Учет и Финансы · 9 мин
Где в 1С Бухгалтерии поставить аванс сотруднику
Как выдать аванс сотруднику в 1С Бухгалтерии: аванс по зарплате через ведомость и подотчет через расходный кассовый ордер. Проводки, проверка, ошибки.
Фраза «поставить аванс сотруднику» в 1С Бухгалтерии может означать две разные операции, и от правильного понимания задачи зависит, какой документ создавать. Первая ситуация — выплата аванса по заработной плате за первую половину месяца. Вторая — выдача денег под отчет сотруднику на хозяйственные нужды, командировку или покупку материалов. Обе операции делаются в разных разделах программы и формируют разные проводки.
Аванс по зарплате отражается через документы выплаты: ведомость в кассу, ведомость в банк или ведомость через раздатчика — в зависимости от способа выплаты. Подотчетный аванс оформляется расходным кассовым ордером (при выдаче наличными) или списанием с расчетного счета (при перечислении на карту). Ниже разобраны оба сценария с точным порядком действий.
Перед началом работы убедитесь, что в программе заполнены справочники: сотрудник заведен в справочнике «Сотрудники», у организации настроены касса и расчетный счет, а в учетной политике указаны корректные параметры учета зарплаты. Если сотрудник только принят, сначала оформите кадровый документ «Прием на работу» — без него выплату провести не получится.
Определяем, какой именно аванс нужно выдать
Первый шаг — понять характер выплаты. Если речь о части заработной платы за отработанную первую половину месяца, это аванс по зарплате. Он относится к счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и уменьшает сумму, которую организация выплатит при окончательном расчете за месяц.
Если сотруднику нужны деньги на хозяйственные расходы, покупку канцтоваров, оплату услуг или командировку — это подотчет. Такие суммы проходят по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», и сотрудник обязан отчитаться по ним авансовым отчетом с подтверждающими документами.
Смешивать эти операции нельзя: зарплатный аванс не требует отчета, а подотчетный аванс не является оплатой труда и не облагается НДФЛ и взносами при условии своевременного отчета. Ошибка в выборе документа приведет к искажению расчетов и проблемам при проверках.
Два вида аванса сотруднику
Раздел «Зарплата и кадры», ведомости на выплату, счет 70. Отчет не требуется, удерживается НДФЛ при выплате.
Раздел «Банк и касса», РКО или списание со счета, счет 71. Требуется авансовый отчет с чеками.
Как выдать аванс по зарплате через ведомость
Откройте раздел «Зарплата и кадры» и перейдите в журнал «Ведомости в кассу» (если выплата наличными) или «Ведомости в банк» (если на зарплатные карты). Нажмите кнопку «Создать». В шапке документа выберите организацию, укажите месяц начисления и в поле «Выплачивать» установите значение «Аванс».
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберет всех сотрудников, которым положен аванс, и рассчитает суммы. Если аванс нужен только одному сотруднику, используйте кнопку «Добавить» и выберите его вручную, затем укажите сумму аванса в строке табличной части.
Проверьте дату выплаты и округление, после чего проведите документ. Для наличной выплаты ведомость в кассу сама формирует проводку по выплате; при выплате через банк дополнительно потребуется документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление заработной платы по ведомостям», который можно создать на основании ведомости.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» — «Ведомости в кассу» или «Ведомости в банк»
- 2Создайте документ, в поле «Выплачивать» выберите «Аванс»
- 3Нажмите «Заполнить» или добавьте сотрудника вручную и укажите сумму
- 4Проверьте дату выплаты и проведите документ
- 5При выплате через банк создайте «Списание с расчетного счета» по ведомости
Как выдать подотчетный аванс наличными
Для выдачи денег из кассы перейдите в раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы» и создайте документ «Расходный кассовый ордер». В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчетному лицу».
В поле «Подотчетное лицо» укажите сотрудника из справочника «Физические лица» или «Сотрудники» (в зависимости от настроек программы). Введите сумму, при необходимости заполните основание — например, «заявление от 15.05» или «приказ № 12». Поле основания не обязательно, но помогает при проверках и внутреннем контроле.
Проведите документ. Программа сформирует проводку Дт 71 — Кт 50.01 на сумму выдачи. Распечатайте кассовый ордер по кнопке «Печать», подпишите его у руководителя и главного бухгалтера, а сотрудник должен расписаться в получении денег.
Как перечислить подотчетный аванс на карту сотрудника
Если деньги перечисляются безналично, используйте документ «Списание с расчетного счета» в разделе «Банк и касса» — «Банковские выписки». Вид операции — «Перечисление подотчетному лицу». Укажите сотрудника-получателя, его банковский счет и сумму.
Лицевой счет сотрудника должен быть заранее заведен в справочнике «Банковские счета» с привязкой к физическому лицу. Если счета нет, создайте его прямо из документа по кнопке выбора. Проводка будет та же: Дт 71 — Кт 51.
Имейте в виду: перечисление подотчетных сумм на карту сотрудника допустимо, но назначение платежа в платежном поручении должно четко указывать на подотчетный характер выплаты, чтобы банк и налоговая не расценили сумму как доход сотрудника.
Проверка результата и закрытие аванса
После проведения документов убедитесь, что аванс отразился в учете корректно. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 (для зарплатного аванса) или по счету 71 (для подотчета) в разделе «Отчеты». Зарплатный аванс увидите как дебетовый оборот по счету 70, подотчетный — как дебетовое сальдо по конкретному сотруднику на счете 71.
Подотчетный аванс закрывается документом «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса» в зависимости от конфигурации). В нем сотрудник указывает, на что потратил деньги, с приложением чеков, билетов, накладных. После проведения авансового отчета сальдо по счету 71 уменьшается или обнуляется.
Если сотрудник потратил меньше выданного, остаток возвращается в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Если больше — перерасход выдается сотруднику после утверждения отчета.
Как проверить результат
Дебетовый оборот на сумму аванса, сальдо уменьшилось
Аванса нет в оборотах — ведомость не проведена или выплата не оформлена
Дебетовое сальдо равно выданному авансу до отчета
Сальдо нет или оно кредитовое — проверьте вид операции в документе
Ноль или остаток к возврату/доплате
Сальдо висит месяцами — отчет не проведен или суммы не совпадают
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — выдача подотчетного аванса через ведомость на зарплату или наоборот. В первом случае сумма попадет в расчеты по оплате труда, обложится НДФЛ и взносами и исказит зарплатную отчетность. Во втором — аванс по зарплате зависнет на счете 71 как незакрытый подотчет.
Вторая распространенная проблема — отсутствие сотрудника в ведомости при автозаполнении. Причины: сотрудник не принят на работу кадровым документом, уволен, или аванс за этот месяц уже выплачен другой ведомостью. Проверьте кадровые документы и журнал ведомостей за период.
Ограничение по подотчету: сумма наличных расчетов с одним контрагентом по одному договору ограничена, а выдача подотчетных средств новому авансу при непогашенной задолженности формально нарушает порядок ведения кассовых операций. Ведите контроль через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» с детализацией по сотрудникам.
Частые вопросы
Можно ли выдать аванс по зарплате без ведомости?
Нет, в 1С Бухгалтерии выплата зарплаты и аванса оформляется только через ведомости (в кассу, в банк, через раздатчика). Прямое списание со счета или расходный ордер на зарплатный аванс нарушат связку с расчетами по счету 70 и удержанием НДФЛ.
Почему сотрудник не попадает в ведомость при автозаполнении?
Чаще всего он не принят на работу документом «Прием на работу», уже получил аванс за этот месяц другой ведомостью или уволен. Проверьте раздел «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы» и журнал ведомостей за текущий месяц.
Как закрыть подотчетный аванс, если сотрудник потратил деньги?
Создайте документ «Авансовый отчет», укажите сотрудника, добавьте оплаченные авансы и внесите расходы с подтверждающими документами. После проведения сальдо по счету 71 закроется, а перерасход или остаток отразятся отдельными документами.
Облагается ли подотчетный аванс НДФЛ?
Нет, если сотрудник своевременно отчитался авансовым отчетом с подтверждающими документами. Если отчет не предоставлен, невозвращенная сумма может быть признана доходом сотрудника с соответствующими налоговыми последствиями.
Как вернуть неизрасходованный остаток подотчета?
Оформите «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица» на сумму остатка. Если сотрудник возвращает деньги на расчетный счет, используйте «Поступление на расчетный счет» с аналогичным видом операции.
Где посмотреть все долги сотрудников по подотчету?
Сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» в разделе «Отчеты», укажите счет 71 и включите группировку по субконто «Работники организации». Дебетовое сальдо покажет незакрытые авансы по каждому сотруднику.
Что важно запомнить
Зарплатный аванс оформляйте ведомостью с типом «Аванс» в разделе «Зарплата и кадры», подотчетный — расходным кассовым ордером или списанием со счета в разделе «Банк и касса». Контролируйте результат через ОСВ по счетам 70 и 71 и закрывайте подотчет авансовыми отчетами.