройки отчетов и типичные ситуации.
Как устроен учет подотчетных сумм в 1С
Все расчеты с подотчетными лицами в типовых конфигурациях проходят через счет 71. Выдача денег из кассы (документ «Выдача наличных» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу») или с расчетного счета формирует проводку в дебет счета 71. Авансовый отчет сотрудника закрывает задолженность — кредит счета 71 в корреспонденции со счетами затрат, материалов или расчетов с поставщиками.
Аналитика на счете 71 ведется по справочнику «Физические лица» (или «Сотрудники», в зависимости от конфигурации). Именно поэтому любой отчет по счету 71 можно развернуть по сотрудникам и увидеть, кто и сколько должен организации или кому организация должна перерасход по авансовому отчету.
Важно понимать знак сальдо: дебетовый остаток по сотруднику означает, что сотрудник должен организации (получил деньги и не отчитался), кредитовый — что организация должна сотруднику (он потратил свои деньги и подтвердил расходы авансовым отчетом, но перерасход еще не выплачен).
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71: общая картина
Самый быстрый способ увидеть все подотчетные суммы сразу — сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71. В «1С:Бухгалтерии 8» путь такой: раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». В поле «Счет» укажите 71, задайте период и нажмите «Сформировать».
По умолчанию отчет покажет сальдо и обороты в разрезе субконто «Работники организации» — то есть по каждому подотчетному лицу отдельно. В колонках «Сальдо на начало» и «Сальдо на конец» по дебету видны суммы, которые сотрудники должны организации, по кредиту — суммы перерасхода, которые организация должна выплатить.
Если нужно отфильтровать только дебиторскую задолженность (неотчитавшихся сотрудников), откройте настройки отчета (кнопка «Показать настройки») и на вкладке «Отбор» добавьте условие, либо проще — сформируйте отчет и ориентируйтесь на колонку дебетового сальдо. Для регулярного контроля удобно сохранить настройку отчета под понятным именем, чтобы не настраивать заново.
- 1Откройте раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
- 2В поле «Счет» выберите 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
- 3Установите нужный период и организацию
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте сальдо по каждому сотруднику
- 5При необходимости сохраните настройку отчета для повторного использования
Анализ счета и карточка счета 71: детализация по сотруднику
Когда нужно не просто увидеть сумму, а понять, из каких документов она сложилась, используйте отчеты «Анализ счета» и «Карточка счета». Оба находятся в разделе «Отчеты» (в «1С:Бухгалтерии» — подраздел «Стандартные отчеты»).
Анализ счета 71
Отчет показывает обороты счета 71 в корреспонденции с другими счетами: сколько выдано из кассы (71/50), сколько перечислено с расчетного счета (71/51), сколько списано авансовыми отчетами на затраты (например, 71/26, 71/44, 71/10). В настройках на вкладке «Группировка» включите разворот по субконто «Работники организации» — тогда увидите, по каким направлениям тратит деньги каждый сотрудник.
Карточка счета 71
Это самый детальный вариант: хронологический список всех проводок по счету с указанием документа, суммы и корреспондирующего счета. Чтобы посмотреть долг конкретного человека, в настройках на вкладке «Отбор» добавьте условие «Работники организации = нужный сотрудник». Из карточки можно двойным щелчком открыть любой документ — выдачу наличных, авансовый отчет, возврат в кассу.
Специализированные отчеты по подотчетным лицам
В ряде конфигураций есть отдельные отчеты именно по подотчетным суммам. В «1С:Бухгалтерии 8» доступен отчет «Задолженность подотчетных лиц» (раздел «Руководителю» или «Отчеты», в зависимости от версии). Он показывает суммы выданных авансов, сроки отчета и просроченную задолженность — удобно для контроля дисциплины отчетности.
В «1С:ERP» и «1С:Комплексной автоматизации» расчеты с подотчетными лицами ведутся в разделе «Казначейство» (или «Финансы»): там есть журналы «Авансовые отчеты», «Выдача денежных средств подотчетным лицам» и отчеты по задолженности подотчетных лиц с детализацией по документам и срокам. В «1С:ЗУП» подотчетные суммы по командировкам смотрят через документы командировок и связанные авансовые отчеты.
Точное название и расположение отчета зависит от версии конфигурации. Если не находите нужный отчет в меню, воспользуйтесь поиском по команде «Найти» в панели функций или строкой поиска в разделе «Отчеты» — введите «подотчет».
Какой отчет выбрать
Нужна общая картина долгов всех сотрудников на дату. Не показывает, из каких документов сложилась сумма.
Нужно детально разобрать расчеты с одним сотрудником по документам. Для общего обзора избыточна.
Нужно понять структуру расходов: куда уходят подотчетные деньги в корреспонденции со счетами затрат.
Нужен контроль сроков отчетности и просрочки. Есть не во всех конфигурациях и версиях.
Просмотр через документы: выдачи и авансовые отчеты
Иногда проще посмотреть подотчетные суммы непосредственно в журналах документов. В «1С:Бухгалтерии» выдача денег отражается в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы» (документы «Выдача наличных» с операцией «Выдача подотчетному лицу») и «Банковские выписки» (перечисления на карту сотруднику). Отчетность сотрудников — в разделе «Покупки» (или «Банк и касса») → «Авансовые отчеты».
В журнале авансовых отчетов видно, кто, когда и на какую сумму отчитался. Сопоставив журнал выдач и журнал авансовых отчетов по конкретному сотруднику, можно вручную прикинуть непогашенный остаток. Это рабочий способ для разовой проверки, но для регулярного контроля он трудоемок — используйте отчеты по счету 71.
Полезный прием: из карточки сотрудника в справочнике «Физические лица» или «Сотрудники» в некоторых конфигурациях доступны связанные документы. Это позволяет быстро увидеть все выдачи и отчеты конкретного человека, не настраивая отборы в журналах.
Перед инвентаризацией расчетов с подотчетными лицами сформируйте ОСВ по счету 71 на конец периода и сверьте каждое дебетовое сальдо с первичкой: у сотрудника либо должен быть незакрытый срок отчета, либо задолженность нужно признать просроченной и принять меры. Кредитовое сальдо сверьте с выплатами перерасхода — иногда сотруднику просто не выплатили положенную сумму.
Частые ошибки и ограничения
Самая распространенная проблема — «зависшие» суммы из-за дублей в справочнике физических лиц. Если один и тот же человек заведен дважды, выдача проходит по одному элементу справочника, а авансовый отчет — по другому, и в отчетах появляются одновременно дебетовый и кредитовый остатки. Лечится объединением дублей (в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование») или ручной корректировкой аналитики.
Вторая типичная ситуация — неправильный вид операции в документе выдачи. Если при выдаче наличных выбрана операция, не связанная с подотчетным лицом (например, «Прочий расход»), сумма не попадет на счет 71 и в отчетах по подотчетным лицам ее не будет. Проверяйте проводки документа кнопкой «Дт/Кт» сразу после проведения.
Третья ошибка — поиск подотчетных сумм в отчетах по кассе. Кассовая книга и отчеты по счету 50 показывают только факт выдачи денег, но не задолженность сотрудника. Остаток по кассе и задолженность подотчетных лиц — разные вещи, и сверять их напрямую нельзя.
Проверка результата и сверка
После того как вы нашли подотчетную сумму, убедитесь, что она корректна. Сверьте дебетовое сальдо по каждому сотруднику с реальным положением дел: есть ли у него непредоставленный авансовый отчет, не истек ли срок отчетности, не был ли остаток возвращен в кассу документом «Приходный кассовый ордер».
Для сверки за период используйте связку: ОСВ по счету 71 (итоги) + карточка счета по сотруднику (детали) + первичные документы (подтверждение). Если все три уровня сходятся, данные достоверны. Расхождение на любом уровне — повод искать ошибку в документах, а не в отчете.
Как проверить результат
Дебетовое сальдо соответствует реально незакрытым авансам сотрудников
Есть суммы по уволенным или по сотрудникам, которые давно отчитались
Один человек — один элемент справочника, один остаток
По одному человеку одновременно дебетовый и кредитовый остатки на разных дублях
Дт 71 — Кт 50 или 51 с заполненным субконто «Работники»
Другая корреспонденция или пустое субконто — сумма в отчетах по подотчетным не появится
FAQ: частые вопросы о подотчетных суммах в 1С
Как посмотреть долг конкретного сотрудника по подотчетным суммам?
Сформируйте отчет «Карточка счета 71» с отбором по этому сотруднику (настройки → вкладка «Отбор» → «Работники организации»). В шапке отчета будет сальдо на начало и конец периода, а в таблице — все документы, сформировавшие долг. Альтернатива — отчет «Задолженность подотчетных лиц», если он есть в вашей конфигурации.
Почему в отчете по счету 71 нет выданной сотруднику суммы?
Чаще всего в документе выдачи выбран неподходящий вид операции или не заполнено субконто «Работники организации». Откройте документ, проверьте его проводки (кнопка «Дт/Кт»): должна быть запись в дебет счета 71. Также проверьте, не заведен ли сотрудник в справочнике дважды — тогда сумма есть, но «висит» на другом элементе.
Что означает кредитовое сальдо по счету 71?
Это задолженность организации перед сотрудником: он потратил личные деньги, подтвердил расходы авансовым отчетом, но перерасход ему еще не выплатили. Такую сумму нужно выплатить через кассу или банк — сама по себе она не закроется.
Как увидеть подотчетные суммы в 1С:ERP или 1С:КА?
Откройте раздел «Казначейство» (или «Финансы») и найдите отчеты по задолженности подотчетных лиц, а также журналы «Авансовые отчеты» и «Выдача денежных средств подотчетным лицам». Дополнительно доступны стандартные бухгалтерские отчеты по счету 71 через раздел «Регламентированный учет» или «Отчеты».
Можно ли выгрузить список подотчетных сумм в Excel?
Да. Любой табличный отчет 1С (ОСВ, карточка счета, анализ счета) сохраняется через меню «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» в форматы Excel (xlsx), mxl, pdf. Сохраненный файл можно фильтровать и сверять уже в табличном редакторе.
Как контролировать сроки отчетности по подотчетным суммам?
Используйте отчет «Задолженность подотчетных лиц» — он показывает просроченные авансы с учетом установленных сроков отчетности. Если такого отчета нет, сформируйте ОСВ по счету 71 и вручную сверьте даты выдач из карточки счета с внутренним регламентом организации по срокам предоставления авансовых отчетов.
Что важно запомнить
Подотчетные суммы в 1С смотрят через отчеты по счету 71: ОСВ — для общей картины, карточка счета — для детализации по сотруднику, анализ счета — для структуры расходов. Дебетовое сальдо — долг сотрудника, кредитовое — долг организации. Расхождения сначала разбирайте по документам, а не закрывайте ручными операциями.