Учет и Финансы · 10 мин
Где найти расходный кассовый ордер в 1С
Где находится расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии, УТ и других конфигурациях. Пути через меню, журнал кассовых документов, поиск и печать РКО.
Расходный кассовый ордер (РКО) — документ, которым оформляется выдача наличных денег из кассы организации: выплата зарплаты, подотчетных сумм, возврат покупателю, оплата поставщику наличными. В большинстве конфигураций 1С он находится в разделе, посвященном банку и кассе, однако точный путь зависит от конфигурации и её версии.
Ниже разобраны основные способы найти РКО в 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексной автоматизации и ERP, а также альтернативные методы — через полнотекстовый поиск, журнал операций и структуру подсистем. Если документа нет на привычном месте, причина обычно кроется в правах пользователя или настройках интерфейса — эти случаи также рассмотрены.
Где находится РКО в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии предприятия 8.3 основной путь к расходному кассовому ордеру проходит через главное меню. Откройте раздел «Банк и касса» в левой панели навигации и выберите пункт «Кассовые документы». Откроется общий журнал, где вместе отображаются приходные и расходные ордера, а также документы выемки и взноса наличных.
Чтобы увидеть только расходные ордера, используйте отбор по виду документа: нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» или воспользуйтесь полем отбора в шапке журнала. В некоторых релизах в разделе «Банк и касса» есть отдельный пункт «Расходные кассовые ордера» — он ведёт сразу к отфильтрованному списку.
Создать новый РКО можно кнопкой «Создать» в журнале кассовых документов. При этом программа предложит выбрать вид операции: выдача подотчетному лицу, оплата поставщику, возврат покупателю, выплата зарплаты и другие. От вида операции зависит набор полей и проводки документа.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» в панели разделов
- 2Выберите «Кассовые документы» или «Расходные кассовые ордера»
- 3Установите отбор по виду документа, периоду или организации
- 4Для создания нажмите «Создать» и укажите вид операции
- 5Проверьте, что документ проведен — в списке у него не должно быть пометки непроведенного
Где найти РКО в 1С:Управление торговлей, КА и ERP
В конфигурациях на базе подсистемы казначейства — 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация 2 и 1С:ERP — кассовые документы сгруппированы в разделе «Казначейство». Откройте его и найдите пункт «Расходные кассовые ордера» в группе «Касса» или «Операции по кассе».
В этих конфигурациях расходный ордер нередко формируется не вручную, а на основании других документов: заявки на расходование денежных средств, возврата товаров клиенту, ведомости на выплату зарплаты. Тогда найти РКО можно через документ-основание: откройте его и перейдите по кнопке связанных документов (пиктограмма цепочки или «Связанные документы»).
Обратите внимание: если в настройках включен обязательный обмен с конфигурацией «Бухгалтерия», часть кассовых документов может создаваться в одной программе и выгружаться в другую. Проверьте, в какой именно базе документ был создан изначально.
Как найти РКО через поиск и «Все функции»
Если вы не помните точный путь или интерфейс изменен, самый быстрый способ — встроенный поиск. В режиме «Такси» нажмите кнопку поиска (лупа) в правом верхнем углу или поле поиска в панели навигации и введите «расходный кассовый». Программа покажет и список документов, и функцию создания нового ордера.
Второй способ — меню «Все функции». Оно открывается через кнопку главного меню (круглая кнопка в левом верхнем углу) → «Все функции». Если пункт не отображается, включите его: «Сервис» → «Параметры» → установите флажок «Отображать команду "Все функции"». В дереве раскройте ветку «Документы» и найдите «РасходныйКассовыйОрдер» или аналогичный по названию объект.
Для поиска конкретного ордера по номеру или контрагенту удобен полнотекстовый поиск по данным (иконка лупы над списками или сочетание Ctrl+Shift+F в ряде версий). Учтите, что полнотекстовый поиск работает только если он включен администратором и индекс обновлен.
Как выбрать способ поиска
Почему расходный кассовый ордер не отображается
Наиболее частая причина — ограничение прав. Если у пользователя нет роли кассира, бухгалтера или доступа к денежным документам, пункт меню и сами документы будут скрыты. Проверить это может администратор: в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права» (или «Настройки пользователей и прав») нужно посмотреть профиль группы доступа.
Вторая причина — настройка панели навигации раздела. В режиме «Такси» пользователь мог убрать команду из меню: нажмите на шестеренку в панели навигации раздела («Настройка навигации») и верните пункт «Кассовые документы» из левого списка в правый.
Третья причина — функциональная опция. Если в настройках программы отключен учет наличных денежных средств или кассовые операции, соответствующие документы скрываются из интерфейса. Проверьте раздел «Администрирование» → настройки учета денежных средств (в разных конфигурациях пункт называется «Банк и касса», «Казначейство» или «Настройка учета»).
Как распечатать РКО и проверить проводки
Печатная форма расходного кассового ордера (форма КО-2) вызывается из открытого документа кнопкой «Печать» → «Расходный кассовый ордер». Перед печатью убедитесь, что заполнены обязательные поля: организация, касса, сумма, основание, поле «Выдать» (ФИО получателя) и реквизиты удостоверяющего документа, если они требуются.
Проводки документа можно посмотреть кнопкой «Показать проводки и другие движения» (в бухгалтерской панели документа) или через «Ещё» → «Движения документа». Типовая проводка по выдаче наличных — дебет счета расчетов (60, 70, 71 и другие) и кредит счета 50 «Касса».
Если печатная форма не формируется или выходит пустой, проверьте, проведен ли документ и заполнены ли поля, участвующие в форме. В некоторых конфигурациях печать доступна только после записи документа.
Как проверить результат
Ордер проведен, без пометки на удаление, виден в журнале кассовых документов
Документ непроведен, помечен на удаление или не попадает под отбор по дате/организации
Заполнены номер, дата, сумма прописью, основание, ФИО получателя
Пустые поля, неверная сумма или отсутствует основание выдачи
Есть движение по кредиту счета 50 на сумму ордера
Движений нет или сумма не совпадает с документом
Частые ошибки при работе с РКО
Одна из типичных ошибок — создание расходного ордера вместо приходного и наоборот. Проверьте вид документа перед проведением: перепутанный вид исказит обороты по кассе и кассовую книгу. Исправляется это отменой проведения и созданием документа правильного вида.
Вторая ошибка — неверный выбор вида операции. Например, выдача подотчетному лицу, оформленная как «прочий расход», не попадет в расчеты с подотчетными лицами и не закроется авансовым отчетом. Всегда выбирайте операцию, соответствующую реальной хозяйственной ситуации.
Третья ошибка — работа с документами «задним числом» без учета последовательности. Проведение РКО прошлой датой может привести к отрицательному остатку кассы на промежуточные даты. Перед проведением проверьте остаток кассы на дату документа через отчет «Кассовая книга» или оборотно-сальдовую ведомость по счету 50.
Что важно запомнить
РКО в 1С:Бухгалтерии находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы», в УТ, КА и ERP — в разделе «Казначейство». Если документ не виден, проверьте отборы в журнале, права пользователя и функциональные опции. Быстрый доступ — через поиск по меню или «Все функции».
Часто задаваемые вопросы
Можно ли найти РКО по номеру, если неизвестна дата?
Да. Откройте журнал «Кассовые документы», снимите ограничение периода (установите широкий диапазон дат) и введите номер в строку поиска журнала. Также работает полнотекстовый поиск по данным, если он включен администратором.
Почему в журнале кассовых документов нет нужного ордера, хотя он точно создавался?
Чаще всего мешает установленный отбор: по организации, кассе, виду документа или ответственному. Нажмите «Ещё» → «Установить стандартные настройки» или снимите отборы вручную. Также проверьте, не помечен ли документ на удаление — включите отображение помеченных объектов.
Чем расходный кассовый ордер отличается от документа «Выдача наличных»?
В некоторых конфигурациях (например, в отраслевых решениях и новых редакциях) документ может называться «Выдача наличных» или «Кассовый расход», но выполнять ту же функцию — оформление выдачи денег из кассы. Ищите по смыслу операции, а не только по точному названию.
Как найти РКО, созданный на основании зарплатной ведомости?
Откройте ведомость на выплату зарплаты и нажмите кнопку связанных документов (пиктограмма цепочки) или перейдите на вкладку с оплатой ведомости — там будет ссылка на расходный ордер. Альтернатива — журнал кассовых документов с отбором по виду операции «Выплата зарплаты».
Нет пункта «Кассовые документы» в меню — что делать?
Сначала проверьте настройку навигации раздела (шестеренка в панели навигации) и верните команду в меню. Если команды нет и там — вероятно, ограничены права или отключена функциональная опция учета наличных. В этом случае обратитесь к администратору базы или специалисту по сопровождению 1С.
Можно ли вывести список всех РКО за период одним отчетом?
Да. В 1С:Бухгалтерии используйте отчет «Кассовая книга» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 50 с детализацией по документам. В УТ и ERP есть отчеты по движению денежных средств, где можно отобрать только расходные операции по кассе.