Учет и Финансы · 8 мин
Где в 1С найти авансовый счёт-фактуру
Где в 1С найти авансовый счёт-фактуру: журнал счетов-фактур, обработка регистрации, проверка по покупателю и поставщику, исправление ошибок и типичные проблемы.
Авансовый счёт-фактура в 1С формируется автоматически на основании документов оплаты, но найти его в интерфейсе бывает непросто: документы разбросаны по разным журналам, а часть создаётся только через специальную обработку регистрации. Ниже разобраны все типовые места, где хранятся авансовые счета-фактуры в 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей, а также способы проверить их корректность.
Главная сложность в том, что авансовые счета-фактуры существуют в двух ролях: выданные покупателю (при получении предоплаты) и полученные от поставщика (при перечислении аванса). Для каждой роли в программе предусмотрены свои журналы, обработки и отчёты, и искать документ нужно именно в соответствующем разделе.
Где искать выданные авансовые счета-фактуры
Основное место хранения выданных счетов-фактур — журнал «Продажи» → «Счета-фактуры выданные» (в некоторых конфигурациях раздел называется «Банк и касса» → «Счета-фактуры»). В журнале отображаются все выставленные документы, включая авансовые. Чтобы отобрать только авансовые, используйте отбор по виду документа-основания: авансовые счета-фактуры создаются на основании поступлений на расчётный счёт, приходных кассовых ордеров или операций по платёжным картам.
Быстрый способ найти конкретный документ — открыть само поступление оплаты и перейти по гиперссылке «Счёт-фактура» в нижней части формы документа. Если счёт-фактура зарегистрирован, ссылка откроет его; если нет — программа предложит создать документ. Это самый надёжный способ убедиться, что авансовый счёт-фактура по конкретной оплате существует.
Ещё один путь — через карточку контрагента или договора. Откройте договор с покупателем и перейдите по ссылке связанных документов: в списке будут и авансовые счета-фактуры, зарегистрированные по этому договору.
Обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс»
Если авансовых счетов-фактур в журнале нет, их нужно сначала сформировать. Для этого служит обработка «Продажи» → «Обслуживание счетов-фактур» → «Регистрация счетов-фактур на аванс». Обработка анализирует остатки расчётов по авансам полученным (счёт 62.02) и предлагает список незарегистрированных авансов.
- 1Откройте «Продажи» → «Регистрация счетов-фактур на аванс»
- 2Укажите организацию и период, за который нужно зарегистрировать документы
- 3Нажмите «Заполнить» — программа покажет незарегистрированные авансы по контрагентам и договорам
- 4Проверьте суммы и ставки НДС в таблице, при необходимости скорректируйте
- 5Нажмите «Выполнить» — счета-фактуры будут созданы и проведены
- 6Откройте журнал «Счета-фактуры выданные» и убедитесь, что документы появились
Обратите внимание: обработка формирует счета-фактуры только по тем авансам, по которым выполняются условия учётной политики. Если в настройках НДС задано, что счета-фактуры на аванс не выставляются при зачёте аванса в течение пяти календарных дней, такие авансы в список не попадут. Проверьте настройку в разделе «Главное» → «Налоги и отчёты» → «НДС».
Где найти полученные авансовые счета-фактуры
Счета-фактуры, полученные от поставщиков на перечисленные авансы, хранятся в журнале «Покупки» → «Счета-фактуры полученные». Как и в случае с выданными, быстрее всего найти документ через основание: откройте списание с расчётного счёта или расходный кассовый ордер и перейдите по гиперссылке счёта-фактуры.
Полученный авансовый счёт-фактура регистрируется вручную: в документе оплаты укажите номер и дату входящего счёта-фактуры и нажмите кнопку регистрации. Программа создаст документ «Счёт-фактура полученный» с видом «На аванс». Если вы принимаете НДС с авансов к вычету, именно этот документ попадёт в книгу покупок.
Как найти авансовый счёт-фактуру через отчёты
Когда документ не находится в журналах, помогают отчёты по расчётам и НДС. Отчёт «Анализ расчётов по авансам полученным» (или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62.02) покажет, по каким контрагентам числятся незакрытые авансы — по ним должны существовать авансовые счета-фактуры.
Для проверки полноты используйте отчёты «Отчёты» → «Анализ учёта по НДС» и экспресс-проверку ведения учёта. Экспресс-проверка выявит авансы, по которым счёт-фактура не зарегистрирован, и покажет конкретные документы оплаты. Также книгу продаж можно сформировать с отбором по виду счёта-фактуры «На аванс» — так вы увидите все авансовые документы, попавшие в декларацию.
Авансовые счета-фактуры в других конфигурациях
В 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация выданные счета-фактуры находятся в разделе «Продажи» → «Счета-фактуры выданные», а регистрация авансовых выполняется через рабочее место «Оформление счетов-фактур и налоговых документов». Полученные — в разделе «Закупки» → «Счета-фактуры полученные».
В 1С:УНФ авансовые счета-фактуры создаются из документа оплаты (поступление в кассу, поступление на счёт) по кнопке «Создать на основании» или через список «Продажи» → «Счета-фактуры». Логика та же: документ привязан к оплате, поэтому искать его удобнее всего через основание.
Где искать в разных конфигурациях
Журналы «Продажи»/«Покупки» → «Счета-фактуры», обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс»
Рабочее место «Оформление счетов-фактур», журналы в разделах «Продажи» и «Закупки»
Список «Продажи» → «Счета-фактуры», создание из документа оплаты
Типичные проблемы и их решение
Самая частая ситуация — счёт-фактура не создаётся обработкой регистрации. Причины: аванс уже зачтён отгрузкой, в учётной политике задан порядок «не регистрировать при зачёте в течение 5 дней», либо оплата проведена не по тому договору. Проверьте задолженность по счёту 62.02 в разрезе договора из документа оплаты.
Вторая проблема — дубли авансовых счетов-фактур, когда документ создан и вручную, и обработкой. Дубли искажают книгу продаж и приводят к расхождениям с декларацией. Найдите лишний документ по номеру и сумме в журнале и пометьте его на удаление, предварительно убедившись, что он не попал в уже сданную отчётность.
Как проверить результат
После формирования или поиска авансовых счетов-фактур сверьте три показателя: остаток по счёту 62.02 (или 60.02 для поставщиков), сумму авансовых счетов-фактур в журнале и данные книги продаж или покупок. Все три должны быть согласованы: каждому незакрытому авансу соответствует счёт-фактура, а сумма НДС по ним совпадает с отражённой в декларации.
Как проверить результат
Остатки авансов совпадают с суммами зарегистрированных авансовых счетов-фактур
Есть авансы без счёта-фактуры или наоборот
Один авансовый счёт-фактура на каждую оплату, документ проведён
Дубли, непроведённые или помеченные на удаление документы
Авансовые счета-фактуры попали в книгу с верной ставкой НДС
Документы отсутствуют или суммы расходятся с декларацией
Что важно запомнить
Авансовый счёт-фактура всегда привязан к документу оплаты: ищите его через основание, журналы «Продажи»/«Покупки» или обработку регистрации. Полноту контролируйте сверкой остатков по счетам 62.02/60.02 с книгой продаж и покупок.
Частые вопросы
Почему обработка регистрации не видит аванс?
Чаще всего аванс уже зачтён отгрузкой, в учётной политике включён порядок «не регистрировать при зачёте в течение 5 календарных дней», либо оплата проведена по другому договору. Проверьте остаток по 62.02 в разрезе именно того договора, что указан в платёжном документе.
Можно ли создать авансовый счёт-фактуру вручную?
Да, из документа оплаты по гиперссылке «Счёт-фактура» или кнопкой создания на основании. Но перед ручным созданием убедитесь, что обработка регистрации не создала документ раньше — иначе получите дубль и двойное начисление НДС.
Где посмотреть авансовые счета-фактуры за конкретный квартал?
Откройте журнал «Счета-фактуры выданные» (или полученные) и установите отбор по периоду. Дополнительно можно сформировать книгу продаж за квартал с отбором по виду «На аванс» — там будут только документы, попавшие в отчётность.
Что делать, если авансовый счёт-фактура создан дважды?
Найдите оба документа в журнале по сумме и контрагенту, определите, какой из них попал в книгу продаж и декларацию. Лишний пометьте на удаление. Если период закрыт и отчётность сдана, сначала оцените необходимость уточнённой декларации и сделайте резервную копию базы.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру на аванс, полученный в неденежной форме?
Да, обязанность выставления авансового счёта-фактуры не зависит от формы оплаты: взаимозачёт, вексель и другие способы расчёта также формируют аванс. В 1С такие документы регистрируются на основании соответствующих операций по расчётам.