Где акт сверки в 1С УПП и как его сформировать

В 1С:Управление производственным предприятием (УПП 1.3) акт сверки взаиморасчётов с контрагентом находится в документах учёта расчётов. Основной путь: меню «Продажи» → «Ведение взаиморасчетов с контрагентами» → «Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом». Этот же документ доступен и через меню «Покупки» — там используется аналогичный пункт, поскольку сверка ведётся по контрагенту в целом, а не только по продажам или закупкам.

Документ формируется автоматически по данным учёта за выбранный период: программа собирает все операции с контрагентом (реализации, поступления, оплаты, возвраты) и выводит таблицу с сальдо. Бухгалтеру остаётся проверить результат, при необходимости скорректировать настройки и распечатать акт для подписания второй стороной.

Ниже разобраны точные пути к документу, настройки заполнения, типовые проблемы с расхождениями и способы проверить корректность данных перед отправкой акта контрагенту.

Где именно находится акт сверки в интерфейсе УПП

В типовой конфигурации УПП 1.3 документ «Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом» размещён сразу в нескольких разделах интерфейса, чтобы его могли найти и менеджеры по продажам, и бухгалтеры. Основные точки входа:

• Меню «Продажи» → «Ведение взаиморасчетов с контрагентами» → «Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом»;
• Меню «Покупки» → «Ведение взаиморасчетов с контрагентами» → «Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом»;
• Меню «Операции» → «Документы» → поиск по названию «Акт сверки взаиморасчетов», если документ убрали из стандартных меню.

Через «Операции» → «Документы» можно найти любой документ конфигурации, даже если интерфейс пользователя настроен усечённо и часть пунктов меню скрыта. Это универсальный способ, когда стандартный путь недоступен из-за прав или настроек интерфейса.

Если у вас полный интерфейс, акт сверки также открывается из карточки контрагента: в некоторых настройках панели навигации доступен переход к связанным документам расчётов. Однако надёжнее использовать прямой путь через меню «Продажи» или «Покупки».

Как создать и заполнить документ

Откройте журнал «Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом» и нажмите «Добавить». В форме нового документа укажите организацию, контрагента и период сверки. Если взаиморасчёты ведутся в разрезе договоров, выберите конкретный договор — тогда в акт попадут только операции по нему.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» (обычно доступна команда «Заполнить по данным учета»). Программа соберёт обороты по регистрам взаиморасчётов за указанный период и сформирует табличную часть: дебет и кредит по каждой операции с расшифровкой до документов.

1. 1
   Откройте Продажи → Ведение взаиморасчетов с контрагентами → Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом
2. 2
   Нажмите «Добавить» и заполните организацию, контрагента, период и при необходимости договор
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится операциями по данным учёта
4. 4
   Проверьте итоговое сальдо и расшифровку по документам
5. 5
   Запишите документ и сформируйте печатную форму кнопкой «Печать»

Признак корректного заполнения — табличная часть содержит строки по всем реализациям, поступлениям и оплатам за период, а сальдо на конец совпадает с данными отчёта по взаиморасчётам. Если таблица пустая, хотя операции были, проверьте договор, организацию и границы периода.

Настройки заполнения: договор, валюта, детализация

Документ позволяет гибко настроить состав сверки. Ключевые параметры, которые влияют на результат:

• Договор контрагента. Если поле не заполнено, сверка собирается по всем договорам контрагента с данной организацией. Если выбран — только по нему.
• Валюта. Для расчётов в валюте укажите валюту взаиморасчётов, иначе суммы могут собраться в рублях по курсу и не совпасть с ожиданиями контрагента.
• Детализация. В настройках заполнения можно выбрать вывод данных по документам или сводно по договорам. Для подписания с контрагентом обычно нужна детализация по документам.

Если контрагент одновременно покупатель и поставщик, акт соберёт операции по обеим ролям — это нормально и часто удобно для взаимозачётов. Но если бухгалтерия сверяет расчёты раздельно, формируйте акты отдельно по каждому договору.

Проверка результата перед печатью

Перед тем как распечатать акт, сверьте его с независимым источником данных. Самый надёжный способ — отчёт «Анализ взаиморасчетов с контрагентами» или оборотно-сальдовая ведомость по счетам 60 и 62 с отбором по контрагенту. Сальдо на начало и конец периода должны совпасть до копейки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на начало периода

Норма

Совпадает с ОСВ по 60/62 счетам и предыдущим подписанным актом

Тревожный признак

Расходится — в прошлых периодах есть неотражённые или изменённые операции

Состав табличной части

Норма

Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют

Тревожный признак

Часть документов отсутствует — проверьте их проведение и договор

Сальдо на конец периода

Норма

Совпадает с отчётом по взаиморасчётам

Тревожный признак

Расходится — ищите ручные операции или документы другого периода

Обратите внимание на документы, проведённые задним числом: если после подписания предыдущего акта кто-то перепровёл или удалил документы прошлого периода, сальдо «уедет», и новая сверка не сойдётся с уже подписанной. В этом случае сначала восстановите последовательность расчётов.

Типичные проблемы и их причины

Чаще всего пользователи сталкиваются с тем, что акт заполняется пустым или с неверными суммами. Причины, как правило, типовые и устраняются без привлечения программиста.

Если документы проведены, а в акт не попадают, проверьте, что в них указаны та же организация и тот же контрагент, что и в акте. В УПП взаиморасчёты ведутся в разрезе организаций, и операция по другой организации в акт не попадёт.

Печать и отправка контрагенту

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в форме документа. Типовая форма акта содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу операций, итоговое сальдо и поля для подписей. Если в вашей организации принят свой шаблон (с логотипом, дополнительными реквизитами), он подключается как внешняя печатная форма через «Сервис» → «Внешние печатные формы» или добавляется доработкой конфигурации.

Перед отправкой убедитесь, что в акте указаны подписанты с обеих сторон и их полномочия. В типовой форме подписант от вашей организации подтягивается из данных организации — проверьте актуальность сведений о руководителе и главном бухгалтере в карточке организации.

Удобно формировать акт сверки сразу после закрытия месяца или квартала, пока данные свежие. Если контрагент присылает свой акт с расхождениями, попросите расшифровку до документов — сравнивать построчно гораздо быстрее, чем искать разницу в итоговых суммах.

Чем акт сверки отличается от отчётов по взаиморасчётам

В УПП есть несколько инструментов контроля расчётов, и их важно не путать. Акт сверки — документ для внешнего использования, отчёты — для внутреннего анализа.

Сравнение инструментов

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом

Документ с печатной формой для подписания с контрагентом. Хранится в базе, имеет юридическое значение при подписании обеими сторонами

Отчёт «Анализ взаиморасчетов с контрагентами»

Внутренний отчёт для проверки состояния расчётов. Не предназначен для подписания, но удобен для контроля перед формированием акта

ОСВ по счетам 60, 62

Бухгалтерский отчёт по данным счетов учёта. Используется для сверки сальдо акта с бухгалтерскими регистрами

Практический порядок такой: сначала проверьте расчёты отчётом, убедитесь, что сальдо сходится с ОСВ, и только потом формируйте и печатайте акт. Это исключает ситуацию, когда подписанный акт расходится с бухгалтерским учётом.

Частые вопросы

Почему акт сверки заполняется пустым, хотя продажи были?

Проверьте три вещи: проведены ли документы реализации и оплаты, совпадает ли договор в актах и документах (или попробуйте оставить договор пустым), та ли организация указана в акте. Также убедитесь, что даты документов попадают в период сверки.

Можно ли сформировать акт сверки по нескольким договорам одного контрагента?

Да. Оставьте поле «Договор» пустым — в акт попадут все операции по контрагенту с выбранной организацией. Если нужна разбивка, в настройках заполнения включите детализацию по договорам.

Акт не сходится с актом контрагента на небольшую сумму. Что делать?

Запросите у контрагента расшифровку его акта до документов и сравните построчно. Частые причины мелких расхождений: разный учёт курсовых разниц, округление, документ, отражённый сторонами в разных периодах. Найденную разницу фиксируйте в акте строкой расхождения или корректирующим документом.

Как изменить печатную форму акта (добавить логотип, реквизиты)?

Типовую форму правит программист через конфигуратор, либо подключается внешняя печатная форма через механизм дополнительных печатных форм. Самостоятельно без навыков разработки менять макет не рекомендуется — ошибки в форме могут исказить юридически значимый документ.

Нужно ли проводить акт сверки, влияет ли он на учёт?

Акт сверки — информационный документ, он не формирует проводок и не изменяет данные учёта. Его можно записывать, перезаполнять и распечатывать повторно без влияния на взаиморасчёты и бухгалтерские регистры.

Можно ли сформировать акт сверки в валюте?

Да, если договор ведётся в валюте, укажите валюту взаиморасчётов в документе — суммы будут выведены в ней. Убедитесь, что контрагент сверяет расчёты в той же валюте, иначе потребуется отдельная сверка курсовых разниц.