Учет и Финансы · 9 мин
Как поменять кассира в 1С Бухгалтерии
Разбираем, где в 1С Бухгалтерии 8.3 поменять кассира: настройка ответственных лиц, кассовых документов и подписей в ПКО, РКО и на печатных формах.
ФИО кассира в 1С Бухгалтерии встречается сразу в нескольких местах: в кассовых документах (приходные и расходные ордера), в кассовой книге, в подписях на печатных формах и в данных об ответственных лицах организации. Поэтому простой вопрос «где поменять кассира» на практике распадается на несколько задач, и важно понимать, какую именно подпись вы хотите изменить.
Чаще всего под сменой кассира понимают замену подписи «Кассир» в приходном и расходном кассовых ордерах (ПКО и РКО), а также в кассовой книге. Эта подпись подтягивается из регистра ответственных лиц организации, а не вводится вручную в каждом документе. Ниже — точные пути по меню для типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 и объяснения, что делать, если нужная фамилия не подставляется.
Откуда программа берёт ФИО кассира
В типовой 1С:Бухгалтерии подпись кассира в кассовых документах не хранится в самих документах. Программа берёт её из регистра сведений «Ответственные лица организаций», который заполняется в карточке организации. Туда же входят руководитель, главный бухгалтер и другие подписанты.
Это удобно: при смене сотрудника достаточно добавить одну новую запись с датой, и все документы, созданные после этой даты, начнут подтягивать новую фамилию. Старые документы при этом сохранят прежнюю подпись, что соответствует логике учёта — подпись должна соответствовать тому, кто фактически работал кассиром на дату документа.
Важно понимать разницу между кассиром как ответственным лицом и пользователем программы, который вводит документы. Пользователь, отражённый в поле «Ответственный» документа, — это автор проводки, а кассир на печатной форме — должностное лицо организации. Меняются они в разных местах.
Как поменять кассира через карточку организации
Основной способ — редактирование списка ответственных лиц. Последовательность действий в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0):
- 1Откройте раздел «Главное» → «Организации» (или «Реквизиты организации» на стартовой странице)
- 2В карточке организации найдите ссылку «Ответственные лица» и перейдите по ней
- 3Нажмите «Создать» и выберите должность «Кассир»
- 4Укажите физическое лицо (при необходимости сначала добавьте его в справочник «Физические лица»)
- 5Задайте дату, с которой действует назначение, и запишите
- 6Проверьте подстановку в новом ПКО или РКО
Дата назначения имеет ключевое значение. Если указать дату задним числом, программа начнёт подставлять нового кассира и в документы прошлых периодов при их перепроведении или перепечати — это может исказить уже сданные отчёты. Поэтому дату ставьте фактическую — день, когда новый сотрудник реально приступил к работе с кассой.
Если нужного человека нет в списке физических лиц, создайте его: при выборе в поле «Физическое лицо» нажмите «Создать» и внесите ФИО. Сотрудник не обязан быть оформлен в справочнике «Сотрудники» для подстановки в подпись — достаточно карточки физического лица, хотя для кадрового учёта оформление приёма на работу корректнее.
Как изменить кассира в отдельном документе
Иногда нужно поменять подпись не глобально, а в конкретном ПКО или РКО — например, если в этот день кассу обслуживал другой сотрудник. В документе «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» есть поля, влияющие на печатную форму: реквизиты «Принято от» / «Выдать», основание, приложение.
Сама подпись «Кассир» в типовой печатной форме КО-1 и КО-2 подтягивается из ответственных лиц на дату документа. Чтобы изменить её для одного документа, не меняя глобальные настройки, есть два рабочих варианта: скорректировать дату действия записи в ответственных лицах (не рекомендуется ради одного документа) или отредактировать печатную форму вручную через кнопку «Ещё» → «Изменить» в режиме предпросмотра, если она доступна в вашей конфигурации.
Ручная правка печатной формы — разовое решение: при следующей печати данные снова подтянутся из регистра. Если замена носит постоянный характер, правильнее внести изменения в ответственные лица организации.
Замена кассира в кассовой книге и отчёте кассира
Кассовая книга (форма КО-4) формируется через раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Кассовая книга» (или «Отчёты» → «Кассовая книга» в зависимости от настроек интерфейса). Подпись кассира на листах кассовой книги также берётся из ответственных лиц на дату листа.
Если в сформированной кассовой книге стоит старая фамилия, хотя запись в ответственных лицах уже добавлена, проверьте дату назначения: она должна быть не позже даты формируемого листа. Также убедитесь, что запись создана именно для той организации, по которой строится отчёт, — в базах с несколькими организациями это частая причина ошибки.
После добавления записи пересформируйте отчёт. Ранее распечатанные и подписанные листы изменять не нужно — они отражают фактическое состояние на момент составления.
Кассир в онлайн-кассе и эквайринге
Отдельный случай — кассир, чьё ФИО уходит на чек онлайн-кассы при подключении ККТ к 1С. Эта фамилия берётся не из ответственных лиц, а из данных пользователя или кассира ККТ, указанного в настройках подключаемого оборудования: «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» или настройки обмена с ККТ в разделе продаж.
Чтобы сменить кассира на чеках, откройте карточку пользователя («Администрирование» → «Пользователи и права») и проверьте привязанное физическое лицо, либо настройте список кассиров в параметрах ККТ. Точный путь зависит от драйвера и модели кассы, поэтому при нестандартной связке сверяйтесь с документацией к драйверу.
Как выбрать действие
Проверка результата и типичные ошибки
После внесения изменений создайте тестовый ПКО текущей датой и выведите его на печать — в строке «Кассир» должна стоять новая фамилия. Затем сформируйте лист кассовой книги за сегодняшний день и проверьте подпись там. Если в обоих местах данные корректны, настройка завершена.
Как проверить результат
В строке «Кассир» новая фамилия
Старая фамилия или пустая строка
Подпись кассира обновлена
Подпись не изменилась после пересборки отчёта
Должность «Кассир», верная организация и дата
Запись создана для другой организации или с будущей датой
FAQ
Можно ли назначить двух кассиров одновременно?
В типовом регистре ответственных лиц на одну дату действует одна запись по должности «Кассир». Если кассу обслуживают несколько человек посменно, обычно назначают основного кассира, а в документах других дней при необходимости корректируют печатную форму вручную либо ведут раздельный учёт через даты записей.
Почему в документе пустая подпись кассира?
Причины: для организации вообще не создана запись с должностью «Кассир», дата записи позже даты документа, либо запись относится к другой организации. Откройте «Ответственные лица» в карточке организации и сверьте даты и организацию.
Нужно ли перепроводить документы после смены кассира?
Нет. Подпись подставляется в печатную форму в момент её формирования, а не хранится в проведённом документе. Достаточно заново вывести документ на печать — данные подтянутся актуальные на дату документа.
Как поменять кассира, если база в режиме сервиса (1С:Фреш)?
Путь тот же: карточка организации → «Ответственные лица». Ограничение одно — у вашей учётной записи должны быть права на редактирование реквизитов организации. Если ссылка недоступна, обратитесь к пользователю с ролью администратора абонента.
Что делать, если кассир совмещает должность и его нет в штате?
Для подстановки подписи достаточно карточки физического лица — кадровое оформление в программе не обязательно. Однако для соответствия кассовой дисциплине назначение кассира должно быть оформлено приказом или договором о полной материальной ответственности вне программы.
Влияет ли смена кассира на отчётность в налоговую?
Нет, подпись кассира в кассовых документах не передаётся в отчётность. В отчётах фигурируют руководитель и главный бухгалтер. Смена кассира касается только внутренних кассовых документов и кассовой книги.
Что важно запомнить
Кассир в 1С Бухгалтерии меняется через «Ответственные лица» в карточке организации: добавляется новая запись с должностью «Кассир» и фактической датой. Старые записи не удаляют — это сохраняет корректные подписи в документах прошлых периодов. Фамилия на чеках онлайн-кассы настраивается отдельно в подключаемом оборудовании.