Учет и Финансы · 9 мин
Карточки индивидуального учёта сумм начисленных выплат в 1С: где найти и как работать
Где найти в 1С карточку индивидуального учёта сумм начисленных выплат и взносов: ЗУП и Бухгалтерия, настройка, проверка данных, типичные ошибки.
Карточка индивидуального учёта сумм начисленных выплат и иных вознаграждений — это форма, в которой по каждому сотруднику собираются облагаемые выплаты и начисленные страховые взносы. Она нужна кадровикам и бухгалтерам для сверки данных перед сдачей персонифицированных сведений и расчёта по страховым взносам, а также для ответов на запросы фондов и проверок.
В продуктах 1С эта карточка реализована как отчёт, а не как документ. Её не нужно заводить вручную — программа формирует карточку автоматически на основе начислений зарплаты, премий, больничных и рассчитанных взносов. Поэтому основной вопрос — где именно в интерфейсе находится этот отчёт и почему иногда он «не находится» или показывает не те цифры.
Ниже разобраны пути к карточке в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, настройки формирования, способы проверки корректности данных и типичные проблемы, из-за которых отчёт пустой или расходится с расчётом по взносам.
Что представляет собой карточка и когда она нужна
Карточка индивидуального учёта — персонифицированный регистр: в ней по месяцам показаны база для начисления взносов, суммы выплат, не облагаемые взносами, и сами начисленные взносы (на пенсионное, медицинское, социальное страхование и от несчастных случаев, если предусмотрено конфигурацией).
Форма используется в нескольких ситуациях: сверка перед сдачей расчёта по страховым взносам, ответ на требование СФР или ФНС, разбор расхождений по конкретному сотруднику, передача данных при увольнении или реорганизации. Ранее существовала унифицированная форма, утверждённая совместным приказом фондов; сейчас организации ведут карточку в произвольном виде, и отчёт 1С закрывает эту потребность.
Где найти карточку в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» отчёт доступен из раздела «Отчеты, справки». Откройте подраздел «Отчеты по сотрудникам» или воспользуйтесь поиском по разделу: введите в строке поиска отчётов слово «карточка» — в выдаче появится «Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат».
Альтернативный путь — через «1С-Отчетность»: «Отчеты, справки» → «1С-Отчетность», затем в списке форм найти карточку индивидуального учёта. Этот вариант удобен, если вы работаете с персонифицированной отчётностью и хотите видеть карточку рядом с другими формами.
Если отчёт не отображается в списке, проверьте права пользователя: доступ к отчётам по взносам может быть ограничен настройкой ролей. Также убедитесь, что в программе ведётся учёт взносов — в базах, где зарплата не рассчитывается, отчёт будет пустым.
- 1Откройте раздел «Отчеты, справки»
- 2Найдите «Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат» через список отчётов или поиск
- 3Укажите сотрудника и расчётный период (год)
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте помесячную детализацию
Где найти карточку в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» карточка доступна через раздел «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» — в списке отчётов есть «Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат». В некоторых релизах отчёт также открывается из формы регламентированной отчётности: «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → «Персонифицированный учет».
Важный нюанс: в Бухгалтерии данные по взносам формируются документом «Начисление зарплаты» и отражением в учёте. Если зарплата вводилась вручную проводками без документов расчёта, карточка окажется пустой — отчёт берёт данные из регистров учёта взносов, а не из бухгалтерских счетов.
Для проверки сопоставьте карточку с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 69 и 70: расхождения обычно указывают на ручные операции или перенос данных, выполненный неполностью.
Настройки формирования и детализация
При открытии отчёта задайте период — обычно календарный год, поскольку база по взносам считается нарастающим итогом с начала года. Укажите конкретного сотрудника: карточка формируется персонально, сводного варианта по всем сразу в типовом отчёте нет, для массовой печати используйте групповую обработку или формируйте карточки последовательно.
В настройках отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё») можно включить детализацию по видам расчёта и по месяцам, вывести необлагаемые выплаты отдельной строкой. Это полезно при разборе расхождений: видно, какая именно выплата попала или не попала в базу.
Если сотрудник работал по нескольким договорам (основное место и совместительство, ГПХ), проверьте, как отчёт группирует данные: в ряде конфигураций карточка формируется по физическому лицу, в других — по сотруднику. Это влияет на итоговую базу и предельную величину.
Как проверить корректность данных в карточке
Сверку начинайте с итогов: сумма выплат в карточке должна совпадать с начислениями по расчётным листкам за тот же период. Затем проверьте базу по взносам — она равна выплатам минус необлагаемые суммы (например, отдельные компенсации и пособия за счёт фонда).
Далее сопоставьте начисленные в карточке взносы с данными расчёта по страховым взносам (раздел по застрахованным лицам или приложения). Совпадение по каждому сотруднику — признак того, что персонифицированные данные согласованы с обобщёнными.
Как проверить результат
Равен сумме начислений по расчётным листкам за год
Разница на сумму премии, больничного или сторно
Выплаты минус необлагаемые суммы, нарастающим итогом
База больше выплат или скачки между месяцами
Совпадают с расчётом по страховым взносам по этому лицу
Расхождение даже на копейки по отдельным месяцам
Типичные проблемы и их причины
Самая частая жалоба — пустая карточка. Причины: не выбран сотрудник или период, зарплата не рассчитана документами, данные загружены из другой программы только проводками, у пользователя нет прав на регистры учёта взносов.
Вторая проблема — расхождение карточки с расчётом по взносам. Обычно это следствие исправлений задним числом: документ прошлого периода перепровели, а отчётность сформировали до пересчёта. Помогает повторное проведение документов начисления взносов и перезаполнение расчёта.
Третья ситуация — «лишние» суммы: в базу попали выплаты, которые не должны облагаться. Проверьте настройку вида расчёта: у начисления в поле обложения взносами выбран неверный вид дохода. Исправление делается в настройке начисления с последующим пересчётом взносов, а не ручной правкой карточки.
Ограничения и когда нужен специалист
Карточка — отчёт, а не инструмент исправления. Любые правки сумм делаются через документы: «Перерасчет страховых взносов», корректировку начислений, «Операцию учета взносов» в ЗУП. Прямое редактирование регистров вручную допустимо только при полном понимании структуры учёта — ошибка приведёт к рассинхронизации отчётности.
Обратитесь к специалисту по 1С или методисту, если: расхождения сохраняются после пересчёта всех документов, данные переносились из другой программы и история неполна, либо требуется корректировка прошлых лет с уточнённой отчётностью. Перед любыми массовыми исправлениями сделайте резервную копию информационной базы.
Часто задаваемые вопросы
Почему карточка пустая, хотя зарплата начислялась?
Чаще всего зарплата отражена только проводками или загружена сводно, без документов расчёта взносов. Отчёт читает регистры учёта взносов, а не счета бухучёта. Проверьте наличие проведённых документов начисления зарплаты и взносов за выбранный период.
Можно ли сформировать карточки сразу по всем сотрудникам?
Типовой отчёт формируется по одному сотруднику. Для массового формирования используют групповую печать через механизмы отчётности или внешние обработки. Практичный вариант — формировать карточки выборочно, по сотрудникам с расхождениями.
Карточка не совпадает с расчётом по взносам на несколько копеек. Это критично?
Копеечные расхождения обычно возникают из-за округления при пересчёте прошлых периодов. Перепроведите документы начисления взносов за год и перезаполните расчёт — в большинстве случаев суммы выравниваются. Если нет, ищите сторнированные документы.
Где в карточке видны необлагаемые выплаты?
Включите в настройках отчёта детализацию по видам расчёта или вывод необлагаемых сумм. Пособия за счёт фонда и отдельные компенсации показываются отдельно и не входят в базу для взносов.
Работает ли карточка для сотрудников на ГПХ?
Да, если договор ГПХ оформлен в программе и по нему начислены вознаграждения с взносами. Учтите, что по договорам ГПХ не начисляются взносы на соцстрахование по нетрудоспособности, поэтому структура взносов в карточке будет отличаться от штатного сотрудника.
Нужно ли хранить карточки в бумажном виде?
Обязательной унифицированной формы и жёсткого требования бумажного хранения сейчас нет — учёт ведётся в программе. Однако при проверках карточки удобно распечатывать: сформируйте и сохраните их в электронном архиве за каждый расчётный период.
Что важно запомнить
Карточка индивидуального учёта — это отчёт: в ЗУП ищите в «Отчеты, справки», в Бухгалтерии — в «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате». Формируйте по сотруднику за год, сверяйте с расчётными листками и расчётом по взносам. Исправляйте расхождения только документами, предварительно сделав резервную копию базы.