Учет и Финансы · 10 мин
Где акты сверки в 1С УПП: поиск, формирование и проверка
Где находятся акты сверки взаиморасчётов в 1С УПП 1.3: меню, документы, отчёт «Акт сверки», настройки печати и типичные ошибки при формировании.
В 1С:УПП 1.3 акты сверки взаиморасчётов находятся в двух местах: как документ «Акт сверки взаиморасчётов с контрагентом» и как отчёт «Акт сверки взаиморасчётов». Первый хранится в журнале документов и подтверждает факт сверки с конкретным контрагентом, второй формируется на лету по данным регистров взаиморасчётов и обычно используется для быстрой проверки задолженности.
Путаница возникает из-за того, что интерфейс УПП зависит от выбранного меню: «Полный», «Бухгалтерский и налоговый учёт», «Управленческий учёт». В разных интерфейсах один и тот же объект расположен в разных ветках меню, поэтому пользователь, привыкший к одному интерфейсу, может не найти документ в другом. Ниже разобраны оба варианта доступа, способы формирования, проверка результата и типичные ошибки.
Важно понимать разницу между документом и отчётом до начала работы: документ фиксирует сверку как хозяйственный факт и хранится в базе, отчёт — это просто выборка данных за период. Если контрагент требует подписанный акт, нужен именно документ; если бухгалтеру нужно быстро увидеть расхождения — достаточно отчёта.
Где находится журнал документов «Акты сверки взаиморасчётов»
Основной путь к документам сверки в интерфейсе «Полный»: верхнее меню → «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов». Откроется журнал, где хранятся все созданные акты с возможностью отбора по контрагенту, организации и периоду. Тот же журнал доступен через меню «Покупки» → «Акты сверки взаиморасчётов» — это один и тот же список документов, просто продублированный в двух ветках меню для удобства.
В интерфейсе «Бухгалтерский и налоговый учёт» путь выглядит иначе: меню «Взаиморасчёты» или раздел с документами по расчётам с контрагентами. Точный пункт зависит от настроек конфигурации, поэтому надёжнее пользоваться полным интерфейсом: переключение выполняется через меню «Интерфейсы» или кнопку выбора интерфейса на панели.
Если документ в журнале не виден, хотя точно создавался, проверьте отборы: в журнале мог стоять фильтр по организации или дате. Снимите отборы через правую кнопку мыши → «Отключить отборы» и обновите список клавишей F5.
- 1Переключитесь в интерфейс «Полный» через меню «Интерфейсы»
- 2Откройте меню «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов»
- 3Снимите активные отборы, если список пуст
- 4Найдите нужный акт по контрагенту или номеру
- 5Откройте документ двойным щелчком для просмотра или печати
Где находится отчёт «Акт сверки взаиморасчётов»
Отчёт формируется без создания документа и строится напрямую по регистрам взаиморасчётов. Путь: меню «Отчёты» → «Взаиморасчёты» → «Акт сверки взаиморасчётов». В некоторых настройках меню отчёт доступен также из карточки контрагента или договора через кнопку «Перейти» / «Отчёты».
В открывшейся форме укажите организацию, контрагента, период сверки и при необходимости договор. После нажатия «Сформировать» отчёт покажет обороты по документам расчётов: реализации, поступления, оплаты, корректировки — с сальдо на начало и конец периода. Эту форму можно вывести на печать и использовать как черновик для сверки с контрагентом.
Отличие отчёта от документа принципиально: отчёт не сохраняется в базе как объект, не имеет номера и не подтверждает факт сверки. Если акт нужно отправить контрагенту и хранить в учёте, создавайте документ, а не распечатку отчёта.
Документ или отчёт: что выбрать
Хранится в базе, имеет номер и дату, подходит для официальной сверки с контрагентом и для ЭДО. Требует заполнения и проведения.
Формируется мгновенно по регистрам, удобен для внутренней проверки расхождений. Не является учётным документом.
Альтернатива для анализа задолженности в разрезе документов и сроков, но не оформлена как акт сверки.
Как создать документ «Акт сверки взаиморасчётов»
В журнале актов нажмите кнопку «Добавить» (или клавишу Insert). В форме нового документа заполните обязательные поля: организацию, контрагента и период сверки. Если сверка ведётся по конкретному договору — укажите его, тогда в акт попадут только операции по этому договору; если поле договора оставить пустым, документ соберёт данные по всем договорам контрагента.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — документ подтянет данные по взаиморасчётам за указанный период. Табличная часть заполнится документами расчётов с суммами по дебету и кредиту. Проверьте сальдо на начало и конец периода: они должны совпадать с данными отчёта по взаиморасчётам за тот же период.
Документ проводится, но не формирует бухгалтерских проводок — он носит информационный характер и не влияет на учётные данные. Это безопасная операция: ошибочно созданный акт можно просто удалить или пометить на удаление без последствий для регистров.
Настройка печатной формы и вывод на печать
Из открытого документа акт выводится на печать кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». Стандартная форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу оборотов и итоговое сальдо с расшифровкой задолженности. Если в организации принята своя форма акта, её подключают как внешнюю печатную форму через «Сервис» → «Дополнительные отчёты и обработки» → «Дополнительные внешние печатные формы».
Перед печатью проверьте, что в шапке акта корректно указаны полномочия подписантов: данные берутся из карточки организации и контрагента. Если реквизиты контрагента не заполнены, в печатной форме будут пустые поля — заполните адрес и ИНН в справочнике «Контрагенты» и перепечатайте акт.
Для отправки через операторов ЭДО акт сверки может передаваться как неформализованный документ с приложением скана или в формате, согласованном с оператором. Проверьте, поддерживает ли ваш абонентский комплект ЭДО передачу актов сверки, прежде чем настраивать маршрут.
Почему акт сверки может формироваться с ошибками
Самая частая причина расхождений — разные настройки разреза учёта. В УПП взаиморасчёты могут вестись по договорам, по заказам или по документам расчётов, и если в акте выбран один разрез, а контрагент сверяет по другому, суммы не сойдутся. Проверьте параметр «Ведение взаиморасчётов» в договоре контрагента.
Вторая причина — непроведённые или помеченные на удаление документы расчётов. Акт строится только по проведённым документам: если реализация не проведена, она в акт не попадёт, и сальдо уйдёт. Перед сверкой сформируйте отчёт «Ведомость взаиморасчётов» и сравните его итог с итогом акта.
Третья причина — операции, отражённые не в регистрах взаиморасчётов, а только в бухгалтерских проводках (или наоборот). Такое бывает при ручных корректировках и документах «Операция (бухгалтерский и налоговый учёт)». Сверьте сальдо по счетам 60 и 62 в оборотно-сальдовой ведомости с сальдо по регистрам взаиморасчётов — расхождение укажет на «потерянные» операции.
Как проверить корректность сформированного акта
Базовый контроль — сопоставление трёх источников: акта сверки, отчёта «Ведомость взаиморасчётов» и оборотно-сальдовой ведомости по счетам расчётов (60, 62, 76). Все три должны давать одинаковое конечное сальдо по контрагенту за один и тот же период. Если хотя бы один источник отличается — ищите причину до отправки акта контрагенту.
Полезно также проверить преемственность сверок: сальдо на начало текущего акта должно равняться сальдо на конец предыдущего подписанного акта с этим контрагентом. Разрыв означает, что между сверками были перепроведены или изменены документы прошлых периодов.
Контрольные точки сверки
Совпадает с отчётом «Ведомость взаиморасчётов» за тот же период
Суммы различаются — ищите непроведённые документы или ручные операции
Равно конечному сальдо предыдущего подписанного акта
Разрыв — документы прошлых периодов были изменены после сверки
Все реализации и оплаты контрагента присутствуют с верными суммами
Документы отсутствуют — проверьте договор, дату и проведение
Частые вопросы
Акт сверки в УПП формирует проводки?
Нет. Документ «Акт сверки взаиморасчётов с контрагентом» носит информационный характер: он проводится, но не создаёт движений по бухгалтерским регистрам и регистрам взаиморасчётов. Учётные данные меняются только через первичные документы — реализации, поступления, платёжные документы и корректировки.
Почему в акте не видно части документов контрагента?
Чаще всего причина в отборе по договору: если в акте указан конкретный договор, операции по другим договорам не попадут в таблицу. Также проверьте, что документы проведены и попадают в период сверки, — непроведённые и помеченные на удаление документы в акт не включаются.
Чем отличается акт сверки в УПП от акта в 1С:Бухгалтерии?
Принцип тот же: документ фиксирует состояние расчётов, отчёт формирует выборку. Различия в расположении меню и в источниках данных: УПП строит сверку по регистрам управленческих взаиморасчётов, а Бухгалтерия — в первую очередь по бухгалтерским счетам. Поэтому при переносе данных между конфигурациями сальдо могут различаться.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Штатного массового формирования документов акта в типовой УПП нет — документ создаётся по каждому контрагенту отдельно. Для массовой проверки используйте отчёт «Ведомость взаиморасчётов» по списку контрагентов, а документы акта создавайте только по тем, с кем требуется официальная сверка.
Что делать, если контрагент вернул акт с расхождениями?
Сначала выгрузите детализацию по документам через отчёт «Ведомость взаиморасчётов» и построчно сопоставьте с данными контрагента. Типичные находки — неотражённая у одной из сторон оплата, разница в датах отгрузки или непроведённый документ. Расхождение исправляется в учётных документах, после чего акт формируется заново.
Как подписать акт сверки, если подписант не указан в печатной форме?
Данные подписанта подтягиваются из карточки организации — откройте справочник «Организации», проверьте поля с руководителем и главным бухгалтером, заполните их и перепечатайте акт. Если требуется подпись уполномоченного сотрудника, её данные вносят в печатную форму через настройку дополнительных реквизитов или внешнюю печатную форму.
Что важно запомнить
Акты сверки в 1С УПП находятся в меню «Продажи»/«Покупки» → «Акты сверки взаиморасчётов» (документы) и в «Отчёты» → «Взаиморасчёты» (отчёт). Документ не делает проводок и безопасен для создания. Перед отправкой контрагенту сверяйте итог акта с ведомостью взаиморасчётов и ОСВ по счетам расчётов.