Учет и Финансы · 10 мин
Где в 1С находится касса и как с ней работать
Разбираем, где в 1С находится касса: раздел «Банк и касса», кассовые документы, ПКО и РКО, кассовая книга и настройка счетов учёта денежных средств.
Касса в программах 1С — это раздел учёта наличных денежных средств организации. В большинстве конфигураций (1С:Бухгалтерия 8, Управление нашей фирмой, Комплексная автоматизация) кассовые операции собраны в разделе «Банк и касса», а сами документы называются «Приходный кассовый ордер» (ПКО) и «Расходный кассовый ордер» (РКО). Если вы ищете «фондовую кассу» — кассу, через которую проходят деньги фонда или организации, — искать её нужно именно там.
Конкретное расположение зависит от конфигурации и её версии. В 1С:Бухгалтерии 8.3 касса находится в главном меню: раздел «Банк и касса» → подраздел «Касса». В УНФ путь выглядит как «Деньги» → «Касса». В более старых версиях (1С:Бухгалтерия 7.7, УПП) кассовые документы располагались в журнале «Касса» или в меню «Документы» → «Кассовые».
Ниже разберём, где именно искать кассу в разных конфигурациях, какие документы и отчёты с ней связаны, как настроить учёт и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находится касса в 1С:Бухгалтерия 8.3
Откройте главное меню программы и найдите раздел «Банк и касса». Внутри него есть блок «Касса», который включает: «Кассовые документы» (общий журнал ПКО и РКО), «Приходные кассовые ордера», «Расходные кассовые ордера» и «Кассовая книга». Это основная рабочая зона кассира и бухгалтера по наличным операциям.
Отдельно в этом же разделе находятся «Денежные документы» (учёт по счёту 50.03 — билеты, путёвки, марки) и «Операции по платёжным картам», если организация принимает оплату эквайрингом. Не путайте их с кассой: это смежные, но самостоятельные участки учёта.
Если раздел «Банк и касса» не отображается в интерфейсе, откройте «Главное» → «Настройки» → «Функциональность» и проверьте, что на закладке «Банк и касса» включены нужные опции. Также раздел может быть скрыт настройками прав: у пользователя с ролью только «Чтение» кассовые документы будут недоступны для создания.
Касса в УНФ, ERP и других конфигурациях
В 1С:Управление нашей фирмой касса расположена в разделе «Деньги». Там вы найдёте «Поступления в кассу», «Расходы из кассы», журнал «Деньги» и отчёт «Движение денежных средств». Логика та же, но названия документов отличаются от бухгалтерских ПКО/РКО.
В 1С:ERP и Комплексной автоматизации путь длиннее: «Казначейство» → «Кассовые ордера» и «Кассовая книга». Здесь касса — часть подсистемы казначейства, и документы могут проходить согласование перед проведением.
Где искать кассу в разных конфигурациях
Раздел «Банк и касса» → «Касса». ПКО, РКО, кассовая книга.
Раздел «Деньги» → поступления и расходы из кассы.
Раздел «Казначейство» → кассовые ордера и кассовая книга.
Меню «Журналы» → «Касса» или «Документы» → кассовые ордера.
Какие документы относятся к кассе
Приходный кассовый ордер оформляет поступление наличных: возврат подотчётных сумм, оплату от покупателя, взнос учредителя, сдачу выручки с торговой точки. При проведении ПКО формирует проводку по дебету счёта 50.01 «Касса организации».
Расходный кассовый ордер фиксирует выдачу наличных: выдачу под отчёт, выплату зарплаты (если она не оформляется ведомостью), оплату поставщику, сдачу выручки в банк. Проводка идёт по кредиту 50.01.
Для выплаты зарплаты через кассу используется отдельный документ «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» — он находится в разделе «Зарплата и кадры», но движения делает по кассовому счёту. Это частый источник путаницы: суммы по ведомости не видны в журнале РКО.
Кассовая книга и отчёты по кассе
Кассовая книга — обязательный отчёт для организаций, работающих с наличными. В 1С:Бухгалтерии она открывается из раздела «Банк и касса» → «Кассовая книга». Укажите период и организацию, программа сформирует листы книги по форме КО-4 с автоматической нумерацией.
Для анализа движений удобны стандартные отчёты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50» и «Анализ счёта 50» (раздел «Отчёты»). По ним видно остаток наличных на начало и конец периода, обороты по контрагентам и статьям движения денежных средств.
Проверить корректность остатка помогает отчёт «Остатки денежных средств» (в УНФ) или ОСВ по 50 счёту с детализацией по субсчетам. Отрицательный остаток по кассе — сигнал ошибки: такого в реальности быть не может, значит, документ введён задним числом или не хватает приходного ордера.
Как проверить состояние кассы
Нулевой или положительный, совпадает с фактической наличностью
Отрицательный остаток или расхождение с инвентаризацией
Все ордера дня включены, нумерация без пропусков
Документы за день отсутствуют в книге
Остаток на конец дня не превышает установленный лимит
Систематическое превышение лимита
Настройка кассового учёта
Перед началом работы проверьте план счетов: в типовой конфигурации счёт 50 и его субсчета уже созданы, дополнительной настройки обычно не требуется. Если организация работает с валютной наличностью, убедитесь, что используется субсчёт 50.04 и ведётся учёт по валютам.
В УНФ и ERP кассы создаются как элементы справочника «Кассы» — можно завести несколько касс (основная, касса филиала, валютная) и вести раздельный учёт по каждой. В 1С:Бухгалтерии разделение идёт по субсчетам и подразделениям, если включён учёт по обособленным подразделениям.
Нумерацию ордеров программа ведёт автоматически, но после переноса данных или ручного редактирования номеров она может сбиться. Проверить и восстановить нумерацию можно через обработку перенумерации или вручную исправив номера документов.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» (в УНФ — «Деньги»).
- 2Перейдите в журнал «Кассовые документы» и убедитесь, что ордера отображаются.
- 3Сформируйте ОСВ по счёту 50 за нужный период через раздел «Отчёты».
- 4Сверьте остаток по отчёту с кассовой книгой и фактической наличностью.
- 5При расхождении проверьте документы, введённые задним числом, и непроведённые ордера.
Частые ошибки при работе с кассой
Самая распространённая проблема — отрицательный остаток по кассе. Он возникает, когда расходный ордер проведён раньше приходного по времени или дате, либо приходный документ вообще не введён. Программа при перепроведении может выдать ошибку контроля остатков.
Вторая ошибка — поиск кассовых документов не в том разделе. Выплата зарплаты через ведомость, розничная выручка через отчёт о розничных продажах, операции по эквайрингу — всё это движения по кассе, но оформляются отдельными документами в других разделах. Ищите их через полнотекстовый поиск (иконка лупы) или журнал операций.
Третья ситуация — документ есть, но не проведён. Непроведённые ордера не формируют проводок и не попадают в кассовую книгу. В журнале они отмечены серым значком. Проверьте список, отфильтровав документы по признаку проведения.
Что делать, если касса не отображается
Если раздела «Касса» нет в интерфейсе, начните с проверки прав: пользователю должна быть назначена роль, дающая доступ к кассовым документам (например, «Добавление и изменение банковских и кассовых документов»). Настройка ролей выполняется в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права».
Второй шаг — функциональность программы. В «Главное» → «Функциональность» проверьте, что не отключены опции учёта денежных средств. После изменения настроек может потребоваться перезапуск сеанса или обновление интерфейса (команда «Обновить интерфейс» в меню навигации).
Если база доработана или обновлялась с ошибками, раздел может отсутствовать из-за изменённой командной панели. В этом случае восстановите стандартные настройки панелей через «Вид» → «Настройка панелей» или обратитесь к администратору 1С.
Как выбрать действие
Итоги и практические рекомендации
Касса в 1С — это раздел «Банк и касса» (или «Деньги»/«Казначейство» в зависимости от конфигурации), где ведутся приходные и расходные ордера и формируется кассовая книга. Учёт ведётся на счёте 50, контроль остатков выполняется через ОСВ и кассовую книгу.
Регулярно сверяйте остаток по программе с фактической наличностью, следите за последовательностью проведения документов и не редактируйте закрытые периоды без резервной копии. Это избавит от большинства проблем с кассовым учётом.
Что важно запомнить
Касса находится в разделе «Банк и касса» (УНФ — «Деньги», ERP — «Казначейство»). Основные документы — ПКО и РКО, отчёт — кассовая книга, учётный счёт — 50. Если раздел не виден — проверяйте права и функциональность.
Частые вопросы
Почему кассовая книга формируется пустой, хотя ордера есть?
Чаще всего причина в том, что документы не проведены либо выбран неверный период или организация. Также проверьте, что ордера относятся именно к кассе организации (счёт 50.01), а не к операционной кассе или денежным документам.
Можно ли вести несколько касс в 1С:Бухгалтерии?
Штатного справочника касс в Бухгалтерии нет. Разделить учёт можно по субсчетам счёта 50 (например, 50.02 для операционной кассы) и по подразделениям, если включён соответствующий учёт. Для полноценного мультикассового учёта лучше подходят УНФ или ERP.
Где искать выдачу денег под отчёт?
Выдача подотчётных сумм оформляется расходным кассовым ордером с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу». Документ находится в разделе «Банк и касса» → «Расходные кассовые ордера».
Как исправить отрицательный остаток по кассе?
Сформируйте «Анализ счёта 50» с детализацией по дням и найдите момент, когда остаток ушёл в минус. Обычно помогает ввод недостающего приходного ордера или изменение времени расходного документа на более позднее в пределах того же дня.
Почему зарплатная выплата не видна в журнале кассовых документов?
Выплата зарплаты оформляется документом «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» из раздела «Зарплата и кадры». В общий журнал кассовых ордеров она не попадает, но проводки по счёту 50 формирует и в кассовой книге отражается.
Нужно ли распечатывать кассовую книгу, если учёт ведётся в 1С?
Формировать кассовую книгу обязаны организации, проводящие наличные операции. Электронное ведение допустимо при соблюдении требований к хранению и подписанию; вопрос распечатки и прошивки листов зависит от принятого в организации порядка документооборота и требований проверяющих.