Где найти кассовую книгу в 1С и как её сформировать

Кассовая книга в 1С находится в разделе денежных документов и формируется как отчёт на основании приходных и расходных кассовых ордеров. В «1С:Бухгалтерии 8.3» путь к ней выглядит так: меню «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Кассовая книга» в командной панели списка. В других конфигурациях («Управление нашей фирмой», ERP, «Комплексная автоматизация») отчёт лежит в разделе «Деньги» или «Казначейство».

Программа собирает листы кассовой книги автоматически по данным проведённых ПКО и РКО, поэтому отдельного «ввода» книги не требуется — нужно только правильно настроить нумерацию листов и периодически формировать отчёт для печати. Ошибки в кассовой книге почти всегда означают, что в кассовых документах пропущена дата, неверно указан счёт учёта или документ не проведён.

Ниже разобраны точные пути в популярных конфигурациях, порядок формирования и печати, настройка нумерации листов, типовые ошибки и способы их проверки.

Где находится кассовая книга в 1С:Бухгалтерии 8.3

Основной путь: откройте раздел «Банк и касса», перейдите в журнал «Кассовые документы». В командной панели журнала (над списком документов) есть кнопка «Кассовая книга» — она открывает форму отчёта. Если кнопки не видно, разверните меню «Ещё» в командной панели: при узком окне часть кнопок скрывается туда.

Второй способ — через общий список отчётов: раздел «Отчёты» → «Кассовая книга». В некоторых релизах отчёт доступен также из карточки кассового документа. Для формирования достаточно указать период, организацию и кассу (если их несколько).

Если пункт «Кассовые документы» отсутствует в меню, проверьте функциональность: «Главное» → «Функциональность» → закладка «Банк и касса» — должна быть включена опция учёта кассовых операций. Без неё раздел кассы скрыт.

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»
2. 2
   Нажмите кнопку «Кассовая книга» в командной панели списка
3. 3
   Укажите период, организацию и кассу
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте листы
5. 5
   Выведите на печать через кнопку «Печать»

Где искать кассовую книгу в других конфигурациях 1С

Расположение отчёта зависит от конфигурации, но логика везде одинаковая: кассовая книга — это отчёт по кассовым документам.

• 1С:УНФ (Управление нашей фирмой): раздел «Деньги» → «Отчёты» → «Кассовая книга». Также доступна из журнала «Кассовые документы».
• 1С:ERP / Комплексная автоматизация: раздел «Казначейство» → «Отчёты» → «Кассовая книга» (в некоторых версиях — «Отражение операций в кассовой книге»).
• 1С:Бухгалтерия КОРП: путь совпадает с ПРОФ-версией — «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Кассовая книга».
• 1С:ЗУП: кассовой книги как таковой нет, зарплатная касса ведётся через ведомости; кассовая книга формируется в бухгалтерской программе.

Если отчёт не находится через меню, воспользуйтесь глобальным поиском (иконка лупы или Ctrl+F в панели навигации): введите «кассовая книга» — система покажет все команды и документы с таким названием, доступные вашей роли.

Как сформировать и распечатать кассовую книгу

Откройте отчёт, задайте период — обычно день, месяц или квартал. Укажите организацию и при необходимости конкретную кассу, если в справочнике «Кассы» заведено несколько. Нажмите «Сформировать»: программа построит листы по дням, в которые были движения по кассе.

Каждый лист содержит номер, дату, входящее сальдо, строки по приходу и расходу с номерами ордеров и корреспондирующими счетами, итог за день и остаток на конец дня. Последний лист периода дополняется титульной частью с подписями кассира и главного бухгалтера.

Для печати нажмите кнопку «Печать» в форме отчёта. Перед печатью проверьте, что нумерация листов идёт с нужного номера — она задаётся в настройках отчёта или в параметрах учёта (подробнее в следующем разделе). При ведении книги в бумажном виде листы прошиваются и заверяются; при электронном хранении — подписываются электронной подписью в соответствии с принятым в организации порядком.

Настройка нумерации листов и параметров отчёта

Номер первого листа кассовой книги на начало года обычно задаётся один раз. В «1С:Бухгалтерии» нумерация продолжается автоматически от листа к листу внутри периода, а стартовый номер можно скорректировать в настройках отчёта (кнопка «Ещё» → «Изменить вариант отчёта» или поле «Номер первого листа» в шапке формы — зависит от релиза).

Если кассовая книга ведётся с начала года с первого листа, убедитесь, что в настройках не остался номер с прошлого периода. Типичная ситуация: книга за новый год начинается не с листа №1, а продолжает старую нумерацию — это признак того, что параметр не сброшен.

Дополнительно в настройках отчёта можно включить вывод обложки кассовой книги, указать ответственных лиц (кассир, главный бухгалтер, руководитель) — эти данные подставляются в подписи. ФИО берутся из регистра ответственных лиц организации, поэтому сначала проверьте их актуальность в карточке организации.

Перед печатью книги за месяц сформируйте её сначала за один день и сверьте входящий остаток с остатком по счёту 50 в оборотно-сальдовой ведомости. Если сальдо сходится в первом листе, дальнейшие листы обычно корректны; если нет — ищите непроведённый или лишний кассовый документ.

Почему кассовая книга пустая или с ошибками

Самая частая причина пустого отчёта — кассовые документы не проведены или введены другой организацией/кассой. Откройте журнал «Кассовые документы», снимите отборы и проверьте: у нужных ПКО и РКО должен стоять признак проведения, правильные дата, организация и касса.

Расхождение остатков возникает, когда документ провели «задним числом» после формирования книги, изменили сумму в уже учтённом ордере или удалили документ. В этом случае листы за затронутые дни нужно пересформировать и перепечатать, а исправления оформить в установленном порядке.

Ещё одна типовая ситуация — операции по эквайрингу или подотчётным лицам пользователи ошибочно ждут в кассовой книге. В книгу попадают только движения наличных по кассе (счёт 50.01 и аналогичные); операции по расчётному счёту и эквайрингу отражаются в банковских документах.

Проверка результата и контрольные точки

После формирования сверьте три вещи: входящий остаток первого листа, итоговые обороты за день и исходящий остаток. Исходящий остаток каждого листа должен совпадать с сальдо по счёту 50 на конец этого дня в оборотно-сальдовой ведомости.

Проверьте лимит остатка кассы, если он установлен для организации: остаток на конец дня не должен превышать лимит, кроме дней выплаты зарплаты и иных разрешённых случаев. Превышение видно прямо в листе книги.

Контрольные точки

Как проверить результат

Входящий остаток первого листа

Норма

Равен остатку по счёту 50 на начало дня/периода

Тревожный признак

Сумма отличается — ищите непроведённые или изменённые документы

Нумерация листов

Норма

Последовательная, начинается с заданного номера

Тревожный признак

Пропуски номеров или продолжение старой нумерации

Исходящий остаток дня

Норма

Совпадает с ОСВ по счёту 50 и не превышает лимит

Тревожный признак

Расхождение с ОСВ или превышение лимита без основания

Состав строк

Норма

Каждая строка ссылается на существующий ПКО или РКО

Тревожный признак

Есть операции, которых нет в журнале кассовых документов

Когда стоит обратиться к специалисту

Самостоятельно безопасно формировать отчёт, менять его параметры и печатать листы — эти действия не изменяют данные учёта. Осторожность нужна при исправлении кассовых документов прошлых периодов: перепроведение ордеров может изменить остатки, регламентированную отчётность и данные по расчётам.

Если расхождение между книгой и ОСВ не удаётся найти за разумное время, если требуется восстановить нумерацию листов за длительный период или исправить документы закрытого периода — привлеките бухгалтера или специалиста по 1С. Перед любыми массовыми перепроведениями сделайте резервную копию информационной базы.

Частые вопросы

Нет кнопки «Кассовая книга» в журнале кассовых документов. Что делать?

Разверните меню «Ещё» в командной панели — кнопка может быть скрыта при узком окне. Если её нет и там, проверьте функциональность программы («Главное» → «Функциональность» → «Банк и касса») и права пользователя: доступ к отчёту есть у ролей с правами на кассовые документы.

Кассовая книга формируется пустой, хотя ордера есть. В чём причина?

Чаще всего документы не проведены, введены на другую организацию или другую кассу, либо в отчёте установлен отбор, отсекающий данные. Снимите все отборы, проверьте признак проведения у ПКО и РКО и совпадение организации в документах и параметрах отчёта.

Как начать нумерацию листов с единицы в новом году?

Откройте настройки отчёта «Кассовая книга» и установите номер первого листа равным 1 (поле в шапке формы или в варианте отчёта — зависит от релиза). Сформируйте книгу заново и проверьте, что последующие листы продолжают нумерацию последовательно.

Попадают ли в кассовую книгу операции по эквайрингу и расчётному счёту?

Нет. Кассовая книга отражает только движение наличных денег по кассе через ПКО и РКО. Операции по расчётному счёту и эквайрингу учитываются в банковских документах и банковских выписках.

Можно ли вести кассовую книгу только в электронном виде в 1С?

Порядок ведения кассовой книги — бумажной или электронной с подписанием электронной подписью — организация определяет сама в соответствии с действующими правилами ведения кассовых операций. В 1С поддерживаются оба варианта: листы можно распечатать либо хранить и подписывать в электронном виде при наличии настроенного обмена с подписанием.

Остаток в кассовой книге не совпадает с ОСВ по счёту 50. Где искать ошибку?

Сформируйте книгу за один день, начиная с последней даты, где остатки сходились, и двигайтесь вперёд по дням. Ищите непроведённые, помеченные на удаление или изменённые задним числом ПКО и РКО, а также документы с неверной датой или кассой.