Учет и Финансы · 12 мин
Авансовые отчеты в 1С Бухгалтерии: где находятся и как с ними работать
Где находятся авансовые отчеты в 1С Бухгалтерии 8.3: путь через меню, создание документа, типовые операции, проводки и исправление ошибок.
Авансовый отчет в 1С:Бухгалтерии 8.3 — это документ, которым подотчетный сотрудник отчитывается за выданные ему денежные средства: наличные из кассы или перечисленные на карту. Именно через этот документ в учет попадают командировочные расходы, покупка материалов и канцтоваров за наличный расчет, представительские и прочие хозяйственные затраты.
Найти авансовые отчеты можно двумя путями. Первый — раздел «Покупки» → «Авансовые отчеты»: здесь находится журнал всех документов с возможностью создания новых. Второй — раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчеты», этот же журнал продублирован в блоке кассовых операций, потому что документ тесно связан с выдачей денег подотчет. В обеих точках меню открывается один и тот же список.
Если пункт «Авансовые отчеты» не отображается в меню, чаще всего причина в правах пользователя или в том, что раздел скрыт настройками интерфейса. Проверить доступность документа можно через «Все функции» (клавиша с меню, если режим включен администратором) — там документ находится в ветке «Документы».
Где именно искать журнал авансовых отчетов
Откройте главное меню программы и перейдите в раздел «Покупки». В группе документов по закупкам вы увидите пункт «Авансовые отчеты» — это журнал, где отображаются все проведенные и сохраненные документы за выбранный период. Отбор по организации, сотруднику и дате настраивается стандартными полями отбора в шапке списка.
Альтернативный путь — раздел «Банк и касса». Здесь авансовые отчеты логично расположены рядом с кассовыми документами: расходным кассовым ордером, через который выдаются деньги подотчет. Если бухгалтер работает преимущественно с кассой, этот вариант удобнее.
Если журнал пуст, хотя документы точно вводились, проверьте период отображения и установленные отборы — частая причина «пропавших» документов именно в фильтре по дате или по организации в базе с несколькими юрлицами.
Как создать авансовый отчет: пошагово
В журнале «Авансовые отчеты» нажмите кнопку «Создать» и выберите тип операции. Программа предложит несколько вариантов: «Командировка», «Покупка, расходы (наличный расчет)», «Покупка, расходы (корпоративная карта)», «Оплата поставщику» и другие — состав зависит от релиза конфигурации. От выбранного типа зависит набор вкладок и проводки документа.
Заполните шапку документа: организацию, сотрудника-подотчетное лицо, склад (если приобретаются товары). На вкладке «Авансы» укажите документы, которыми сотруднику выдавались деньги: расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета. Программа может подставить авансы автоматически по кнопке «Заполнить».
На вкладках «Оплата», «Товары», «Оплата поставщикам» или «Прочее» внесите фактические расходы с указанием сумм, счетов затрат и аналитики. После заполнения нажмите «Провести» — документ сформирует проводки, которые можно посмотреть по кнопке «Дт/Кт».
- 1Откройте «Покупки» → «Авансовые отчеты» и нажмите «Создать»
- 2Выберите тип операции: командировка, покупка за наличный расчет или оплата поставщику
- 3Заполните организацию, сотрудника и дату документа
- 4На вкладке «Авансы» подберите документы выдачи денег (РКО, списание со счета)
- 5Внесите расходы на соответствующих вкладках с счетами затрат и аналитикой
- 6Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
Выдача денег подотчет: что должно предшествовать отчету
Авансовый отчет закрывает ранее выданные суммы, поэтому до его проведения в базе должен быть оформлен документ выдачи. Для наличных это «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). Для безналичной выдачи — «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление подотчетному лицу».
Оба документа формируют проводку по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если выдача не отражена, авансовый отчет при проведении создаст отрицательное (кредитовое) сальдо по сотруднику — организация как будто должна работнику, хотя фактически деньги он мог получить и наличными. Это не всегда ошибка, но требует контроля.
Типы операций и как выбрать нужный
Выбор операции определяет, какие вкладки будут доступны и какие счета программа подставит по умолчанию. Неверно выбранный тип — одна из главных причин ошибок в проводках.
| Тип операции | Когда применять | Особенности |
|---|---|---|
| Командировка | Суточные, проезд, проживание по командировке | Отдельные поля для суточных; нормы для НДФЛ контролируются настройками учета |
| Покупка, расходы (наличный расчет) | Покупка материалов, товаров, услуг за наличные | Закладки «Оплата» и «Товары»; возможен учет НДС по счету-фактуре |
| Покупка, расходы (корпоративная карта) | Оплата корпоративной картой сотрудника | Расчеты идут через счет учета корпоративных карт, а не через кассу |
| Оплата поставщику | Сотрудник оплатил счет поставщика из подотчетных средств | Закрывает задолженность перед контрагентом по договору |
Сравнение вариантов
Подходит для отчетов по служебным поездкам. Ограничение: не предназначен для покупки товаров — для этого есть отдельные вкладки и операции.
Универсальный вариант для чеков на материалы, канцтовары, услуги. Требует аккуратного заполнения счетов затрат и складского учета при оприходовании товаров.
Используется, когда подотчетник рассчитался с контрагентом по договору. Важно указать правильный договор и документ расчетов, иначе задолженность не закроется корректно.
Проверка проводок и расчетов с подотчетными лицами
После проведения документа откройте его движения кнопкой «Дт/Кт». Типовая логика проводок: дебет счетов затрат (10, 26, 44, 60 и др.) — кредит счета 71. Если в отчете есть НДС, отдельной строкой формируется проводка по счету 19 при наличии корректно заполненных данных о счете-фактуре.
Для контроля расчетов с сотрудником используйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» (раздел «Отчеты»). Дебетовое сальдо по сотруднику означает, что за ним числится неотчитанный аванс; кредитовое — что организация должна возместить ему перерасход.
Перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику отдельным расходным кассовым ордером с видом операции «Возврат подотчетному лицу» (или перечислением на карту). Не оставляйте кредитовое сальдо «висеть» — это искажает картину расчетов и вызывает вопросы при проверках.
Как проверить результат
Кредит 71, дебет счетов затрат или расчетов, суммы совпадают с чеками
Проводки на неожиданные счета, пустая аналитика, суммы не сходятся с первичкой
Сальдо по сотруднику уменьшилось на сумму отчета или закрылось полностью
Появилось кредитовое сальдо без фактического перерасхода или долг не уменьшился
Подобраны реальные РКО или списания, сумма авансов соответствует выданному
Авансы не заполнены либо подобраны документы другого сотрудника
Частые ошибки и как их исправить
Самая распространенная ошибка — документ не проводится с сообщением о превышении аванса или о незаполненных счетах. В первом случае проверьте вкладку «Авансы»: возможно, сумма расходов больше выданного, и нужно оформить перерасход, либо аванс вообще не внесен в базу. Во втором — заполните счета затрат на каждой строке расходов.
Вторая типичная ситуация — отчет внесли на неверного сотрудника или неверную организацию (в базе с несколькими юрлицами). Исправляется прямым редактированием документа с последующим перепроведением. Если период закрыт, изменения делайте только после согласования с главным бухгалтером, так как это затронет уже сданную отчетность.
Третья ошибка — дублирование расходов: один и тот же чек попадает и в авансовый отчет, и в документ «Поступление (акты, накладные)». Перед вводом сверяйте, не оформлен ли уже этот расход иначе, особенно если первичные документы поступают от разных сотрудников.
Если пункт меню не виден: права и настройки
Когда авансовые отчеты не отображаются в разделах «Покупки» и «Банк и касса», первое, что нужно проверить, — права пользователя. В типовой конфигурации доступ к документам определяется ролями: у пользователя должна быть роль, включающая работу с денежными документами или полные права. Настройка прав выполняется администратором через раздел «Администрирование» → «Пользователи и права».
Второй вариант — документ скрыт настройкой навигации раздела. Откройте раздел «Покупки», нажмите кнопку настройки навигации (шестеренка или команда «Настройка навигации») и проверьте, не перенесен ли пункт «Авансовые отчеты» в список скрытых команд. Верните его в видимые — пункт появится в меню.
Третья причина — работа через «Все функции» отключена, а поиск не дает результата из-за ограничений интерфейса. В этом случае попросите администратора включить режим «Все функции» либо проверить, не используется ли в базе настроенный интерфейс с урезанным составом команд.
Как выбрать действие
Контроль подотчетных сумм на постоянной основе
Чтобы расчеты с подотчетными лицами не превращались в накопленные долги, полезно регулярно смотреть отчеты по счету 71: оборотно-сальдовую ведомость и «Анализ счета» с детализацией по сотрудникам. Они покажут, кто давно не отчитывался и по кому числится перерасход.
Действующие правила внутреннего контроля обычно требуют, чтобы новый аванс не выдавался сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущему. В программе этот контроль не блокирует выдачу автоматически, поэтому дисциплину обеспечивает бухгалтер: перед проведением РКО сверяйте сальдо по сотруднику в ОСВ по 71 счету.
Что важно запомнить
Авансовые отчеты находятся в разделах «Покупки» и «Банк и касса». Документ создается кнопкой «Создать» с выбором типа операции, требует предварительного оформления выдачи денег и подбора авансов на соответствующей вкладке. Контроль результата — проводки по кнопке «Дт/Кт» и ОСВ по счету 71.
Частые вопросы
Можно ли оформить авансовый отчет, если деньги перечислены на личную карту сотрудника?
Да. Выдача оформляется документом «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление подотчетному лицу», а затем этот документ подбирается на вкладке «Авансы» авансового отчета. Важно, чтобы в учетной политике и внутренних регламентах такой способ выдачи был предусмотрен.
Что делать, если сотрудник потратил больше выданного аванса?
Проведите авансовый отчет на фактическую сумму расходов — по счету 71 образуется кредитовое сальдо (долг организации перед сотрудником). Затем выплатите перерасход расходным кассовым ордером или перечислением на карту, и сальдо закроется.
Как учесть НДС по чекам в авансовом отчете?
НДС принимается к вычету по авансовому отчету при наличии правильно оформленного счета-фактуры или УПД от поставщика — данные о нем указываются в документе. По одним только кассовым чекам вычет в общем случае не применяется, НДС из чека относится на расходы или включается в стоимость приобретенного.
Почему авансовый отчет не проводится с ошибкой о счетах учета?
В строках расходов не заполнен счет затрат или аналитика (подразделение, статья затрат, номенклатурная группа). Откройте каждую строку, заполните обязательные поля — после этого документ проведется. Счета по умолчанию можно настроить в регистрах счетов учета, чтобы не вводить их вручную каждый раз.
Можно ли удалить проведенный авансовый отчет?
Технически да — через пометку на удаление. Но делать это в закрытом периоде нельзя: документ уже мог повлиять на отчетность, книгу покупок и расчеты с сотрудником. Безопаснее сначала распровести документ, разобраться в причине и при необходимости ввести исправленный документ тем же или корректирующим числом.
Где посмотреть все долги подотчетных лиц одним списком?
Откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» и укажите счет 71 с группировкой по субконто «Работники организации». Дебетовое сальдо покажет неотчитанные авансы по каждому сотруднику, кредитовое — суммы, которые организация должна возместить.