Где в 1С находятся доп расходы и как их оформить

Доп расходы в 1С — это затраты, связанные с приобретением товаров: доставка, разгрузка, страхование груза, услуги посредников, таможенные сборы. В зависимости от конфигурации они оформляются по-разному: в 1С:Бухгалтерии через документ «Поступление доп. расходов» или «Поступление (акты, накладные, УПД)», в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации — через «Поступление услуг и прочих активов» с последующим распределением на себестоимость.

Главная сложность для пользователя — понять, куда включать такие затраты: в стоимость конкретных товаров или в расходы периода. От этого зависит, какой документ выбирать и какие проводки сформируются. Ошибка на этом этапе приводит к искажению себестоимости, валовой прибыли и налоговой базы.

Ниже разобраны пути к нужным документам в основных конфигурациях, настройки распределения, типовые ошибки и способы проверить результат через отчёты.

Что относится к доп расходам и как это влияет на учёт

К дополнительным расходам на приобретение товаров обычно относят транспортные услуги сторонних перевозчиков, погрузку и разгрузку, хранение на чужом складе, страхование груза в пути, услуги экспедиторов и посредников, а также таможенные платежи при импорте. Общий признак — расход возник из-за конкретной поставки и может быть отнесён на неё.

Методологически есть два пути: включить затраты в фактическую себестоимость товаров (тогда они «сядут» на счёт 41 или 10 и спишутся при продаже) либо признать расходами периода (счёт 44 в торговле). Выбор закрепляется в учётной политике. В 1С этот выбор реализуется через вид документа и настройки статьи расходов.

Где доп расходы в 1С:Бухгалтерии 8.3

В БП 3.0 основной документ находится в разделе Покупки → Поступление доп. расходов. Если журнала нет в меню, откройте «Покупки», нажмите шестерёнку «Настройка навигации» и добавьте команду в список. Документ предназначен именно для увеличения стоимости ранее оприходованных товаров.

Порядок заполнения: в поле «Поступление» выберите накладную, к которой относятся расходы — табличная часть подтянет номенклатуру из неё. Укажите сумму расходов, способ распределения (по сумме или по количеству) и счёт затрат. После проведения стоимость товаров увеличится пропорционально выбранной базе.

Если расходы не нужно включать в стоимость товаров

Когда по учётной политике доставка относится на расходы периода, используйте обычный документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В табличной части укажите номенклатуру-услугу и счёт затрат 44.01 «Издержки обращения». В этом случае себестоимость товаров не изменится.

1. 1
   Откройте Покупки → Поступление доп. расходов и создайте документ
2. 2
   Выберите документ поступления товаров — табличная часть заполнится автоматически
3. 3
   Укажите сумму расходов, контрагента и договор
4. 4
   Выберите способ распределения: по сумме или по количеству
5. 5
   Проверьте счета учёта и проведите документ
6. 6
   Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 и убедитесь, что стоимость увеличилась

Где доп расходы в УТ 11 и КА 2

В Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 отдельного документа «Поступление доп. расходов» нет. Используется документ Закупки → Поступление услуг и прочих активов. Ключевой элемент — статья расходов, в которой настроено правило распределения.

Откройте справочник «Статьи расходов» (Финансы → Настройки и справочники). Для включения в себестоимость товаров вариант распределения должен быть «На себестоимость товаров», а правило распределения — «Пропорционально стоимости» или «Пропорционально количеству». В документе услуги укажите эту статью и в поле аналитики выберите конкретный документ поступления товаров.

Распределение выполняется регламентным заданием при закрытии месяца (операция «Распределение расходов» / расчёт себестоимости). До закрытия месяца себестоимость в отчётах может не отражать доп расходы — это нормально, а не ошибка.

Как выбрать базу распределения

Если одна накладная перевозчика относится к нескольким поставкам, сумму нужно распределить. Типовые базы — стоимость товаров, количество или вес. Выбор влияет на себестоимость единицы каждой позиции.

Сравнение вариантов

По стоимости товаров

Подходит, когда товары разнородные, а цена доставки зависит от стоимости партии (страховка, процент от суммы). Не подходит, если перевозка тарифицируется по весу.

По количеству

Уместно для однородных товаров с одинаковыми габаритами. Искажает себестоимость, когда в партии смешаны дорогие и дешёвые позиции.

По весу или объёму

Наиболее точен для транспортных услуг, но требует заполненного веса в карточках номенклатуры и ручного распределения вне типового механизма в части конфигураций.

Практическое правило: база распределения должна соответствовать тому, как перевозчик формирует цену. Если тариф за машину — распределяйте по весу или объёму, если процент от стоимости груза — по стоимости.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документов убедитесь, что расходы попали туда, куда планировали. В БП 3.0 откройте карточку счёта 41 по нужной номенклатуре — должна быть запись на сумму распределённых расходов. В УТ 11 используйте отчёт «Себестоимость товаров организаций» или «Ведомость по товарам на складах» в режиме стоимостных данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 41 до и после документа

Норма

Стоимость товаров увеличилась на сумму распределённых расходов

Тревожный признак

Сумма не изменилась — проверьте, выбран ли документ поступления и не отнесены ли расходы на 44 счёт

Отчёт по себестоимости в УТ 11 после закрытия месяца

Норма

В стоимость партии включена доля доп расходов

Тревожный признак

Расходы висят на остатке нераспределённых — проверьте статью расходов и аналитику

Валовая прибыль по продажам

Норма

Прибыль уменьшилась на долю ТЗР по проданным товарам

Тревожный признак

Прибыль не изменилась — расходы не дошли до партии

Частые вопросы

Не вижу документ «Поступление доп. расходов» в меню 1С:Бухгалтерии. Что делать?

Откройте раздел «Покупки», нажмите значок шестерёнки «Настройка навигации» в правом верхнем углу списка команд и перенесите «Поступление доп. расходов» из левого списка в правый. Также проверьте права пользователя — при ограниченной роли документ может быть скрыт администратором.

Можно ли отнести доп расходы на несколько накладных сразу?

В БП 3.0 один документ «Поступление доп. расходов» привязывается к одному поступлению, поэтому на несколько накладных создают несколько документов, деля сумму вручную. В УТ 11 в документе услуг можно указать несколько строк с разной аналитикой поступлений, распределив сумму между ними.

Почему доп расходы не видны в себестоимости в УТ 11?

Чаще всего не выполнено закрытие месяца: распределение расходов и расчёт себестоимости — регламентные операции. Вторая причина — в статье расходов выбран вариант распределения «На финансовый результат» вместо «На себестоимость товаров». Проверьте настройки статьи и перепроведите закрытие периода.

Как учесть доставку собственным транспортом?

Услуги собственного транспорта не оформляются документом доп расходов, поскольку нет встречного документа поставщика. Затраты (ГСМ, зарплата водителя) собираются на счетах затрат и распределяются по правилам, принятым в учётной политике, обычно через закрытие месяца.

Отражаются ли доп расходы в налоговом учёте автоматически?

Да, если документ проведён корректно: в БП 3.0 проводки формируются одновременно по бухгалтерскому и налоговому учёту. Убедитесь, что в учётной политике по налогу на прибыль порядок учёта ТЗР совпадает с бухгалтерским, иначе возникнут разницы, которые придётся контролировать отдельно.

Что делать, если счёт перевозчика пришёл в следующем месяце после поставки?

Оформите документ доп расходов датой фактического получения документов, указав исходное поступление. Себестоимость скорректируется в текущем периоде: если товары уже проданы, сумма доп расходов спишется на расходы текущего месяца, если на складе — увеличит их остаточную стоимость.