Где в 1С найти карточку учета спецодежды

Карточка учета спецодежды (личная карточка учета средств индивидуальной защиты) в 1С находится не в одном месте: её расположение зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) это полноценный документ учета СИЗ, в 1С:Бухгалтерии — печатная форма по данным документов передачи материалов в эксплуатацию, а в 1С:Управление нашей фирмой — отчет по складскому учету спецодежды.

Путаница возникает потому, что пользователи ищут карточку как отдельный справочник, а в большинстве конфигураций она формируется автоматически на основании документов выдачи. Если спецодежда выдана сотруднику документом, карточка появится; если документа нет — формировать карточку не из чего.

Ниже разобраны конкретные пути в меню для основных конфигураций, порядок заполнения, типичные ошибки и способы проверить корректность учета.

Карточка учета СИЗ в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом учет спецодежды встроен в подсистему охраны труда. Основной путь: раздел «Персонал» → подраздел «Охрана труда» → «Выдача СИЗ». На основании документа выдачи программа ведет личные карточки учета СИЗ по каждому сотруднику.

В зависимости от релиза и настроек панели навигации путь может выглядеть иначе: «Персонал» → «Карточки учета СИЗ» или «Охрана труда» → «Личные карточки учета СИЗ». Если нужного пункта нет в меню, откройте список всех функций (кнопка с изображением стрелки вниз в правом верхнем углу панели разделов) и найдите документ по слову «СИЗ» или «спецодежда».

Перед началом работы убедитесь, что в настройках учетной политики организации включен учет спецодежды. Без этого флажка документы выдачи и карточки могут быть недоступны. Проверка: «Настройка» → «Организации» → «Учетная политика» — там должны быть активны опции, связанные с охраной труда и выдачей СИЗ.

1. 1
   Откройте раздел «Персонал» → «Охрана труда» → «Выдача СИЗ»
2. 2
   Создайте документ выдачи, укажите сотрудника и позиции номенклатуры спецодежды
3. 3
   Проведите документ — записи попадут в регистр «Выданные СИЗ»
4. 4
   Откройте карточку сотрудника или отчет «Личная карточка учета СИЗ» и проверьте, что позиции отобразились

Карточка спецодежды в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 отдельного документа «карточка учета спецодежды» нет. Учет ведется через документ «Передача материалов в эксплуатацию» (раздел «Склад» → «Спецодежда и спецоснастка» или «Склад» → «Передача материалов в эксплуатацию»). Именно в нем на закладке «Спецодежда» указывается сотрудник (физлицо), которому выдана вещь, и способ отражения расходов.

Печатная форма личной карточки формируется на основании данных этого документа. Откройте проведенную передачу материалов, нажмите кнопку «Печать» — в списке форм будет личная карточка учета спецодежды (форма по типовому образцу). Если нужной формы нет, проверьте, что позиции проведены именно как спецодежда, а не как обычные материалы.

Дополнительно данные по выданной спецодежде видны в отчетах: «Склад» → «Отчеты» → «Ведомость по спецодежде в эксплуатации» (название может отличаться по релизам). Там видно, что числится за каждым сотрудником, сроки эксплуатации и стоимость.

Где карточка в 1С:Управление нашей фирмой и УПП/ERP

В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) выдача спецодежды оформляется документом «Выдача спецодежды» или через перемещение/передачу в эксплуатацию в разделе «Компания» → «Сотрудники» или «Закупки»/«Склад» в зависимости от релиза. Печатная форма личной карточки доступна из документа выдачи по кнопке «Печать».

В 1С:ERP и УПП учет СИЗ обычно ведется в блоке кадрового учета и охраны труда: «Кадры» → «Охрана труда» → «Выдача средств индивидуальной защиты». Личная карточка формируется как печатная форма по сотруднику за выбранный период. В этих конфигурациях важно, чтобы номенклатура была отнесена к правильному виду (спецодежда/СИЗ), иначе позиции не попадут в карточку.

Общий принцип для всех конфигураций одинаков: карточка — это не самостоятельный объект, а отражение данных документов выдачи. Поэтому поиск всегда начинается с документа, которым спецодежда была выдана сотруднику.

Сравнение вариантов по конфигурациям

1С:ЗУП

Полноценный учет СИЗ: нормы выдачи, документы выдачи, личные карточки, контроль сроков. Подходит, если охрана труда ведется в 1С.

1С:Бухгалтерия

Только складской и стоимостной учет: передача в эксплуатацию, печатная форма карточки. Нормы выдачи и сроки придется контролировать вручную.

УНФ / ERP

Выдача оформляется документом, карточка — печатная форма. Функциональность зависит от релиза, проверяйте наличие блока охраны труда.

Как заполнить карточку и проверить результат

Заполнение начинается не с карточки, а с исходных данных. Проверьте три вещи: в справочнике номенклатуры позиция спецодежды создана и имеет корректный вид номенклатуры; в карточке сотрудника указаны подразделение и должность (от них зависят нормы выдачи в ЗУП); документ выдачи проведен текущей датой или датой фактической выдачи.

В документе выдачи укажите сотрудника, позиции спецодежды, количество и, если конфигурация поддерживает, срок полезного использования и норму выдачи. После проведения откройте личную карточку и сверьте: все выданные позиции присутствуют, даты выдачи совпадают с документом, количество верное.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиции в карточке

Норма

Все выданные СИЗ видны с датами выдачи и количеством

Тревожный признак

Часть позиций отсутствует — документ не проведен или позиция заведена не как спецодежда

Сотрудник в документе

Норма

Указано конкретное физлицо

Тревожный признак

Поле сотрудника пустое — карточка не сформируется

Печатная форма

Норма

Форма открывается из документа или отчета и заполнена

Тревожный признак

Кнопки печати нет — проверьте права пользователя и вид номенклатуры

Типичные ошибки при работе с карточкой спецодежды

Самая частая проблема — поиск карточки как отдельного документа в журнале. В Бухгалтерии и УНФ её нет в списках документов: она существует только как печатная форма. Вторая ошибка — спецодежда списана на затраты сразу при поступлении (проводкой на 20/25/26 счет минуя передачу в эксплуатацию), тогда в учете выданных СИЗ её не будет вообще.

Третья группа ошибок связана с возвратом и списанием. Если сотрудник вернул спецодежду или уволился, а документ возврата/списания не оформлен, в карточке вещь продолжит числиться выданной. Перед увольнением сотрудника сверьте его личную карточку и оформите возврат или списание по износу.

Частые вопросы

Почему в 1С:Бухгалтерии нет карточки учета спецодежды в списке документов?

Потому что в этой конфигурации карточка — не документ, а печатная форма. Она формируется на основании документа «Передача материалов в эксплуатацию» (раздел «Склад»). Откройте проведенный документ и нажмите «Печать» — нужная форма будет в списке.

Как распечатать личную карточку СИЗ по всем сотрудникам сразу?

В ЗУП используйте отчет по личным карточкам учета СИЗ с отбором по подразделению или без отбора. В Бухгалтерии массовой печати обычно нет — карточки формируются по каждому документу передачи, либо используйте отчет по спецодежде в эксплуатации как сводную ведомость.

Спецодежда выдана, но в карточке её нет — что проверить?

Проверьте, что документ выдачи проведен, в нем указано физическое лицо, а позиция номенклатуры заведена с видом «спецодежда» (в Бухгалтерии — передана на закладке «Спецодежда», а не «Материалы»). Также убедитесь, что смотрите карточку за период, включающий дату выдачи.

Можно ли вести карточки СИЗ в 1С, если охрана труда не настроена?

В ЗУП без включения соответствующей функциональности документы выдачи СИЗ могут быть недоступны. В Бухгалтерии минимальный учет возможен и без настроек — через передачу материалов в эксплуатацию. Но для норм выдачи, сроков и контроля возврата подсистему охраны труда придется включить.

Что делать с карточкой при увольнении сотрудника?

Оформите документ возврата спецодежды (или списания по износу, если срок службы истек) до проведения увольнения. После возврата личная карточка закрывается, а числящееся имущество перестает висеть на сотруднике. Карточку распечатывают и хранят согласно срокам хранения документов по охране труда.