Где в 1С найти журнал приходных и расходных кассовых документов

Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) в 1С хранятся в специализированных журналах раздела учёта денежных средств. В зависимости от конфигурации — «1С:Бухгалтерия 8», «Управление нашей фирмой», «Комплексная автоматизация» или ERP — путь к этим журналам немного отличается, но логика везде одинакова: документы кассы сгруппированы в отдельном подразделе меню «Банк и касса» или «Деньги».

Частая путаница возникает из-за того, что пользователи ищут кассовые документы в общем журнале операций или в разделе банковских выписок. ПКО и РКО отражают движение наличных денег по кассе организации (счёт 50 в бухгалтерском учёте), поэтому программа выделяет для них собственные журналы с отдельной нумерацией и специфическими отборами.

Ниже разобраны точные пути к журналам в основных конфигурациях, способы быстрого поиска конкретного ордера, настройка отборов и типичные ситуации, когда документ «не находится».

Журнал кассовых документов в 1С:Бухгалтерия 8.3

Основной путь: откройте в верхней панели раздел «Банк и касса». В левой колонке навигации по разделу находится группа «Касса», где доступны три пункта: «Кассовые документы», «Приходные кассовые ордера» и «Расходные кассовые ордера».

Журнал «Кассовые документы» объединяет ПКО и РКО в одном списке — это удобно, когда нужно просмотреть все операции по кассе за день в хронологическом порядке и проверить сквозную нумерацию. Отдельные журналы ПКО и РКО используют, когда требуется работа только с одним видом ордеров, например при сверке выдачи подотчётных сумм.

Если раздел «Банк и касса» не отображается в интерфейсе, проверьте настройки панели разделов: нажмите кнопку меню в правом верхнем углу панели разделов и выберите «Настройка навигации», либо откройте журнал через общее меню «Все функции» (или «Главное меню» → «Все функции») → «Документы» → «Приходный кассовый ордер».

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» в верхней панели разделов
2. 2
   В левой колонке выберите «Кассовые документы» для общего списка или отдельный журнал ПКО/РКО
3. 3
   Установите период через кнопку «Ещё» → «Установить период» или стандартный отбор по дате
4. 4
   Проверьте, что в шапке журнала выбрана нужная организация, если в базе ведётся несколько юрлиц

Где искать ПКО и РКО в других конфигурациях

В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) кассовые документы находятся в разделе «Деньги». Журнал «Касса» объединяет приходные и расходные ордера, а также документы перемещения денег. Отбор по виду документа настраивается через кнопку «Ещё» → «Настроить список» или стандартную панель отборов над списком.

В «1С:Комплексная автоматизация» и ERP путь проходит через раздел «Казначейство» (в новых версиях — «Бюджетирование и казначейство»). Там приходные ордера называются «Приходный кассовый ордер», расходные — «Расходный кассовый ордер», а общий журнал может называться «Кассовые документы» или входить в рабочее место «Операции по кассе».

В «1С:Зарплата и управление персоналом» кассовые ордера встречаются в контексте выплаты зарплаты через кассу: раздел «Выплаты» → документы «Ведомость в кассу». Сами ПКО/РКО там не формируются — они создаются в бухгалтерской программе при синхронизации.

Как быстро найти конкретный ордер в журнале

Стандартный список документов в 1С поддерживает поиск по любой видимой колонке. Установите курсор в колонку «Номер» или «Контрагент» (в зависимости от того, что известно) и начните вводить значение — программа выполнит инкрементальный поиск. Альтернатива — сочетание клавиш Ctrl+F для полнотекстового поиска по списку.

Для сложных условий используйте отбор: кнопка «Ещё» → «Настроить список» (или «Установить отбор и сортировку списка»). Доступны отборы по организации, кассе, контрагенту, статье движения денежных средств, виду операции, сумме и ответственному. Например, чтобы найти все выдачи подотчёт конкретному сотруднику, задайте отбор по виду операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу» и по контрагенту.

Если известна примерная сумма, но не известен номер, добавьте в отбор поле «Сумма документа» с условием «Равно» или «В интервале». Это быстрее, чем визуальный просмотр большого списка.

Кассовая книга и листы кассовой книги

Помимо журналов документов, в 1С есть регламентированная форма «Кассовая книга» — в «1С:Бухгалтерии» она открывается из раздела «Банк и касса» → «Кассовая книга» (или через «Отчёты»). Это сводная печатная форма, в которую автоматически включаются все проведённые ПКО и РКО за выбранный период с расчётом входящего и исходящего остатка.

Кассовая книга удобна для проверки полноты регистрации: если ордер есть в журнале, но не попал в кассовую книгу, значит, документ не проведён, помечен на удаление или относится к другой организации/кассе. Это быстрый способ контроля перед сдачей отчётности или ревизией.

Контрольные точки

Как проверить полноту кассовых документов

Документ есть в журнале и в кассовой книге

Норма

Ордер проведён, сумма включена в обороты по кассе

Тревожный признак

Документ в журнале есть, в книге отсутствует — проверьте проведение и пометку удаления

Нумерация ордеров за день

Норма

Номера идут последовательно без пропусков

Тревожный признак

Пропуски номеров — возможно, удалённый или непроведённый документ

Остаток на конец дня в кассовой книге

Норма

Неотрицательный остаток, совпадает с фактическим

Тревожный признак

Отрицательный остаток — ордер введён задним числом или пропущен приход

Почему документ не отображается в журнале

Самая частая причина — установленный отбор или ограничение периода. Проверьте строку отбора над списком и сбросьте её через «Ещё» → «Отключить отбор» (или удалите условия в настройке списка). Вторая причина — документ создан от имени другой организации: если в базе несколько юрлиц, журнал по умолчанию может фильтроваться.

Третья группа причин — права доступа. Если пользователю назначена роль с ограничением на уровне записей (RLS) или нет права чтения документов кассы, список будет пустым или неполным. Это проверяется под учётной записью администратора: если под ней документы видны, проблема в настройке прав, и решать её должен администратор системы.

Наконец, документ мог быть введён в другой период — например, ордер датирован прошлым месяцем, а журнал открыт за текущий. Расширьте период просмотра или снимите его вовсе для проверки.

Ограничения и безопасная работа с журналом

Просмотр журналов, отборы, поиск и формирование кассовой книги — полностью безопасные операции, они не меняют данные. Осторожность требуется при действиях с самими документами: пометка удаления, отмена проведения и изменение ордеров закрытого периода влияют на остаток кассы, кассовую книгу и регламентированную отчётность.

Перед массовыми изменениями (например, перенумерацией или групповым перепроведением) сделайте резервную копию информационной базы. Если база файловая — скопируйте файл 1Cv8.1CD; если клиент-серверная — используйте штатные средства СУБД или выгрузку через конфигуратор.

Частые вопросы

Можно ли вывести ПКО и РКО одним списком с разными номерами?

Да, журнал «Кассовые документы» в 1С:Бухгалтерии объединяет оба вида ордеров. У каждого вида своя нумерация, поэтому в общем списке номера будут пересекаться — ориентируйтесь на колонку с типом документа или добавьте её через «Ещё» → «Изменить форму», если она скрыта.

Как найти ордер, если известен только контрагент?

Установите курсор в колонку «Контрагент» и начните вводить название — сработает поиск по подстроке. Либо откройте «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор по полю «Контрагент» с условием «Содержит», чтобы зафиксировать фильтр.

Почему кассовая книга пустая, хотя ордера в журнале есть?

Наиболее вероятные причины: документы не проведены или помечены на удаление, выбрана другая организация в шапке отчёта, либо задан неверный период. Проверьте пометку проведения по пиктограмме документа в журнале.

Где посмотреть, кто создал или изменил кассовый ордер?

Откройте сам документ — автор и время изменения доступны через кнопку «Ещё» → «История изменений» (если включено версионирование) либо в журнале регистрации: «Администрирование» → «Журнал регистрации» с отбором по типу события «Данные. Изменение».

Можно ли распечатать список ордеров прямо из журнала?

Да, выделите нужные строки (с Ctrl или Shift) и нажмите «Ещё» → «Вывести список» — программа сформирует табличный документ, который можно распечатать или сохранить. Для официальных целей вместо списка используйте кассовую книгу.