Учет и Финансы · 9 мин
Где в 1С находится кадровый учёт и как с ним работать
Разбираем, где в 1С ведётся кадровый учёт: разделы «Кадры» и «Зарплата», документы приёма и увольнения, отличия ЗУП от Бухгалтерии, типичные ошибки и FAQ.
Кадровый учёт в 1С — это не одна кнопка, а группа разделов, документов и справочников, расположение которых зависит от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) кадровый блок полноценный: приёмы, переводы, увольнения, отпуска, штатное расписание, воинский учёт. В «1С:Бухгалтерии» кадровые функции сокращены до минимума, достаточного для начисления зарплаты небольшой компании. Поэтому первый шаг — понять, в какой программе вы работаете.
Основная точка входа почти во всех конфигурациях — раздел «Кадры» в панели разделов слева или вверху окна. Внутри него собраны документы (приём на работу, кадровый перевод, увольнение), списки сотрудников, отчёты по штатной расстановке и личные карточки. Смежный раздел «Зарплата» содержит начисления, больничные, отпуска и ведомости — он тесно связан с кадровым, но отвечает уже за деньги.
Ниже разберём, где конкретно искать кадровые документы в разных конфигурациях, как оформить типовые операции и какие ошибки чаще всего мешают корректному учёту.
Где искать кадровый учёт в 1С:ЗУП
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» кадровый блок максимально развёрнут. Главный раздел называется «Кадры» и открывается из панели разделов. Внутри — группы «Приёмы, переводы, увольнения», «Отпуска», «Командировки», «Штатное расписание», «Сотрудники», «Отчёты, справки».
Документы приёма и увольнения доступны и как журналы (списки всех документов), и как отдельные команды создания. Если документов много, удобнее работать через журнал «Кадровые документы» или «Приёмы, переводы, увольнения» — там есть отбор по сотруднику, подразделению и периоду.
Личные данные хранятся в справочниках «Сотрудники» и «Физические лица». Важно понимать разницу: физическое лицо — это человек с паспортными данными, а сотрудник — его трудовая связь с организацией. У одного физлица может быть несколько сотрудников (основное место и совместительство).
Кадровый учёт в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» кадровые операции находятся в разделе «Зарплата и кадры». Здесь есть документы «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», справочник «Сотрудники» и отчёт «Штатные сотрудники». Этого достаточно для фирмы с небольшим штатом, где один человек ведёт и зарплату, и кадры.
Ограничения существенные: нет полноценного штатного расписания с историей изменений, нет учёта отпусков по графику, воинского учёта, электронных трудовых книжек в полном объёме. Если в компании больше нескольких десятков сотрудников или нужен учёт по графикам работы, бухгалтерии становится мало — стоит рассмотреть ЗУП с обменом данными.
Сравнение вариантов
Подходит для микробизнеса: приём, увольнение, начисление оклада. Ограничение — нет штатного расписания и развитых кадровых отчётов.
Полный кадровый учёт, графики, отпуска, ЭТК, отчётность. Ограничение — сложнее в освоении, требует отдельной настройки и синхронизации с бухгалтерией.
Кадры и зарплата в ЗУП, проводки выгружаются в Бухгалтерию. Ограничение — нужно поддерживать обмен и одинаковые справочники в двух базах.
Как оформить приём на работу
Типовая последовательность одинакова в обеих конфигурациях. Сначала создаётся физическое лицо (если человек новый), затем документ приёма, в котором указываются организация, подразделение, должность, дата приёма, вид занятости и условия оплаты.
После проведения документа программа формирует запись в регистрах кадрового учёта — именно оттуда потом берутся данные для отчётов, расчёта зарплаты и среднесписочной численности. Печатная форма приказа по форме Т-1 доступна из самого документа по кнопке «Печать».
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» (в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу»).
- 2Создайте документ, выберите или заведите физическое лицо, заполните паспортные данные, ИНН, СНИЛС.
- 3Укажите подразделение, должность, дату приёма, вид занятости и начисления (оклад, надбавки).
- 4Проведите документ и распечатайте приказ Т-1 при необходимости.
- 5Проверьте, что сотрудник появился в списке сотрудников и попадает в отчёт по штатной расстановке.
Кадровые документы: перевод, увольнение, отпуск
Кадровый перевод оформляется при смене должности, подразделения или условий оплаты. Документ расположен в том же журнале «Приёмы, переводы, увольнения». Важно: перевод создаёт новую запись в истории, а не редактирует старую — именно так хранится кадровая история сотрудника.
Увольнение требует указания даты, статьи ТК и последнего рабочего дня. В ЗУП документ увольнения связан с окончательным расчётом: компенсация отпуска и выходные пособия считаются автоматически по данным кадрового учёта. Ошибка в дате приёма или переводе напрямую исказит компенсацию.
Отпуска оформляются в разделе «Кадры» → «Отпуска» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Отпуска» (в Бухгалтерии). Документ одновременно является кадровым (фиксирует отсутствие) и расчётным (начисляет отпускные).
Кадровые отчёты и как проверить корректность учёта
В разделе «Кадры» есть группа «Кадровые отчёты»: штатная расстановка, списки сотрудников, остатки отпусков, среднесписочная численность, кадровая история сотрудника. В ЗУП дополнительно доступны отчёты для военкомата, сведения о стаже и формы для статистики.
Проверять учёт удобно через отчёт «Штатная расстановка» или «Список сотрудников» на текущую дату: количество работающих должно совпадать с фактическим. Расхождение обычно означает непроведённый приём, увольнение с ошибочной датой или дубль сотрудника.
Как проверить результат
Совпадает с фактическим штатом, даты приёмов и увольнений верны
Есть уволенные, числящиеся работающими, или дубли одного человека
По каждому сотруднику есть положительный или нулевой остаток, соответствующий стажу
Большие отрицательные остатки или пустые значения у давно работающих
Приём → переводы → увольнение идут последовательно без пересечений дат
Перевод раньше приёма или два приёма без промежуточного увольнения
Типичные ошибки и ограничения самостоятельной работы
Самая частая проблема — дубли физических лиц. Пользователь не находит человека в списке и создаёт нового, в результате стаж, отпуска и налоги дробятся между двумя карточками. Перед созданием нового физлица всегда выполняйте поиск по ФИО, СНИЛС и дате рождения; в ЗУП есть встроенный контроль дублей.
Вторая ошибка — ручное редактирование дат в проведённых документах вместо исправительных документов. Третья — ведение кадров в Excel параллельно с 1С, из-за чего данные расходятся, а отчётность собирается из неверных источников.
Граница безопасной самостоятельной работы проходит там, где начинаются массовые исправления прошлых периодов, перенос данных между базами и настройка обменов. Эти операции лучше выполнять на копии базы или привлекать специалиста — восстановить испорченные регистры кадрового учёта сложно.
Что важно запомнить
Кадровый учёт в 1С — это раздел «Кадры» (в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры») с документами приёма, перевода, увольнения и отпусков. Работайте через документы, а не прямое редактирование, проверяйте учёт штатной расстановкой и не создавайте дублей физических лиц.
FAQ
Не вижу раздел «Кадры» в программе — что делать?
Проверьте права пользователя: нужна роль кадровика или полные права. Также откройте «Все функции» (через главное меню, при необходимости включив режим в параметрах) и найдите документы «Приёмы на работу» там. Если документы доступны, но раздела нет — настройте панель разделов через «Настройка панели навигации».
Чем сотрудник отличается от физического лица в 1С?
Физическое лицо — это человек с паспортными данными, ИНН и СНИЛС. Сотрудник — запись о его работе в конкретной организации. Одно физлицо может иметь несколько сотрудников: основное место работы и внутреннее совместительство. Персональные данные вводятся один раз для физлица.
Можно ли вести полный кадровый учёт в 1С:Бухгалтерии?
Только базовый: приём, перевод, увольнение, отпуска, больничные и начисление зарплаты. Штатного расписания с историей, графиков работы, воинского учёта и расширенных кадровых отчётов там нет. Для полноценного учёта нужна конфигурация «Зарплата и управление персоналом».
Как исправить ошибку в дате приёма сотрудника?
Если отчётность по сотруднику ещё не сдавалась, можно отменить проведение документа, исправить дату и провести заново. Если отчёты (СЗВ-ТД, ЕФС-1) уже отправлены, исправляйте дату и затем подавайте корректирующие формы — простое изменение документа без корректировки отчётности создаст расхождение с фондами.
Где посмотреть остаток отпуска сотрудника?
В ЗУП — раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Остатки отпусков», либо справка «Остатки отпусков» из карточки сотрудника. В «1С:Бухгалтерии» остаток виден в документе увольнения при расчёте компенсации и в карточке сотрудника на вкладке отсутствий.
Что делать, если сотрудник заведён дважды?
Определите, какая карточка содержит основные документы, и перенесите на неё кадровые документы со второй (перепроведите их с правильным сотрудником). Лишнюю карточку пометьте на удаление. Если дубль заведён на уровне физического лица, в ЗУП есть обработка объединения дублей, но перед её запуском сделайте резервную копию базы.