Учет и Финансы · 11 мин
Где в 1С найти подотчетных лиц: справочники, документы и отчеты
Где найти подотчетных лиц в 1С: справочник физлиц, авансовые отчеты, заявка на расходование ДС, отчеты по расчетам с подотчетными в БП и ERP.
Подотчетные лица в 1С — это не отдельный справочник, а физические лица, с которыми организация ведет расчеты по выданным авансам. Поэтому пользователи часто не могут найти нужный раздел: информация о подотчетниках распределена между справочником физических лиц, кассовыми и банковскими документами, авансовыми отчетами и регистрами расчетов.
Точное расположение зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8.3» логика одна, в «1С:ERP» и «1С:Комплексной автоматизации» — другая, в «1С:ЗУП» подотчетные лица вообще отсутствуют как учетный объект. Ниже разобраны основные места, где хранятся и отображаются подотчетные лица, и как проверить расчеты с ними.
Почему в 1С нет отдельного справочника подотчетных лиц
В типовых конфигурациях 1С подотчетное лицо — это не самостоятельный объект, а роль физического лица. Любой сотрудник, занесенный в справочник «Физические лица» (в БП и ЗУП) или связанный с сотрудником (в ERP), может стать подотчетником в момент выдачи ему денежных средств.
Это сделано осознанно: аванс может получить директор, курьер, менеджер по закупкам — создавать для каждого отдельную карточку в отдельном справочнике не нужно. Система определяет «подотчетность» по факту наличия документов выдачи средств и незакрытых расчетов, а не по признаку в карточке.
Поэтому искать нужно не справочник, а три вещи: карточку физического лица, документы выдачи и списания авансов, а также отчеты по расчетам. Каждый из этих элементов находится в своем разделе интерфейса.
Где подотчетные лица в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии» базовый список людей, которые могут быть подотчетниками, находится в разделе Справочники → Физические лица. Если аванс выдается сотруднику, удобнее ориентироваться на раздел Зарплата и кадры → Сотрудники — каждый сотрудник связан с физическим лицом.
Сами операции с подотчетниками сосредоточены в двух разделах. Выдача аванса оформляется в разделе Банк и касса: документами «Расходный кассовый ордер» (вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу») или «Списание с расчетного счета» (аналогичная операция при перечислении на карту). Отчет о расходах — документ «Авансовый отчет» в разделе Покупки → Авансовые отчеты или Банк и касса → Авансовые отчеты в зависимости от настроек интерфейса.
Чтобы увидеть, кто именно сейчас числится подотчетником и сколько должен, откройте отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 или Анализ субконто (раздел «Отчеты»). В ОСВ по счету 71 в настройках включите группировку по субконто «Работники организации» — получите список всех подотчетных лиц с остатками.
- 1Откройте раздел «Отчеты» и выберите «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
- 2Укажите счет 71 и период
- 3В настройках включите группировку по субконто «Работники организации»
- 4Сформируйте отчет — все сотрудники с ненулевым остатком и есть действующие подотчетники
- 5Двойным щелчком по строке откройте карточку счета и посмотрите документы движения
Где подотчетные лица в 1С:ERP и Комплексной автоматизации
В «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация» учет подотчетников вынесен в раздел Казначейство. Здесь работают документы «Заявка на расходование денежных средств», «Выдача денежных средств подотчетному лицу» (кассовый или банковский документ) и «Авансовый отчет» (в новых релизах — «Приобретение товаров и услуг» с соответствующим видом операции).
Физические лица хранятся в справочнике НСИ и администрирование → Физические лица, сотрудники — в разделе Кадры → Сотрудники. При выдаче аванса в документе указывается именно физическое лицо (подотчетное лицо), а не контрагент.
Для контроля расчетов используйте отчеты раздела «Казначейство»: «Контроль выданных авансов», «Расчеты с подотчетными лицами», «Задолженность подотчетных лиц». Они показывают, кому выдано, сколько израсходовано и какие авансы просрочены по срокам отчетности.
Где искать в разных конфигурациях
Справочники → Физические лица; документы в «Банк и касса»; контроль — ОСВ по счету 71
Раздел «Казначейство»: заявки, выдача ДС, авансовые отчеты; отчеты «Контроль выданных авансов»
Подотчетные операции не ведутся; есть только справочники физлиц и сотрудников, расчеты — в бухгалтерской программе
Раздел «Деньги»: расход из кассы и авансовые отчеты; отчет «Расчеты с подотчетниками»
Какие документы формируют расчеты с подотчетником
Расчеты с подотчетным лицом начинаются с документа выдачи. В кассе это расходный кассовый ордер с операцией выдачи подотчетнику, в безналичном порядке — списание с расчетного счета на карту сотрудника. В ERP перед выдачей часто оформляется заявка на расходование денежных средств, которая согласуется руководителем.
Закрывают расчеты авансовые отчеты с приложенными оправдательными документами: чеками, БСО, актами, билетами. Если сотрудник не израсходовал всю сумму, остаток возвращается приходным кассовым ордером или перечислением на расчетный счет. Если потратил больше — перерасход выдается сотруднику отдельным документом.
Важно, чтобы во всех документах указывалось одно и то же физическое лицо из одного элемента справочника. Дубли в справочнике «Физические лица» — самая частая причина «зависших» остатков: аванс выдан одному элементу, а отчет проведен по дублю, и программа видит долг у обоих.
Как проверить задолженность подотчетных лиц
Стандартный контроль — отчет по расчетам. В Бухгалтерии это «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» и «Анализ субконто» с видом субконто «Работники организации». Дебетовый остаток означает долг сотрудника перед организацией (выдано больше, чем отчитался), кредитовый — долг организации перед сотрудником (перерасход по авансовому отчету).
В ERP и КА используйте отчет «Контроль выданных авансов»: он показывает суммы выдачи, отчеты и просроченные авансы с учетом срока, установленного в учетной политике или заявке. Это удобнее ОСВ, потому что сразу видно нарушение сроков отчетности.
Проверку стоит делать ежемесячно перед закрытием месяца: незакрытые подотчетные суммы искажают дебиторскую задолженность и могут вызвать вопросы при инвентаризации расчетов. По сотрудникам, которые длительно не отчитываются, суммы могут быть удержаны из зарплаты в установленном порядке.
Как проверить результат
Остаток равен нулю или соответствует последнему выданному авансу
Остаток есть, но документов выдачи за период нет — возможен дубль физлица
Каждая выдача закрыта отчетом или возвратом
Есть выдачи без отчетов дольше установленного срока
На сотрудника один элемент справочника
Два и более элемента с одинаковым ФИО — расчеты раздваиваются
Типичные ошибки при работе с подотчетниками
Чаще всего проблемы возникают не из-за того, что раздел не найден, а из-за ошибок ведения учета. Ниже собраны типовые ситуации, которые приводят к расхождениям по счету 71 и «фантомным» долгам сотрудников.
Если обнаружили расхождение, действуйте от документов: сформируйте карточку счета 71 по сотруднику, найдите «подвисшую» выдачу и проверьте, к какому элементу справочника она привязана. Исправление делается через корректировку документа или перенос остатков, а не ручными проводками «в никуда».
Как настроить быстрый доступ к подотчетникам
Если вы регулярно работаете с подотчетными лицами, настройте интерфейс под себя. В Бухгалтерии добавьте в избранное (звездочка в панели навигации) журналы «Авансовые отчеты», «Кассовые документы» и отчет «ОСВ по счету». В ERP вынесите на начальную страницу отчет «Контроль выданных авансов».
Полезно настроить отбор в журнале авансовых отчетов по организации и подразделению, если их несколько. В отчетах сохраните вариант с группировкой по работникам — не придется каждый раз менять настройки вручную.
Для массовой выдачи авансов (например, командировочных нескольким сотрудникам) в ERP используйте заявки на расходование ДС со списком получателей — это сокращает количество документов и упрощает контроль.
Как выбрать действие
Частые вопросы о подотчетных лицах в 1С
Почему в списке физических лиц нет нужного сотрудника?
Скорее всего, сотрудник заведен, но связанное физическое лицо создано с другим написанием ФИО или находится в другой папке справочника. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке на физическое лицо — так вы найдете точный элемент. Если ссылки нет, создайте физлицо из карточки сотрудника, а не вручную, чтобы избежать дублей.
Можно ли выдать аванс человеку, который не является сотрудником?
Штатно расчеты по счету 71 ведутся только с работниками организации. Выдача аванса лицу, не состоящему в трудовых отношениях, — спорная практика с точки зрения учета; такие операции обычно оформляют через договор и счета расчетов с контрагентами. Технически в 1С выдать деньги можно любому физлицу из справочника, но корректность такого учета определяет бухгалтер.
Как увидеть все авансовые отчеты одного сотрудника?
Откройте журнал «Авансовые отчеты» и установите отбор по полю «Физическое лицо» (или «Сотрудник»). Альтернатива — сформировать «Карточку счета 71» по этому работнику: там будут и выдачи, и отчеты в хронологическом порядке с нарастающим остатком.
Что делать, если аванс висит на уволенном сотруднике?
Проверьте, был ли долг удержан при окончательном расчете. Если нет — задолженность списывается по решению руководства: взыскание через суд, прощение долга (с налоговыми последствиями) или списание на расходы после истечения срока исковой давности на основании инвентаризации. Оформляется это документами списания задолженности, а не удалением старых документов.
Где в 1С:УНФ находятся подотчетные лица?
В «Управлении нашей фирмой» откройте раздел «Деньги»: там находятся документы «Расход из кассы» (операция выдачи подотчетнику) и «Авансовый отчет». Для контроля используйте отчет «Расчеты с подотчетниками» в том же разделе — он показывает остатки по каждому сотруднику.
Что важно запомнить
Отдельного справочника подотчетных лиц в 1С нет: подотчетник — это физическое лицо, по которому есть движения на счете 71. Ищите людей в справочнике «Физические лица», операции — в кассовых и банковских документах и авансовых отчетах, а актуальный список должников — в ОСВ по счету 71 (БП) или отчете «Контроль выданных авансов» (ERP). Главный источник ошибок — дубли физлиц и незакрытые выдачи.