Где в 1С находятся акты приема-передачи основных средств

Акт приема-передачи основного средства в 1С — это не отдельный пункт меню, а печатная форма, которая формируется из конкретного учетного документа. В зависимости от ситуации это документы «Принятие к учету ОС», «Передача ОС», «Реализация (акт, накладная)» или «Перемещение ОС». Поэтому искать акт нужно не по названию «ОС-1», а по документу, которым оформлялась операция.

В большинстве конфигураций (1С:Бухгалтерия 8.3, ред. 3.0) все операции с основными средствами собраны в одноименном разделе «ОС и НМА». Внутри него документы сгруппированы по блокам: поступление, учет, выбытие, инвентаризация. Акт приема-передачи печатается кнопкой «Печать» из формы документа или из журнала документов.

Ниже разобраны конкретные пути к документам в типовой 1С:Бухгалтерии, отличия для разных хозяйственных операций, порядок печати унифицированных форм и типичные ситуации, когда акт «не находится».

Где находится раздел с документами по ОС

В 1С:Бухгалтерии 8.3 основной рабочий раздел для операций с основными средствами называется «ОС и НМА» и расположен в панели разделов слева или сверху (зависит от настроек интерфейса). Если панель разделов скрыта, откройте ее через главное меню — «Вид» — «Панель разделов».

Внутри раздела видны группы ссылок: «Поступление основных средств», «Учет основных средств», «Выбытие основных средств», «Инвентаризация». Каждая ссылка ведет в журнал соответствующих документов. Именно в этих журналах и лежат документы, из которых печатаются акты приема-передачи.

Если раздела «ОС и НМА» нет вовсе, проверьте настройки функциональности: «Главное» — «Функциональность» — закладка «ОС и НМА». При отключенной функциональности раздел и его документы скрываются из интерфейса.

Какой документ искать под конкретную операцию

Акт приема-передачи — это печатная форма к документу движения ОС. Тип документа зависит от характера операции, и поиск в неправильном журнале — самая частая причина, почему акт «не находится».

Обратите внимание: документ «Списание ОС» формирует акт о списании (ОС-4), а не акт приема-передачи. Если объекту нужно передать другому лицу, а не списать, используйте «Передачу ОС» — иначе получите не ту форму и неверные проводки.

Как распечатать акт ОС-1 из документа

Печатная форма вызывается из открытого документа или из журнала. Порядок действий одинаков для большинства документов учета ОС.

1. 1
   Откройте раздел «ОС и НМА» и перейдите в нужный журнал, например «Передача ОС».
2. 2
   Найдите документ по дате, номеру или контрагенту через строку поиска журнала.
3. 3
   Откройте документ двойным щелчком либо выделите его в списке.
4. 4
   Нажмите кнопку «Печать» и выберите форму: «Акт о приеме-передаче ОС (ОС-1)», для зданий — ОС-1а, для группы объектов — ОС-1б.
5. 5
   Проверьте предварительный просмотр: инвентарный номер, стоимость, МОЛ, подписанты.
6. 6
   Отправьте на принтер или сохраните в PDF кнопкой «Сохранить».

Кнопка «Печать» доступна и из журнала без открытия документа: выделите строку и нажмите «Печать» в командной панели списка. Это удобно, когда нужно быстро переиздать акт по уже проведенной операции.

Подписанты в форме (руководитель, главный бухгалтер, члены комиссии) подтягиваются из данных организации и ответственных лиц. Если поля пустые, заполните их в карточке организации: «Главное» — «Реквизиты организации» — «Подписи».

Акт при продаже основного средства

При реализации ОС в типовой конфигурации используется документ «Передача ОС» (ОС и НМА — Выбытие основных средств). Он формирует проводки по списанию первоначальной стоимости и амортизации, начисляет выручку и позволяет напечатать ОС-1.

В некоторых версиях и при определенных настройках продажа ОС оформляется через «Реализацию (акты, накладные)» в разделе «Продажи» с видом операции «Основные средства». В этом случае акт приема-передачи печатается из документа реализации — там же доступен УПД, если покупателю нужен универсальный документ.

Проверьте, каким способом ведется учет в вашей базе: если документ «Передача ОС» недоступен или бухгалтерия исторически оформляет продажи через «Реализацию», ищите акт в журнале «Реализация (акты, накладные, УПД)» раздела «Продажи».

Маршрут решения

Как выбрать действие

ОС перемещается внутри организации между подразделениями или МОЛИспользуйте «Передача ОС» в разделе «ОС и НМА» и печатайте ОС-1

ОС продается внешнему покупателюОформляйте «Передача ОС» (Выбытие) или «Реализацию» с видом «Основные средства» и печатайте ОС-1 или УПД

Объект только куплен и вводится в эксплуатациюСоздайте «Принятие к учету ОС» и распечатайте акт приема-передачи из него

Передается сразу несколько однотипных объектовВнесите все объекты в табличную часть одного документа и печатайте форму ОС-1б

Как быстро найти уже созданный акт

Если документ существовал, но «потерялся», используйте стандартные средства поиска. Самый быстрый способ — глобальный поиск по строке в правом верхнем углу окна программы: введите номер документа, название ОС или инвентарный номер.

Второй способ — журнал «Операции, введенные вручную» и общие журналы документов: «Главное» — «Все документы» (или «Журналы документов»). Там можно отфильтровать список по виду документа «Передача ОС» и периоду.

Также акт можно найти через карточку самого основного средства: «ОС и НМА» — «Основные средства» — откройте объект — перейдите по ссылке «Документы» или сформируйте отчет «События» / «История». Будут показаны все документы, где участвовал объект, включая передачи.

Поиск по инвентарному номеру надежнее поиска по названию: наименования ОС часто вводят с сокращениями и опечатками, а инвентарный номер уникален и, как правило, заполняется по единому шаблону.

Типичные ошибки и ограничения

Еще одно ограничение: печатные формы ОС-1 доступны только в документах, где табличная часть содержит основные средства. Из документов поступления товаров или услуг акт приема-передачи ОС не печатается — сначала создайте «Принятие к учету ОС».

Если в меню «Печать» нужной формы нет, возможно, конфигурация доработана и форма вынесена во внешние печатные формы («Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Дополнительные отчеты и обработки»), либо у пользователя недостаточно прав на документ.

Проверка результата

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид печатной формы

Норма

В шапке указано «Акт о приеме-передаче объекта основных средств», форма ОС-1 (ОС-1а/ОС-1б)

Тревожный признак

Напечатан ОС-4 (акт о списании) или обычная накладная без данных об ОС

Данные объекта

Норма

Инвентарный номер, наименование, первоначальная и остаточная стоимость совпадают с карточкой ОС

Тревожный признак

Пустые поля стоимости, неверный инвентарный номер

Подписанты

Норма

Заполнены руководитель, главный бухгалтер, сдающая и принимающая стороны

Тревожный признак

Поля подписей пустые или указаны уволенные сотрудники

Проведение документа

Норма

Документ проведен, в движениях видны проводки по счетам 01 и 02

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или не проведен

Частые вопросы

Можно ли распечатать ОС-1 без проведения документа?

Технически печать доступна и из записанного документа, но суммы амортизации и остаточной стоимости в форме могут быть некорректны, поскольку рассчитываются при проведении. Рекомендуется сначала провести документ, затем печатать акт.

Где в 1С акт приема-передачи при безвозмездной передаче ОС?

Используется тот же документ «Передача ОС» (ОС и НМА — Выбытие основных средств) с соответствующим способом отражения расходов. Печатная форма ОС-1 доступна из документа стандартной кнопкой «Печать».

Почему в меню «Печать» нет формы ОС-1?

Чаще всего документ относится не к учету ОС (например, это обычная реализация товаров), конфигурация доработана и форма подключена как внешняя, либо у пользователя ограничены права. Проверьте вид документа и список дополнительных печатных форм в разделе «Администрирование».

Как напечатать один акт на несколько основных средств?

Внесите все передаваемые объекты в табличную часть одного документа «Передача ОС» и при печати выберите форму ОС-1б — она предназначена для групп однотипных объектов. Форма ОС-1 рассчитана на один объект.

Обязательно ли использовать унифицированную форму ОС-1?

Нет. Организация вправе утвердить собственную форму акта в учетной политике, сохранив обязательные реквизиты первичного документа. В 1С по умолчанию предлагаются унифицированные бланки, но при наличии собственной формы ее подключают как внешнюю печатную форму.

Где искать акт, если учет ведется не в 1С:Бухгалтерии, а в 1С:УПП или ERP?

В 1С:ERP и УПП документы движения ОС находятся в разделе «ВНА» / «ОС и НМА» (например, «Перемещение ОС», «Реализация ОС», «Ввод в эксплуатацию ОС»). Логика та же: акт печатается из документа движения объекта кнопкой «Печать».