Где в 1С найти карточку индивидуального учета сумм начисленных выплат

Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов — это печатная форма, в которой по конкретному сотруднику помесячно сведены база для взносов, начисленные выплаты и суммы взносов в ПФР, ФСС и ФОМС. Она нужна бухгалтеру для сверки расчетов с фондами, ответов на требования и внутренних проверок перед сдачей отчетности.

В типовой «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) карточка находится в разделе «Отчетность, справки» и называется «Карточка индивидуального учета сумм начисленных вознаграждений и страховых взносов». Также её можно распечатать прямо из карточки сотрудника. В «1С:Бухгалтерии 8» аналогичная форма доступна через журнал сотрудников и отчеты по зарплате.

Ниже — точные пути для разных конфигураций, способы быстрого поиска через «Все отчеты», настройка периода и проверка того, что карточка сформировалась корректно. Отдельно разобраны ситуации, когда форма пустая или суммы в ней не совпадают с расчетными ведомостями.

Где находится карточка в 1С:ЗУП 3.1

Основной путь: раздел «Отчетность, справки» → группа «Отчеты по взносам» (или «Прочие отчеты» в зависимости от настроек интерфейса) → пункт «Карточка индивидуального учета сумм начисленных вознаграждений и страховых взносов». Откроется форма отчета, где нужно указать организацию, сотрудника и период, после чего нажать «Сформировать».

Второй способ — из карточки самого работника. Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники»), найдите нужного человека, нажмите кнопку «Печать» в командной панели карточки и выберите «Карточка индивидуального учета». Программа подставит сотрудника автоматически, останется задать период.

Если нужного пункта не видно в меню, используйте универсальный поиск: нажмите кнопку с лупой в правом верхнем углу или откройте «Все функции» / «Все отчеты» и начните вводить слово «карточка». В типовой поставке отчет доступен пользователям с правами расчетчика или кадровика-расчетчика; при ограниченных правах пункт может быть скрыт.

1. 1
   Откройте раздел «Отчетность, справки» в панели разделов
2. 2
   Найдите отчет «Карточка индивидуального учета сумм начисленных вознаграждений и страховых взносов»
3. 3
   Укажите организацию, сотрудника и период формирования
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте заполнение граф
5. 5
   При необходимости распечатайте или сохраните в PDF через «Файл» → «Сохранить»

Где карточка в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии предприятия» нет отдельного пункта меню с таким названием, но форма доступна двумя путями. Первый: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → откройте карточку работника → кнопка «Печать» → выберите карточку индивидуального учета взносов. Второй: раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» или отчеты по зарплате, где есть формы по страховым взносам.

Обратите внимание: в базовых и упрощенных вариантах Бухгалтерии набор печатных форм уже, чем в ЗУП. Если карточки в списке печатных форм нет, проверьте версию конфигурации и состав подсистем — в некоторых поставках кадровый учет ведется в сокращенном объеме, и для полноценной карточки рекомендуется ЗУП.

Для сверки в Бухгалтерии также используют отчеты «Анализ взносов в фонды» и «Расчет страховых взносов» — они показывают те же суммы в разрезе сотрудников, хотя и не являются классической «карточкой» в виде единой печатной формы.

ЗУП 3.1 или Бухгалтерия 8.3

1С:ЗУП 3.1

Полноценная карточка из меню «Отчетность, справки», детализация по месяцам и видам взносов. Подходит, когда зарплата ведется в ЗУП

1С:Бухгалтерия 8.3

Печать из карточки сотрудника, набор форм зависит от версии. Подходит, если расчет зарплаты ведется непосредственно в Бухгалтерии

Как настроить период и сформировать карточку

После открытия отчета задайте три ключевых параметра: организацию (если в базе их несколько), конкретного сотрудника и период. Обычно карточку формируют за календарный год, поскольку учет взносов ведется нарастающим итогом с начала года — это позволяет увидеть момент достижения предельной базы.

Если сотрудник работал неполный год (принят или уволен в середине периода), карточка всё равно корректно покажет только месяцы с начислениями. Пустые строки за месяцы до приема или после увольнения — норма, а не ошибка формирования.

Форму можно сохранить в Excel или PDF через меню «Файл» → «Сохранить как» либо вывести на печать. Для передачи в фонды или по требованию обычно используют печатный вид с подписью ответственного лица — карточка является внутренним регистром, а не регламентированной формой отчетности.

Что должно быть внутри карточки и как её проверить

Корректно сформированная карточка содержит помесячную таблицу: суммы начисленных выплат, необлагаемые суммы, базу для начисления взносов и сами взносы по каждому фонду — на пенсионное, медицинское и социальное страхование. Внизу, как правило, выводятся итоги нарастающим итогом.

Сверку начинайте с итоговой базы: она должна совпадать с данными расчетных ведомостей (Т-51) за вычетом необлагаемых выплат — больничных за счет ФСС, материальной помощи в пределах лимита и подобных сумм. Затем проверьте, что взносы посчитаны по действующему тарифу, а после достижения предельной базы применяется пониженная ставка, если она предусмотрена.

Если в организации применяются пониженные тарифы (например, для субъектов МСП), убедитесь, что в карточке база разделена на части в пределах МРОТ и свыше — это видно по разным суммам взносов при одинаковой базе в разных месяцах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая база по взносам

Норма

Совпадает с начислениями минус необлагаемые выплаты

Тревожный признак

Расхождение с ведомостями без объяснимой причины

Помесячное заполнение

Норма

Заполнены только месяцы с начислениями

Тревожный признак

Пропущены месяцы, в которых сотрудник получал доход

Тариф взносов

Норма

Применен действующий тариф, учтена предельная база

Тревожный признак

Одинаковый процент после превышения предельной базы

Почему карточка пустая или суммы не сходятся

Самая частая причина пустой карточки — неверно выбранная организация или сотрудник, оформленный как внешний совместитель в другой организации базы. Проверьте также, что в выбранном периоде по сотруднику проведены документы начисления зарплаты и расчета взносов, а не только созданы, но не проведены.

Расхождения с ведомостями обычно возникают из-за непроведенных документов «Начисление зарплаты и взносов», ручных корректировок взносов, сторнирований или перерасчетов прошлых периодов, которые отражены другим месяцем. В таких случаях сначала перепроведите расчетные документы за спорный период, затем сформируйте карточку повторно.

Если после перепроведения суммы всё равно не сходятся, сформируйте «Анализ взносов в фонды» за тот же период и сравните покомандно — этот отчет покажет, на каком виде расчета возникает разница. Ручное редактирование движений по регистрам взносов — крайняя мера, требующая резервной копии базы.

Частые ошибки при работе с карточкой

Типичная ошибка — искать карточку среди регламентированных отчетов вместе с РСВ и ЕФС-1. Карточка не сдается в фонды, поэтому в списке отчетности её нет: она находится среди обычных отчетов конфигурации или в печатных формах сотрудника.

Вторая ошибка — формировать карточку за квартал и удивляться «неправильным» итогам. Учет взносов ведется нарастающим итогом с начала года, и корректная картина видна именно при формировании с января. Квартальная карточка покажет только срез, без контроля предельной базы.

Третья ошибка — путать карточку индивидуального учета взносов с формой СЗВ-СТАЖ (ныне раздел ЕФС-1). Это разные документы: СЗВ-СТАЖ отражает стаж и выплаты для пенсионного учета и сдается в фонд, а карточка — внутренний регистр для сверки расчетов.

Альтернативные отчеты для сверки взносов

Если задача — не распечатать форму, а просто проверить суммы, удобнее использовать смежные отчеты. «Анализ взносов в фонды» показывает базу и взносы по каждому сотруднику с расшифровкой до документов. «Расчет страховых взносов» (регламентированная форма) дает итоги в разрезе всей организации для сверки с тем, что уйдет в ИФНС.

Для проверки пенсионного стажа и выплат в разрезе человека используется отчет по форме ЕФС-1 (ранее СЗВ-СТАЖ) из раздела «Отчетность, справки». Для быстрой справки по одному сотруднику подойдет «Справка о доходах» и расчетные листки — они покажут начисления, но без детализации взносов.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужна печатная форма по одному сотруднику для архива или требованияФормируйте карточку индивидуального учета из карточки сотрудника кнопкой «Печать»

Нужно найти расхождение в суммах взносовИспользуйте «Анализ взносов в фонды» с расшифровкой до документов

Нужно проверить данные для отчетности в фондыСверяйте РСВ и ЕФС-1, а не карточку — она не является отчетной формой

FAQ

Карточка индивидуального учета — это то же самое, что СЗВ-СТАЖ?

Нет. СЗВ-СТАЖ (сейчас раздел формы ЕФС-1) — отчетность в фонд о стаже и выплатах застрахованных лиц. Карточка индивидуального учета — внутренний регистр для помесячной сверки базы и взносов, который не сдается в контролирующие органы.

Почему в меню «Отчетность, справки» нет нужного отчета?

Возможные причины: ограниченные права пользователя (нужны права расчетчика или кадровика-расчетчика), отключенная видимость команды в настройках панели навигации или работа в конфигурации с сокращенным кадровым учетом. Попробуйте найти отчет через поиск в «Все отчеты» или откройте печать из карточки сотрудника.

За какой период правильно формировать карточку?

Оптимально — за календарный год с января, потому что взносы считаются нарастающим итогом и только так виден контроль предельной базы. Формирование за квартал допустимо для справки, но не покажет полной картины.

Карточка сформировалась пустой, хотя зарплата начислялась. Что делать?

Проверьте три вещи: правильно ли выбраны организация и сотрудник, проведены ли документы «Начисление зарплаты и взносов» за период и не относится ли сотрудник к другой организации в базе (например, как внешний совместитель). После перепроведения документов сформируйте карточку заново.

Можно ли выгрузить карточку в Excel или PDF?

Да. Сформированный табличный документ сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» с выбором формата XLSX, PDF или MXL. Это удобно для ответа на требование или передачи данных аудитору.

Суммы в карточке не совпадают с расчетной ведомостью. Это ошибка?

Не обязательно: база по взносам меньше начислений на необлагаемые выплаты (больничные за счет ФСС, часть матпомощи и т. п.). Если разница не объясняется необлагаемыми суммами, проверьте непроведенные документы, сторно и перерасчеты через «Анализ взносов в фонды».