Документ воинского учёта в 1С ЗУП: как заполнить

Воинский учёт в 1С:ЗУП ведётся в личных данных сотрудника, а не отдельным документом в привычном смысле. Кадровик заполняет блок «Воинский учёт» в карточке физического лица, и на основании этих сведений программа формирует карточки формы № 10, сообщения в военкомат и отчётность по бронированию. Если данные не внесены или внесены с ошибками, отчёты будут пустыми либо содержать недостоверные сведения, за которые организация может получить штраф.

Ниже разобрано, где находятся эти данные в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1, какие поля обязательны, как оформить сотрудника с военным билетом и военнообязанного без него, а также как проверить, что учёт ведётся корректно.

Где находится воинский учёт в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры», выберите справочник «Сотрудники» и найдите нужного работника. В карточке сотрудника перейдите на вкладку «Личные данные» — там расположена ссылка «Воинский учёт». При нажатии открывается форма с полями для всех сведений, которые требуются по инструкции о ведении воинского учёта в организациях.

Обратите внимание: воинский учёт привязан к физическому лицу, а не к конкретному месту работы. Если сотрудник оформлен по совместительству в двух организациях одной базы, данные видны в обеих карточках. Изменения сохраняются с указанием даты — программа ведёт историю, поэтому при смене военкомата или звания не затирайте старые сведения, а вводите новую запись.

Какие поля нужно заполнить и откуда брать данные

Источник сведений — военный билет (для военнообязанных в запасе), удостоверение гражданина, подлежащего призыву (приписное), либо справка вместо военного билета. Все записи вносятся строго по документу, без сокращений и «от себя».

Основные поля формы:

• Категория запаса — 1, 2 или 3 разряд по возрасту, указывается в военном билете;
• Воинское звание — выбирается из встроенного классификатора званий;
• Состав (профиль) — командный, рядовой, сержантский и т. д.;
• ВУС — полный код военно-учётной специальности с цифровым и буквенным обозначением;
• Категория годности — А, Б, В, Г или Д;
• Данные военного билета — серия, номер, дата выдачи, кем выдан;
• Военкомат — наименование военного комиссариата по месту учёта.

Отдельно отмечается отношение к воинской обязанности: «военнообязанный», «призывник», «не военнообязанный», «снят с учёта по возрасту или состоянию здоровья». От этого статуса зависит, попадёт ли сотрудник в отчёты для военкомата.

Заполнение для разных категорий сотрудников

Сотрудник с военным билетом (запас)

Это самый частый случай. Перепишите из военного билета серию, номер, дату и орган выдачи, выберите звание и состав из справочников, введите ВУС и категорию годности. Категорию запаса определите по отметке в билете — она зависит от возраста сотрудника. В поле «Военкомат» укажите комиссариат, выдавший документ или поставивший на учёт по месту жительства.

Призывник с удостоверением (приписным)

Для граждан, подлежащих призыву, военного билета ещё нет. В форме установите статус «призывник», внесите данные удостоверения гражданина, подлежащего призыву, и военкомат по месту постановки на учёт. Поля звания, состава и ВУС остаются пустыми — это корректно.

Сотрудник, снятый с учёта или не подлежащий учёту

Если работник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан негодным, установите соответствующий статус. Это исключит его из списков для военкомата, но сохранит историю в базе. Удалять запись полностью не нужно.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → вкладка «Личные данные»
2. 2
   Нажмите ссылку «Воинский учёт» и выберите статус отношения к воинской обязанности
3. 3
   Внесите звание, состав, ВУС, категорию запаса и годности по военному билету
4. 4
   Заполните серию, номер, дату выдачи документа и наименование военкомата
5. 5
   Запишите форму и проверьте сотрудника в отчёте «Карточки воинского учёта (форма № 10)»

Как проверить результат: отчёты и печатные формы

После заполнения откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». Для контроля используются отчёты «Воинский учёт» и «Карточки воинского учёта (форма № 10)». В карточке формы № 10 должны отразиться все внесённые сведения в утверждённом макете — именно этот документ заводится на каждого военнообязанного работника.

Для сверки с военкоматом формируется список военнообязанных с основными учётными данными. Проверьте, что в него попали все сотрудники со статусом «военнообязанный» и «призывник», и никого из снятых с учёта. Если список пуст при наличии военнообязанных — чаще всего не заполнен статус или данные внесены не в ту карточку физлица (дубли в справочнике).

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка формы № 10

Норма

Все поля заполнены, данные совпадают с военным билетом

Тревожный признак

Пустые графы или сотрудник не выводится в отчёт

Список военнообязанных

Норма

Включены все сотрудники со статусом «военнообязанный» и «призывник»

Тревожный признак

Список пуст или содержит снятых с учёта

Карточка физлица

Норма

Одна карточка на человека, история изменений сохраняется

Тревожный признак

Дубли физлиц с разными данными воинского учёта

Типичные ошибки при заполнении

Ограничения и когда нужна доработка

Типовая ЗУП 3.1 покрывает стандартные задачи: карточки № 10, списки военнообязанных, сведения о бронировании. Если в организации требуются нестандартные формы для конкретного военкомата, автоматическая рассылка уведомлений или учёт по нескольким обособленным подразделениям с разными комиссариатами, потребуется доработка конфигурации или внешние печатные формы.

Перед массовым вводом данных по всем сотрудникам сделайте резервную копию базы и проверьте заполнение на 2–3 карточках. Массовая загрузка через обработки — зона ответственности специалиста по внедрению: ошибка в шаблоне испортит данные сразу у всех сотрудников.

Удобно совместить первичное заполнение воинского учёта с ежегодной сверкой карточек формы № 10 с военкоматом: кадровик за один проход актуализирует и бумажные карточки, и данные в ЗУП, а расхождения видны сразу.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли в 1С:ЗУП отдельный документ «Воинский учёт»?

Нет, в типовой конфигурации это набор сведений в карточке физического лица, а не самостоятельный документ. Документооборот возникает только на уровне печатных форм и отчётов, которые строятся по этим данным.

Что делать, если сотрудник принёс новый военный билет взамен утраченного?

Введите новые данные военного билета в форму воинского учёта, указав дату изменения. Старые сведения сохранятся в истории. Проверьте, что в карточке формы № 10 отражена запись о выдаче нового документа.

Почему сотрудник не попадает в отчёт по воинскому учёту?

Чаще всего не заполнен статус отношения к воинской обязанности, данные внесены в дубль физлица или сотрудник уволен до начала периода отчёта. Проверьте эти три причины в указанном порядке.

Нужно ли заполнять воинский учёт для женщин?

Только для женщин, имеющих военно-учётную специальность (например, медицинский или связной профиль) и состоящих на воинском учёте. Остальным поле оставляют пустым — обязанности вести учёт по ним у работодателя нет.

Как вести учёт, если филиалы относятся к разным военкоматам?

В карточке каждого сотрудника укажите военкомат по месту учёта подразделения, а в отчётах используйте отбор по организации или подразделению, чтобы формировать отдельные списки для каждого комиссариата.