Учет и Финансы · 10 мин
Где в 1С находится журнал учета счетов-фактур
Где найти журнал учета счетов-фактур в 1С:Бухгалтерии 8.3 и других конфигурациях. Пути через меню, настройка, нумерация и типичные проблемы с поиском.
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур — это регистр, в котором собираются все счета-фактуры организации: и выданные покупателям, и полученные от поставщиков. Вести его обязаны посредники, комиссионеры, агенты, застройщики и экспедиторы, а обычные организации на ОСНО формируют его при необходимости сверки НДС. В 1С этот журнал спрятан не в самом очевидном месте, и его расположение зависит от конфигурации и версии программы.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 журнал находится в разделе «Отчеты» либо в разделе «Покупки»/«Продажи» — в зависимости от настроек интерфейса. В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP путь другой. Ниже разобраны конкретные маршруты для основных конфигураций, способы быстрого поиска через строку команд и варианты действий, если журнал в меню отсутствует.
Где искать журнал в 1С:Бухгалтерии 8.3
Основной путь в типовой «Бухгалтерии предприятия» редакции 3.0: откройте раздел «Отчеты» в верхней панели разделов, затем в группе «Налоги и взносы» или «Регламентированные отчеты» найдите пункт «Журнал счетов-фактур по Постановлению № 1137». Именно так отчет называется в свежих релизах, поскольку форма журнала утверждена постановлением Правительства № 1137.
Альтернативный маршрут — через операционные разделы. Откройте «Покупки» или «Продажи» и в списке документов найдите ссылку «Журнал счетов-фактур». В некоторых настройках интерфейса этот пункт скрыт: тогда нажмите кнопку навигации раздела (значок с тремя полосками или шестеренку) и включите отображение нужной команды.
Если журнал нужен постоянно, добавьте его в избранное: откройте отчет, нажмите кнопку «Еще» и выберите «Добавить в избранное». Ссылка появится на начальной странице и в панели избранного, что избавит от повторного поиска по меню.
- 1Откройте раздел «Отчеты» в верхней панели разделов.
- 2Найдите пункт «Журнал счетов-фактур по Постановлению № 1137».
- 3Установите период и организацию в шапке отчета.
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте, что в журнал попали и полученные, и выставленные счета-фактуры.
Поиск через «Все функции» и строку поиска
Универсальный способ, работающий в любой конфигурации на управляемых формах, — команда «Все функции». Нажмите кнопку главного меню (круглая кнопка в левом верхнем углу) или сочетание клавиш, выберите «Все функции», в открывшемся дереве раскройте ветку «Отчеты» и найдите журнал по названию. Если ветка «Все функции» не открывается, включите её: «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду "Все функции"».
Ещё быстрее — поле поиска в панели функций текущего раздела. Начните вводить «журнал счетов», и программа покажет подходящие команды. В свежих версиях платформы 8.3 работает и глобальный поиск по меню: кликните по значку лупы в заголовке окна или используйте поле поиска в панели разделов.
Где журнал в Управлении торговлей, ERP и Комплексной автоматизации
В 1С:Управление торговлей 11 журнал учета счетов-фактур находится в разделе «Регламентированный учет и НДС» либо «Финансовый результат и контроллинг» → группа отчетов по НДС. В некоторых настройках интерфейса раздел называется «Закупки» или «Продажи» — тогда журнал ищите в подменю «Сервис» или «Отчеты» этого раздела.
В 1С:ERP Управление предприятием и Комплексной автоматизации путь схожий: раздел «Регламентированный учет» (или «Бухгалтерский и налоговый учет») → «Отчеты по НДС» → «Журнал счетов-фактур». Если у пользователя настроен ограниченный интерфейс (например, только «Продажи»), раздел с регламентированным учетом может быть недоступен — это вопрос прав доступа, а не отсутствия отчета в программе.
Пути к журналу в разных конфигурациях
Раздел «Отчеты» → «Журнал счетов-фактур по Постановлению № 1137», либо «Покупки»/«Продажи» → «Журнал счетов-фактур».
Раздел «Регламентированный учет и НДС» → отчеты по НДС, либо подменю «Сервис» разделов «Закупки»/«Продажи».
Раздел «Регламентированный учет» → «Отчеты по НДС» → «Журнал счетов-фактур». Требуются права на регламентированный учет.
Как сформировать и проверить журнал
После открытия отчета задайте период — обычно квартал, за который ведется учет НДС. Укажите организацию, если в базе их несколько. Нажмите «Сформировать». В результате вы увидите таблицу с двумя частями: полученные счета-фактуры и выставленные счета-фактуры, с графами по номеру, дате, контрагенту, сумме и коду валюты.
Проверьте полноту данных: количество строк в части «Выставленные» должно совпадать с количеством счетов-фактур в книге продаж за тот же период, а часть «Полученные» — с книгой покупок (с учетом документов, не попадающих в книгу, например авансовых у посредников). Расхождение без объяснимой причины — сигнал проверить регистрацию документов.
Для выгрузки в налоговую инспекцию используйте не печатную форму, а электронный формат: в отчете есть кнопка выгрузки в XML либо журнал формируется через «1С-Отчетность» в составе ответа на требование ФНС. Печатная форма по кнопке «Печать» нужна для внутреннего архива и сверок.
Как проверить результат
Заполнены обе части — полученные и выставленные счета-фактуры
Одна из частей пустая, хотя документы за период есть
Число выставленных счетов-фактур совпадает с книгой продаж
Журнал меньше книги продаж — часть документов не зарегистрирована
В шапке указан нужный квартал и правильная организация
Отбор стоит по другой организации или период сброшен
Почему журнал может не отображаться или быть пустым
Самая частая причина «пропавшего» журнала — настройки интерфейса. В такси-интерфейсе состав команд раздела меняется: откройте меню навигации раздела и включите команду вручную. Вторая причина — права пользователя: роль без доступа к регламентированным отчетам скрывает пункт из меню. Проверить это может администратор в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права».
Пустой журнал при наличии документов обычно означает, что счета-фактуры не зарегистрированы в подсистеме НДС. Проверьте, проведены ли документы «Счет-фактура выданный» и «Счет-фактура полученный», а не только реализации и поступления. Также убедитесь, что в учетной политике организации не установлен режим, при котором журнал не ведется (например, упрощенная система без обязанностей налогового агента).
Чем журнал отличается от книги покупок и книги продаж
Журнал учета счетов-фактур — это сводный реестр всех счетов-фактур, прошедших через организацию, включая те, что не дают права на вычет и не формируют начисление НДС (например, документы посредников). Книга покупок фиксирует только основания для вычета НДС, а книга продаж — только начисленный налог. Поэтому журнал обычно шире по составу.
Обязанность сдавать журнал в электронном виде возникает у посредников, комиссионеров, агентов, застройщиков и экспедиторов. Остальные организации ведут журнал для внутреннего контроля и предоставляют его только по требованию инспекции. Если ваша организация не относится к перечисленным категориям, отсутствие выгрузки журнала в составе декларации — это норма, а не ошибка.
Если журнала нет в меню: порядок действий
Действуйте последовательно. Сначала воспользуйтесь глобальным поиском по меню — это исключает вариант «не там ищу». Затем откройте «Все функции» и проверьте ветку «Отчеты». Если отчет там есть, но в разделе не виден — настройте панель навигации раздела. Если отчета нет даже в «Всех функциях», проверьте права пользователя и версию конфигурации: в очень старых релизах форма могла называться иначе или отсутствовать.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Журнал учета счетов-фактур в 1С — это отчет, а не документ: в Бухгалтерии 8.3 он открывается через «Отчеты» или «Покупки»/«Продажи», в УТ и ERP — через раздел регламентированного учета. Быстрее всего его находит поиск по меню или «Все функции». Пустой журнал чаще всего означает неверный период, отбор по организации или непроведенные счета-фактуры.
Частые вопросы
Журнал счетов-фактур — это документ или отчет?
Это отчет, который автоматически собирает данные из проведенных документов «Счет-фактура выданный» и «Счет-фактура полученный». Создавать его вручную построчно не нужно — достаточно задать период и сформировать.
Почему в моей 1С журнал называется иначе?
Название зависит от релиза конфигурации: встречаются варианты «Журнал счетов-фактур», «Журнал учета счетов-фактур» и «Журнал счетов-фактур по Постановлению № 1137». Это один и тот же отчет, ищите по ключевому слову «журнал» в поиске меню.
Кто обязан вести и сдавать журнал учета счетов-фактур?
В электронном виде журнал обязаны представлять посредники, комиссионеры, агенты, застройщики и экспедиторы. Остальные организации формируют его для внутреннего контроля и предоставляют только по требованию налоговой инспекции.
Что делать, если журнал формируется пустым?
Проверьте три вещи: правильность периода и организации в шапке отчета, наличие проведенных документов «Счет-фактура» (а не только реализаций и поступлений) и настройки учетной политики по НДС. Чаще всего причина в одном из этих пунктов.
Можно ли открыть журнал, если нет прав на раздел «Отчеты»?
Нет, доступ к отчету определяется ролью пользователя. Попросите администратора добавить права на регламентированные отчеты по НДС либо сформировать и передать вам готовый журнал за нужный период.
Чем журнал отличается от книги покупок и книги продаж?
Журнал включает все счета-фактуры организации, в том числе не влияющие на НДС (например, посреднические). Книга покупок содержит только документы, дающие право на вычет, а книга продаж — только начисленный налог. Состав и назначение этих регистров различаются.