Учет и Финансы · 9 мин
Как провести материальную помощь в 1С
Как провести материальную помощь в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка вида начисления, документы, НДФЛ, взносы, проводки и проверка результата.
Материальная помощь — выплата сотруднику, не связанная с выполнением трудовых обязанностей: при рождении ребёнка, в связи со смертью родственника, на лечение, к отпуску или в трудной жизненной ситуации. В программах 1С такая выплата оформляется отдельным видом начисления, потому что у неё особый порядок налогообложения: часть суммы освобождается от НДФЛ и взносов, а часть — нет, в зависимости от основания выплаты.
Ошибка при проведении материальной помощи приводит к неверному расчёту НДФЛ, искажению отчётности 6-НДФЛ и РСВ и возможным доначислениям при проверке. Поэтому важно не просто «доначислить сумму в зарплату», а использовать предусмотренный в конфигурации механизм с правильными кодами дохода.
Ниже разобран порядок действий для двух типовых ситуаций: расчёт в 1С:ЗУП (начисление и налоги) и отражение в 1С:Бухгалтерии (проводки и выплата), а также настройка вида начисления, если типового не хватает.
Определите основание выплаты — от него зависят налоги
Прежде чем открывать программу, зафиксируйте основание выплаты: приказ руководителя и заявление сотрудника с подтверждающими документами (свидетельство о рождении, справка о смерти, документы о чрезвычайной ситуации). Основание определяет налоговый режим, и в 1С его нужно будет выбрать в виде начисления.
Основные варианты: помощь при рождении (усыновлении) ребёнка — не облагается НДФЛ и взносами в установленном лимите при выплате в первый год; помощь в связи со смертью члена семьи — не облагается полностью; помощь по чрезвычайным обстоятельствам — не облагается; прочая материальная помощь — не облагается в пределах необлагаемого лимита за год, сверх лимита начисляются НДФЛ и взносы. Точные лимиты и условия проверяйте по актуальной редакции НК РФ — они периодически меняются.
Выплата произведена в течение первого года, есть свидетельство о рождении
Степень родства соответствует определению «член семьи» в НК РФ
Сумма всех таких выплат сотруднику за год
Сотрудник уволен на момент выплаты
Проверьте и при необходимости настройте вид начисления
В 1С:ЗУП типовой вид начисления «Материальная помощь» обычно уже создан. Откройте раздел «Настройка → Начисления» и найдите его в списке. Если начисления нет или нужен отдельный вид (например, «Материальная помощь к отпуску»), создайте новый копированием типового.
Ключевые настройки на вкладке «Налоги, взносы, учет»: код дохода НДФЛ (для прочей помощи — 2760, для помощи при рождении — 2762, вычет — 503/508 соответственно; точные коды сверяйте с актуальным справочником ФНС), обложение страховыми взносами, статья расходов и способ отражения в бухучёте. Именно эти параметры определяют, как программа посчитает налоги и сформирует проводки.
Начислите материальную помощь в 1С:ЗУП
В релизах ЗУП, где доступен отдельный документ, перейдите в «Зарплата → Материальная помощь» (или «Все начисления») и создайте новый документ. Укажите организацию, дату, сотрудника или список сотрудников, вид начисления и сумму. Если документа «Материальная помощь» в меню нет, включите его в настройках состава начислений либо используйте документ «Разовое начисление» с выбором соответствующего вида расчёта.
Программа автоматически рассчитает НДФЛ с учётом вычета и начислит взносы, если вид начисления настроен как облагаемый сверх лимита. Проверьте вкладку с налогами в самом документе: сумма вычета, облагаемая база и удержанный НДФЛ должны соответствовать вашему ручному расчёту.
- 1Оформите приказ и соберите заявление сотрудника с подтверждающими документами
- 2Проверьте вид начисления: код дохода НДФЛ, взносы, способ отражения в учёте
- 3Создайте документ «Материальная помощь» (Зарплата → Материальная помощь)
- 4Заполните сотрудников, вид начисления и суммы, проверьте расчёт НДФЛ и взносов
- 5Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату с типом «Материальная помощь» или включите сумму в ближайшую выплату
- 6Проверьте отражение в учёте и попадание суммы в регистры для 6-НДФЛ
Выплатите помощь и отразите в бухгалтерском учёте
Выплата оформляется ведомостью: «Выплаты → Ведомость в банк / кассу». В поле «Выплачивать» выберите «Материальную помощь», чтобы в ведомость подтянулась именно эта сумма, а не вся задолженность по зарплате. Если помощь выплачивается в межрасчётный период, убедитесь, что дата выплаты корректна — от неё зависит срок перечисления НДФЛ и строки в 6-НДФЛ.
В 1С:Бухгалтерии при синхронизации с ЗУП проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучёте». Типовая схема: начисление — Дт 91.02 «Прочие расходы» (или 84 «Нераспределённая прибыль», если выплата за счёт прибыли) Кт 70; НДФЛ — Дт 70 Кт 68.01; взносы — Дт 91.02 Кт 69; выплата — Дт 70 Кт 50/51. Если помощь выплачивается бывшему сотруднику или неработнику, вместо счёта 70 используется 76.
Если зарплата ведётся непосредственно в 1С:Бухгалтерии (без ЗУП), материальную помощь начисляют документом «Начисление зарплаты» с соответствующим видом начисления либо операцией вручную — но ручные проводки не попадут в регистры по НДФЛ, поэтому для отчётности корректнее использовать документ начисления.
Проверьте результат: налоги, отчёты, расчётный листок
После проведения сформируйте расчётный листок сотрудника: материальная помощь должна отображаться отдельной строкой, а НДФЛ — с учётом вычета. Затем проверьте отчёт «Анализ НДФЛ» или регистр по налогам: код дохода и код вычета должны соответствовать основанию выплаты.
Дополнительно убедитесь, что сумма попала в раздел 2 формы 6-НДФЛ с правильной датой фактического получения дохода (дата выплаты), а облагаемая взносами часть — в РСВ. Если помощь полностью необлагаемая, в РСВ она отражается как сумма, не подлежащая обложению.
Как проверить результат
Помощь отдельной строкой, НДФЛ учитывает вычет
Помощь вошла в оклад или НДФЛ посчитан со всей суммы
Доход с кодом помощи и вычетом в периоде выплаты
Сумма отсутствует или показана без вычета
Необлагаемая часть в составе необлагаемых сумм
Вся сумма попала в базу по взносам
Дт 91.02/84 Кт 70, не счета затрат
Сумма ушла на 20/26/44 счёт
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не из-за самого документа, а из-за настройки вида начисления и неверного выбора основания. Ниже — ошибки, которые регулярно приводят к уточнённым расчётам.
Отдельная ситуация — выплата уволенному сотруднику. В ЗУП такие суммы оформляются через начисления бывшим сотрудникам с контрагентом-физлицом, а в бухучёте проходят по счёту 76. Не проводите такую выплату через штатное начисление зарплаты — это нарушит кадровый учёт.
Что важно запомнить
Основание выплаты определяет налоги; вид начисления с правильным кодом дохода — корректность расчёта; документ «Материальная помощь» и ведомость на выплату — правильное отражение в учёте. Проверяйте результат по расчётному листку, 6-НДФЛ и проводкам до сдачи отчётности.
Частые вопросы
Можно ли выплатить материальную помощь вместе с зарплатой одной ведомостью?
Да, если в ведомости выбрать выплату нескольких видов начислений. Но удобнее и прозрачнее оформлять отдельную ведомость с типом «Материальная помощь» — так проще контролировать даты для 6-НДФЛ и сверять платёжные документы с приказом.
Что делать, если НДФЛ посчитан со всей суммы без вычета?
Проверьте вид начисления: код дохода должен предусматривать вычет (например, 2760 с вычетом 503). Если настройка верна, перепроведите документ и пересчитайте налог через документ «Перерасчет НДФЛ» или повторное заполнение. Также проверьте, не исчерпан ли годовой лимит вычета по этому сотруднику.
Как провести помощь, если в меню нет документа «Материальная помощь»?
Документ включается в настройках: раздел «Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения» или состав начислений в параметрах расчёта зарплаты — в зависимости от релиза. Альтернатива — документ «Разовое начисление» с выбором вида расчёта «Материальная помощь».
Облагается ли помощь взносами, если она не облагается НДФЛ?
Не всегда одинаково. Перечни необлагаемых сумм для НДФЛ и для страховых взносов близки, но не идентичны, поэтому настройку взносов в виде начисления проверяйте отдельно по актуальной редакции НК РФ, а не «по аналогии» с налогом на доходы.
Как отразить помощь за счёт чистой прибыли?
В настройке способа отражения начисления укажите счёт 84 вместо 91.02. Дополнительно потребуется решение участников (учредителей) о направлении прибыли на такие выплаты — без него использование счёта 84 некорректно.
Нужно ли включать материальную помощь в средний заработок?
Нет, материальная помощь не относится к оплате труда и не включается в расчёт среднего заработка для отпускных и больничных. В типовой настройке вида начисления это уже учтено — проверьте, что при создании собственного вида вы сохранили это свойство.