Где находятся кассовые документы в 1С

Кассовые документы в 1С — это приходные кассовые ордера (ПКО), расходные кассовые ордера (РКО), а также связанные с ними отчёты: кассовая книга и журнал регистрации кассовых ордеров. Их расположение зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» они собраны в разделе «Банк и касса», в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» — в разделе «Казначейство» или «Финансы».

Быстрее всего добраться до нужного документа через журнал кассовых операций: там в одном списке видны и приходные, и расходные ордера, их можно отфильтровать по дате, организации, контрагенту или сумме. Если документ «потерялся», чаще всего причина в неверно выбранном периоде отбора, пометке на удаление или ограничении прав пользователя.

Где искать кассовые документы в 1С:Бухгалтерии 8

В конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) откройте в верхней панели раздел «Банк и касса». В группе «Касса» находится ссылка «Кассовые документы» — это общий журнал, где отображаются и приходные, и расходные кассовые ордера за выбранный период.

Если нужен документ конкретного вида, рядом есть отдельные ссылки «Приходные кассовые ордера» и «Расходные кассовые ордера». Форма журнала позволяет создать новый документ кнопкой «Создать», где выбирается вид операции: оплата от покупателя, возврат от поставщика, выдача подотчётному лицу, взнос наличными в банк и другие.

Кассовая книга в этой же конфигурации формируется через раздел «Банк и касса» → «Отчёты» → «Кассовая книга». Укажите период и организацию — программа сформирует листы книги по дням, в которых были движения по кассе.

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» в верхней панели разделов.
2. 2
   В группе «Касса» нажмите «Кассовые документы».
3. 3
   Установите период отбора, чтобы нужный документ попал в список.
4. 4
   Для просмотра откройте документ двойным щелчком; для печати используйте кнопку «Печать» → «Кассовый ордер».

Где находятся кассовые документы в УТ 11, КА и ERP

В «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» кассовые операции вынесены в раздел «Казначейство» (в некоторых версиях — «Финансы»). Внутри него находятся ссылки «Приходные кассовые ордера», «Расходные кассовые ордера» и общий журнал «Кассовые ордера».

Особенность этих конфигураций — поддержка нескольких касс одной организации (например, касса центрального офиса и кассы магазинов). В журнале есть отбор по кассе: если документ не виден, проверьте, не установлен ли фильтр на конкретную кассу, в которой документ не создавался.

Отчёт «Кассовая книга» в УТ и ERP также находится в разделе «Казначейство» в подсистеме отчётов. При формировании указывается конкретная касса, поэтому для полной картины по нескольким кассам отчёт строится отдельно по каждой.

Как быстро найти конкретный кассовый документ

Если известен номер ордера, воспользуйтесь поиском по журналу: в форме списка нажмите «Ещё» → «Найти» (или сочетание Ctrl+F) и введите номер документа. Учтите, что у ПКО и РКО независимая нумерация, поэтому искать нужно в соответствующем журнале или сразу в общем списке «Кассовые документы».

Для поиска по содержанию удобен отбор: нажмите «Ещё» → «Настроить список» (или кнопку отбора) и добавьте условия по контрагенту, сумме, виду операции или ответственному. Например, чтобы найти выдачу подотчётному лицу, отфильтруйте РКО по виду операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу» и ФИО сотрудника.

Ещё один способ — универсальный поиск по всей базе. В 1С:Бухгалтерии 3.0 есть строка поиска в правом верхнем углу главного окна: введите номер ордера или фрагмент наименования контрагента, и программа покажет подходящие объекты, включая кассовые документы.

Маршрут решения

Как выбрать способ поиска

Известен номер и вид ордераОткройте журнал ПКО или РКО и используйте поиск по номеру (Ctrl+F).

Известен контрагент или суммаНастройте отбор в общем журнале «Кассовые документы» по этим полям.

Документ мог быть создан в любой кассе организацииСнимите отбор по кассе и просмотрите журнал за расширенный период.

Документ не находится нигдеПроверьте помеченные на удаление объекты и права доступа пользователя.

Кассовая книга и журнал регистрации: где формировать

Кассовая книга — сводный отчёт, который строится автоматически на основании проведённых ПКО и РКО. Отдельно «вводить» её не нужно: достаточно открыть отчёт «Кассовая книга» в разделе «Банк и касса» (Бухгалтерия) или «Казначейство» (УТ, ERP), указать период и организацию.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) в типовых конфигурациях обычно доступен как печатная форма отчётности по кассе. В 1С:Бухгалтерии его можно найти через «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» либо сформировать универсальным отчётом по журналу кассовых документов с выводом нужных колонок.

Обратите внимание: кассовая книга формируется только по проведённым документам. Если ордер создан, но не проведён (или помечен на удаление), в книгу он не попадёт, и остаток на конец дня будет расходиться с фактическим.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ отображается в журнале

Норма

Ордер виден в списке за выбранный период, статус — проведён

Тревожный признак

Документа нет в списке или он перечёркнут (помечен на удаление)

Попадание в кассовую книгу

Норма

После проведения ордера он появляется в кассовой книге за его дату

Тревожный признак

Ордер проведён, но в книге отсутствует — проверьте дату документа и организацию

Остаток по кассе

Норма

Остаток в кассовой книге совпадает с данными отчёта «Обороты по счёту 50»

Тревожный признак

Остатки расходятся — есть непроведённые или дублирующиеся документы

Кассовые документы в других конфигурациях 1С

В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) кассовые ордера находятся в разделе «Деньги»: там есть журналы «Приходные кассовые ордера» и «Расходные кассовые ордера», а также отчёт «Кассовая книга». Логика работы аналогична бухгалтерской конфигурации.

В «1С:Зарплата и управление персоналом» отдельных кассовых документов нет — выплаты через кассу оформляются ведомостями в кассу, а ПКО и РКО создаются уже в бухгалтерской программе после синхронизации. Если вы ищете ордер на выдачу зарплаты, проверьте, в какой программе он создавался.

В устаревших версиях (например, «1С:Бухгалтерия 7.7») кассовые документы расположены в меню «Журналы» → «Касса» или через пункт «Документы» → «Приходный кассовый ордер» / «Расходный кассовый ордер». Интерфейс там построен на верхнем текстовом меню, а не на панели разделов.

Расположение по конфигурациям

1С:Бухгалтерия 8

Раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». Подходит для поиска ПКО, РКО и кассовой книги в одном месте.

УТ 11 / КА / ERP

Раздел «Казначейство» или «Финансы». Есть отбор по нескольким кассам — удобно для торговых сетей.

1С:УНФ

Раздел «Деньги». Минимальный набор кассовых операций для малого бизнеса.

ЗУП

Кассовых ордеров нет; выплаты оформляются ведомостями, ордера создаются в бухгалтерской программе.

Почему кассовый документ не отображается и что делать

Самая частая причина — неверный период отбора в журнале. По умолчанию список может показывать только текущий день или месяц: расширьте период через настройки отбора и проверьте, появился ли документ.

Вторая причина — документ помечен на удаление. В журнале такие объекты отображаются перечёркнутыми, но если включён фильтр, скрывающий помеченные, они не видны вовсе. Отобразите помеченные объекты и при необходимости снимите пометку через «Ещё» → «Снять пометку удаления».

Третья группа причин — права доступа. Если пользователю назначена роль без доступа к кассовым документам или действует ограничение на уровне записей (по организации), часть ордеров будет скрыта. Проверить это может только администратор через настройки профилей групп доступа.

Частые вопросы о кассовых документах в 1С

Как распечатать кассовый ордер из 1С?

Откройте нужный ПКО или РКО и нажмите кнопку «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)» или «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Печать доступна и из журнала: выделите документ и используйте кнопку печати в командной панели списка.

Можно ли посмотреть кассовые документы по всем организациям сразу?

Да, если у пользователя есть соответствующие права. В журнале «Кассовые документы» снимите отбор по организации через «Ещё» → «Настроить список». В кассовой книге организация указывается обязательно, поэтому отчёт формируется по каждой организации отдельно.

Почему кассовая книга пустая, хотя ордера созданы?

Наиболее вероятные причины: документы не проведены, выбрана другая организация или касса в параметрах отчёта, либо даты ордеров не попадают в указанный период. Проверьте статус проведения и настройки отчёта.

Где в 1С найти авансовый отчёт по выданным из кассы деньгам?

Авансовые отчёты — это отдельный вид документов. В 1С:Бухгалтерии они находятся в разделе «Покупки» (или «Банк и касса» в зависимости от настроек) → «Авансовые отчёты». Связь с РКО видна по подотчётному лицу и сумме выдачи.

Как восстановить случайно удалённый кассовый ордер?

Если документ только помечен на удаление, найдите его в журнале, отобразив помеченные объекты, и снимите пометку через «Ещё» → «Снять пометку удаления». Если объект удалён физически (через «Удаление помеченных объектов»), восстановить его можно только из резервной копии базы.

Чем ПКО отличается от операции по кассе в банковской выписке?

ПКО и РКО оформляют движение наличных через кассу организации, а банковские документы — безналичные операции по расчётному счёту. Это разные журналы: банковские документы находятся в разделе «Банк и касса» → «Банковские выписки».