Где в 1С находятся настройки кадрового учета

Настройки кадрового учета в 1С не собраны в одном месте: они распределены между параметрами учетной политики, справочниками, документами и настройками расчета зарплаты. Место расположения зависит от конфигурации — в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) и в 1С:Бухгалтерии 8.3 пути различаются, а в старых версиях (ЗУП 2.5, Бухгалтерия 2.0) логика меню устроена иначе.

Основная точка входа в типовой ЗУП 3.1 — раздел «Настройка» в панели разделов. Именно там находятся «Реквизиты организации», «Штатное расписание», «Графики работы сотрудников» и подраздел «Расчет зарплаты». В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровые настройки разбросаны по разделам «Зарплата и кадры» и «Главное» — «Настройки зарплаты».

Ниже разобраны конкретные пути для обеих конфигураций, типовые параметры, которые нужно проверить перед началом ведения кадрового учета, и ошибки, из-за которых документы проводятся неправильно или расчеты искажаются.

Где настройки кадрового учета в 1С:ЗУП 3.1

Откройте раздел «Настройка» в левой панели разделов. Если раздел не виден, нажмите кнопку меню (три полоски) в правом верхнем углу панели разделов и включите его отображение через «Настройки навигации». Внутри раздела находятся ключевые блоки:

• Реквизиты организации — данные работодателя, регистрации в фондах, учетная политика;
• Подразделения — структура компании, к которой привязываются сотрудники;
• Штатное расписание — позиции с окладами и надбавками;
• Графики работы сотрудников — пятидневка, сменные графики, неполное время;
• Расчет зарплаты — начисления, удержания, шаблоны документов.

Отдельно стоит зайти в «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний». Здесь включаются нужные виды расчета: командировки, отпуска, больничные, сверхурочные, районный коэффициент. Если нужный вид начисления недоступен в документе — чаще всего он просто не включен в этом списке.

Где настройки кадрового учета в 1С:Бухгалтерии 8.3

В Бухгалтерии кадровый блок урезан по сравнению с ЗУП, но для небольших организаций его достаточно. Основной путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты». Откроется форма, где задаются:

• общие настройки — ведется ли учет во внешней программе (например, ЗУП) или в самой Бухгалтерии;
• порядок учета зарплаты — счета учета, способы отражения в учете;
• налоги и взносы с ФОТ — ставки, льготы, предельные базы;
• штатное расписание — если включено, прием на работу привязывается к позициям.

Сами кадровые документы (прием на работу, кадровый перевод, увольнение) находятся в «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы». Справочник сотрудников — там же, пункт «Сотрудники». Отпуска, больничные и командировки доступны из журнала «Все начисления» или из раздела «Зарплата и кадры» после включения соответствующих опций в настройках.

Если в разделе «Зарплата и кадры» нет документов приема и увольнения, проверьте в «Настройках зарплаты», что учет ведется в этой программе, а не во внешней. При выбранном варианте «во внешней программе» кадровые документы в Бухгалтерии скрываются.

Какие параметры проверить перед началом ведения учета

Прежде чем заводить сотрудников и создавать документы, последовательно проверьте базовые настройки. Пропуск любого пункта приводит к ошибкам в расчетах или невозможности провести документ.

1. 1
   Заполните реквизиты организации: ИНН, КПП, регистрационные номера в фондах, адрес.
2. 2
   Создайте структуру подразделений и должности в справочниках.
3. 3
   Настройте графики работы: пятидневку, сменные графики, графики неполного времени.
4. 4
   Включите штатное расписание, если планируете контролировать число ставок.
5. 5
   Включите нужные виды начислений и удержаний в настройках расчета зарплаты.
6. 6
   Задайте учетную политику: даты выплаты аванса и зарплаты, порядок расчета среднего заработка.
7. 7
   Проверьте производственный календарь — он должен быть заполнен и актуален.

Особое внимание уделите производственному календарю. В ЗУП он находится в разделе «Настройка» → «Производственные календари», в Бухгалтерии — «Главное» → «Производственные календари» или через «Все функции». Незаполненный календарь искажает расчет среднего заработка, нормы времени и оплату отпусков.

Настройка штатного расписания и графиков работы

Штатное расписание в ЗУП включается в «Настройка» → «Кадровый учет» → «Настройка штатного расписания». Доступны варианты: не вести, вести без контроля соответствия и вести с контролем (прием возможен только на свободную ставку). В Бухгалтерии переключатель находится в «Настройках зарплаты» на закладке «Штатное расписание».

Графики работы создаются в справочнике «Графики работы сотрудников». Для стандартной пятидневки достаточно указать шаблон заполнения по дням недели с привязкой к производственному календарю. Для сменных графиков задается цикл смен с чередованием рабочих и выходных дней.

Типичная ошибка с графиками

Частая проблема — сотруднику при приеме назначен график, отличный от фактического режима работы. Например, реально человек работает по сменному графику 2/2, а в карточке стоит пятидневка. Итог: неверная норма часов, искаженный расчет при неполном месяце и ошибки в табеле. Проверяйте график в кадровом документе приема и в документе «Кадровый перевод» при смене режима.

Как проверить, что настройки применились

После изменения настроек выполните контрольный прием: создайте тестового сотрудника, оформите прием на работу и начислите зарплату за неполный месяц. Сверьте норму дней и часов с производственным календарем, проверьте, что нужные начисления доступны в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Контрольные точки

Как проверить результат

Доступность кадровых документов

Норма

Прием, перевод, увольнение видны в журнале и создаются

Тревожный признак

Документов нет в списке — проверьте настройку учета и права пользователя

Норма времени в начислении

Норма

Норма дней и часов совпадает с графиком сотрудника

Тревожный признак

Норма нулевая или не соответствует графику — проверьте график и календарь

Состав начислений

Норма

Нужные виды расчета доступны при подборе

Тревожный признак

Начисление отсутствует — включите его в настройке состава начислений

Если настройки менялись после того, как часть документов уже проведена, проверьте, не требуется ли перерасчет. В ЗУП изменение учетной политики задним числом может потребовать перепроведения документов и пересчета начислений.

Ограничения и когда нужны права администратора

Доступ к разделу «Настройка» и изменению учетной политики обычно ограничен правами. Пользователю с профилем «Кадровик» или «Расчетчик» часть настроек недоступна — формы открываются в режиме просмотра или не отображаются вовсе. Если нужный пункт меню не виден, уточните у администратора, какие профили прав назначены вашей учетной записи.

В нетиповых (доработанных) конфигурациях расположение настроек может отличаться: разработчики иногда выносят кадровые параметры в отдельные подсистемы. В этом случае найдите нужную форму через «Все функции» (Shift + F9 в режиме тонкого клиента с включенным режимом технического специалиста) или уточните у сопровождающего специалиста.

FAQ

Почему в разделе «Настройка» нет пункта «Штатное расписание»?

В ЗУП 3.1 штатное расписание включается через «Настройка» → «Кадровый учет» → «Настройка штатного расписания». После включения пункт появляется в разделе «Кадры». Если и там его нет, проверьте права пользователя или обновите конфигурацию — в очень старых релизах интерфейс отличался.

Где в 1С:Бухгалтерии включить отпуска и больничные?

Откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Расчет зарплаты» и отметьте нужные виды расчета: отпуска, больничные, командировки. После этого документы появятся в разделе «Зарплата и кадры».

Изменение графика работы затронет прошлые периоды?

Сам график в справочнике хранит историю заполнения, но расчеты за прошлые закрытые периоды автоматически не пересчитываются. Если график был ошибочным и зарплата рассчитана неверно, потребуется ручной перерасчет документов за затронутые месяцы.

Как найти настройку, если неизвестно, где она находится?

Используйте строку поиска в верхней части окна программы (в ЗУП и Бухгалтерии 8.3 она ищет по функциям меню) или «Все функции» через Shift + F9, если включен режим технического специалиста. В «Все функциях» доступны все объекты конфигурации по имени.

Можно ли вести кадровый учет в Бухгалтерии, а зарплату — в ЗУП?

Такая схема нестандартна. Типовой вариант обмена предполагает, что кадровый учет и расчет ведутся в ЗУП, а в Бухгалтерию передаются проводки и сводные данные. В настройках зарплаты Бухгалтерии в этом случае выбирается учет «во внешней программе».