Где в 1С посмотреть аванс: отчёты и проверка зачёта

Авансы в 1С отражаются на отдельных субсчетах: 60.02 «Расчёты по авансам выданным» для предоплаты поставщикам и 62.02 «Расчёты по авансам полученным» для предоплаты от покупателей. Посмотреть их можно несколькими способами — через оборотно-сальдовую ведомость, анализ счёта, карточку счёта или специализированные отчёты по расчётам с контрагентами.

Выбор инструмента зависит от задачи: быстро увидеть общую сумму авансов удобнее через ОСВ, найти конкретный платёж и документ зачёта — через анализ счёта или карточку, а проверить корректность зачёта по конкретному договору — через акт сверки и отчёт «Задолженность по срокам».

Ниже разобраны конкретные пути в типовых конфигурациях 1С: Бухгалтерия предприятия 8.3, а также отличия для Управления торговлей и Комплексной автоматизации, где логика авансов построена на регистрах расчётов.

Какие счета и регистры используются для авансов

В плане счетов 1С:Бухгалтерии авансы выделены в отдельные субсчета. Счёт 60.02 накапливает авансы, выданные поставщикам, 62.02 — авансы, полученные от покупателей. Когда поступает товар или отгружается продукция, программа автоматически формирует проводку зачёта: Дт 60.01 Кт 60.02 или Дт 62.02 Кт 62.01 соответственно.

Дополнительно для НДС с авансов используются счета 76.АВ (НДС с авансов полученных) и 76.ВА (НДС с авансов выданных). Если нужно проверить не только сам аванс, но и корректность начисления НДС, эти счёта тоже стоит включить в анализ.

В конфигурациях «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация» помимо бухгалтерских счетов работают регистры расчётов с клиентами и поставщиками. Там аванс виден как отдельный объект расчётов — платёжный документ, к которому ещё не привязана отгрузка или поступление.

Оборотно-сальдовая ведомость: быстрый просмотр сумм авансов

Самый быстрый способ увидеть общую картину — сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счёту. Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 60.02 или 62.02, задайте период и нажмите «Сформировать».

В настройках отчёта (кнопка «Показать настройки») включите группировку по субконто «Контрагенты» и «Договоры». Тогда отчёт покажет, кому именно выдан аванс или от кого получен, в разрезе договоров. Конечное сальдо по дебету 60.02 — это сумма незачтённых авансов поставщикам, по кредиту 62.02 — незакрытые авансы покупателей.

Общую ОСВ по всем счетам («Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость») тоже можно использовать: разверните счёт 60 или 62 кнопкой со стрелкой и найдите нужный субсчёт. Это удобно, когда заодно нужно оценить всю дебиторскую и кредиторскую задолженность.

1. 1
   Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту».
2. 2
   Укажите счёт 60.02 (авансы выданные) или 62.02 (авансы полученные) и период.
3. 3
   В настройках добавьте группировку по контрагентам и договорам.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и посмотрите конечное сальдо — это сумма незачтённых авансов.
5. 5
   Двойным щелчком по сумме откройте детализацию до документов.

Анализ счёта и карточка счёта: детализация до документов

Когда нужно понять, какими документами образован аванс и был ли он зачтён, используйте «Анализ счёта» (раздел «Отчёты»). Отчёт покажет обороты по счёту 60.02 или 62.02 в корреспонденции с другими счетами: поступление аванса обычно идёт с кредита счёта 51, зачёт — с дебета 60.01.

Карточка счёта даёт максимальную детализацию: это хронологический список всех проводок по счёту с указанием документа, контрагента и суммы. Откройте «Отчёты» → «Карточка счёта», укажите счёт и контрагента в отборе — и вы увидите каждый платёж и каждый зачёт отдельной строкой.

Признак корректной картины: после поступления товара на сумму аванса сальдо по 60.02 по этому договору уменьшается на ту же сумму. Если документ поступления проведён, а сальдо не изменилось — зачёт не сработал, и это повод разбираться с настройками или договором.

Акт сверки и отчёты по задолженности

Для проверки расчётов с конкретным контрагентом сформируйте акт сверки: раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» (в некоторых версиях — «Сверка взаиморасчётов»). В акте видны и авансы, и отгрузки, и взаимный зачёт по договору за выбранный период.

Отчёты «Задолженность поставщикам» / «Задолженность покупателей» и «Задолженность по срокам» показывают авансы как отдельную часть расчётов: отрицательная задолженность или колонка «Аванс» означает, что переплата (предоплата) ещё не закрыта поставкой. Эти отчёты находятся в разделах «Покупки» и «Продажи» в блоке отчётов по расчётам.

В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» используйте отчёты «Ведомость расчётов с клиентами» и «Ведомость расчётов с поставщиками» — они строятся по регистрам расчётов и показывают аванс как незакрытый расчётный документ, что точнее отражает состояние взаиморасчётов, чем бухгалтерские счета.

Почему аванс не зачитывается: типичные причины

Самая частая причина «зависшего» аванса — расхождение в аналитике. Зачёт в 1С выполняется только в пределах совпадающей тройки: организация, контрагент, договор (а в торговых конфигурациях — ещё и заказ или объект расчётов). Если оплата проведена по одному договору, а поступление — по другому, программа не зачтёт аванс автоматически.

Вторая причина — настройка способа зачёта авансов в документе поступления или реализации. В документе есть поле «Зачёт аванса» (или аналогичное): «Автоматически», «По документу» или «Не зачитывать». Если выбрано «Не зачитывать», аванс останется висеть на 60.02, пока его не зачтут вручную документом «Корректировка долга».

Третья группа причин — неправильная последовательность проведения документов: поступление проведено раньше оплаты с ошибочной датой, документы находятся в разных закрытых периодах, либо платёжное поручение не проведено вовсе. Проверьте, что оба документа проведены и попадают в один открытый период.

Как исправить зависший аванс и проверить результат

Если аванс не зачтён из-за разных договоров, есть два пути. Первый — исправить договор в одном из документов, если это не противоречит реальным условиям сделки, и перепровести документ. Второй — использовать документ «Корректировка долга» (раздел «Покупки» или «Продажи»), операция «Зачёт авансов» или «Перенос задолженности»: он перенесёт сумму с одного договора на другой корректными проводками.

Если проблема в настройке зачёта, откройте документ поступления или реализации, измените способ зачёта на «Автоматически» и перепроведите документ. Программа сформирует проводку зачёта в пределах суммы аванса по этому договору.

После исправления обязательно проверьте результат: сформируйте ОСВ по счёту 60.02 или 62.02 с группировкой по контрагентам — сальдо по нужному договору должно уменьшиться или обнулиться. Дополнительно сверьтесь актом сверки с контрагентом, чтобы подтвердить, что расчёты сходятся с обеих сторон.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по 60.02/62.02 по договору

Норма

Уменьшилось на сумму зачтённого аванса или обнулилось

Тревожный признак

Осталось прежним — зачёт не прошёл, ищите расхождение в аналитике

Проводки документа поступления

Норма

Есть запись Дт 60.01 Кт 60.02 на сумму аванса

Тревожный признак

Проводки зачёта нет — проверьте настройку способа зачёта

Акт сверки с контрагентом

Норма

Расчёты сходятся, расхождений нет

Тревожный признак

Расхождение по сумме аванса — сверяйте первичные документы

Часто задаваемые вопросы

На каком счёте в 1С отражается аванс, выданный поставщику?

На счёте 60.02 «Расчёты по авансам выданным». Посмотреть сумму можно через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с группировкой по контрагентам и договорам. НДС с такого аванса, если он принят к вычету, отражается на счёте 76.ВА.

Почему в оборотно-сальдовой ведомости аванс показан с минусом?

Минус появляется, когда отчёт строится по свёрнутому сальдо счёта 60 или 62 в целом: аванс и задолженность по одному контрагенту взаимно уменьшают друг друга. Чтобы увидеть чистую сумму аванса, формируйте ОСВ отдельно по субсчету 60.02 или 62.02.

Как посмотреть авансы по конкретному покупателю?

Сформируйте «Анализ счёта» по 62.02 с отбором по нужному контрагенту или откройте карточку счёта с тем же отбором. Альтернатива — отчёт «Задолженность покупателей» в разделе «Продажи», где аванс виден как отдельная составляющая расчётов.

Аванс оплачен, но в отчёте его нет. Что проверить в первую очередь?

Проверьте, что платёжный документ проведён, указан правильный договор и в нём корректно определён вид расчётов (по договору, а не по заказам, если это не предусмотрено). Также убедитесь, что отчёт сформирован за период, включающий дату платежа, и по нужной организации.

Чем отличается просмотр авансов в 1С:Бухгалтерии и в Управлении торговлей?

В Бухгалтерии авансы анализируют по счетам 60.02 и 62.02 через стандартные бухгалтерские отчёты. В Управлении торговлей основной инструмент — отчёты по регистрам расчётов («Ведомость расчётов с клиентами/поставщиками»), где аванс виден как незакрытый расчётный документ, а бухгалтерские счета играют вспомогательную роль.