Учет и Финансы · 11 мин
Документ ПТУ в 1С: что это и как с ним работать
Что такое документ ПТУ в 1С, где находится, как правильно заполнить и провести поступление товаров и услуг, типичные ошибки и проверка проводок.
ПТУ в 1С — это документ «Поступление товаров и услуг» (в некоторых конфигурациях — «Поступление (акты, накладные, УПД)»). Он фиксирует факт получения организацией товаров, материалов, работ или услуг от поставщика и формирует бухгалтерские и налоговые проводки: оприходование ценностей на склад, отражение входного НДС и появление кредиторской задолженности перед контрагентом.
Это один из самых массовых документов в учетных конфигурациях 1С: Бухгалтерия 8, Управление торговлей, Комплексная автоматизация и ERP. От корректности его заполнения зависят остатки на складе, себестоимость продаж, вычеты по НДС и данные книги покупок, поэтому ошибки в ПТУ почти всегда всплывают при закрытии месяца или при сверке с поставщиком.
В статье разберём, где находится документ в разных конфигурациях, какие виды операций он поддерживает, как пошагово его создать, какие проводки он формирует и как проверить результат перед закрытием периода.
Что такое ПТУ и зачем он нужен в учёте
Аббревиатура ПТУ расшифровывается как «поступление товаров и услуг». Документ отражает хозяйственную операцию приобретения: поставщик передал ценности или выполнил работы, организация приняла их к учёту. До проведения ПТУ товар числится «в пути» или вообще не числится в базе, поэтому продать его корректно невозможно — программа покажет отрицательные остатки.
Документ выполняет сразу несколько функций. Во-первых, он оприходует номенклатуру на склад и увеличивает количественные и суммовые остатки. Во-вторых, формирует задолженность перед поставщиком по договору, что важно для управления платежами и актов сверки. В-третьих, выделяет входной НДС, который после регистрации счёта-фактуры попадает в книгу покупок. В-четвёртых, для услуг относит затраты на счета расходов (20, 25, 26, 44 и другие) в зависимости от настроек.
Где находится документ в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) документ расположен в разделе «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)». Там же доступен журнал всех поступлений с фильтрами по контрагенту, организации и периоду. В старых релизах и типовых решениях на обычных формах он может называться просто «Поступление товаров и услуг».
В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации документ называется «Приобретение товаров и услуг» и находится в разделе «Закупки». В ERP используется аналогичный документ с расширенным распределением по направлениям деятельности и складам. Логика заполнения везде схожая: шапка с контрагентом и договором, табличная часть с номенклатурой, итоги по НДС.
Если документ не виден в интерфейсе, проверьте права пользователя и настройки видимости разделов (команда «Настройка навигации» в меню раздела). Также в Бухгалтерии часть функций скрывается упрощённым интерфейсом — переключите его на полный через «Администрирование» → «Интерфейс».
Виды операций ПТУ и когда какую выбирать
При создании документа программа просит выбрать вид операции. От выбора зависят доступные вкладки, счета учёта по умолчанию и состав проводок. Типичный набор в 1С:Бухгалтерии: «Товары (накладная)», «Услуги (акт)», «Товары, услуги, комиссия» (универсальная форма под УПД), «Основные средства», «Лизинг» и другие.
Неверно выбранный вид операции — частая причина проблем. Например, если услугу провести как «Товары (накладная)», расходы попадут на складской счёт 41 вместо счёта затрат, и себестоимость исказится. Если основное средство оформить обычным поступлением товаров, оно не встанет на счёт 08 и не будет корректно принято к учёту ОС.
Как выбрать вид операции
Как создать и заполнить ПТУ пошагово
Откройте журнал поступлений и нажмите «Создать», выберите вид операции. В шапке укажите контрагента — программа подставит основной договор; если договоров несколько, выберите нужный вручную, от договора зависят счета расчётов и аналитика задолженности. Проверьте организацию, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам.
В полях «Номер» и «Дата» входящего документа введите реквизиты накладной или акта поставщика — они попадут в книгу покупок и печатные формы. Затем заполните табличную часть: добавьте номенклатуру из справочника, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически, но сверьте их с бумажным документом построчно — расхождения в копейках потом мешают сверкам.
Укажите склад, счета учёта (подставляются из настроек номенклатуры, но их можно изменить) и при необходимости статью затрат для услуг. После заполнения зарегистрируйте счёт-фактуру: внизу документа введите номер и дату и нажмите «Зарегистрировать». Проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид операции, укажите контрагента, договор и организацию
- 3Введите номер и дату входящего документа поставщика
- 4Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 5Проверьте склад и счета учёта, зарегистрируйте счёт-фактуру
- 6Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» для контроля
Какие проводки формирует документ
После проведения откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт» — это главный способ убедиться, что всё отражено правильно. Стандартный набор проводок при покупке товаров с НДС: Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость без налога, Дт 19.03 Кт 60.01 на сумму входного НДС. Для услуг вместо 41-го счёта будет счёт затрат, например Дт 26 Кт 60.01.
Если ранее был выдан аванс поставщику и в договоре включён автоматический зачёт, документ дополнительно сформирует проводку Дт 60.01 Кт 60.02 на сумму зачтённого аванса. После регистрации счёта-фактуры и выполнения регламентных операций по НДС появится проводка вычета Дт 68.02 Кт 19.03.
В торговых конфигурациях помимо бухгалтерских проводок документ делает движения по регистрам складского учёта, расчётов с поставщиками и партий товаров. Ошибки в этих регистрах проявляются как «висячие» остатки в отчётах по расчётам, поэтому проверять стоит не только бухгалтерию, но и отчёт «Расчёты с партнёрами».
Как проверить результат
Дебет счёта запасов или затрат, кредит 60.01, НДС выделен на 19 счёт
НДС сидит в стоимости товара или проводки на неправильные счета
Количество и сумма увеличились на данные накладной
Остатки не изменились или появились отрицательные позиции
Запись с номером и датой документа поставщика, верная сумма НДС
Записи нет или сумма отличается от первички
Задолженность совпадает с суммой документа
Расхождения по договору или задвоение задолженности
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — неверная ставка НДС. Если поставщик прислал документ со ставкой 20%, а в ПТУ указали «Без НДС», программа включит налог в стоимость товара, и вычет будет потерян либо книга покупок не сойдётся. Всегда сверяйте ставку и итоговую сумму НДС с бумажным оригиналом.
Вторая частая проблема — дублирование документов: пользователь создаёт ПТУ вручную, хотя оно уже было загружено через ЭДО. Итог — задвоенные остатки и задолженность. Перед ручным вводом проверьте журнал поиском по номеру входящего документа. Третья ошибка — неправильная дата: проведение «задним числом» после закрытия месяца ломает последовательность расчёта себестоимости и требует перепроведения документов за период.
Корректировка и сторнирование поступления
Если поставщик прислал исправленные документы (изменилась цена, количество), не редактируйте исходное ПТУ вручную — создайте на его основании документ «Корректировка поступления». Он корректно отразит изменения в НДС через дополнительный лист книги покупок или книгу продаж и сохранит историю первичного документа.
При полном возврате товара поставщику оформляется документ «Возврат товаров поставщику» на основании ПТУ. Он спишет остатки со склада и закроет задолженность. Ручное сторнирование проводками через операцию допустимо только как крайняя мера: такие проводки не двигают регистры НДС и складских партий, и отчёты разойдутся с бухгалтерией.
Часто задаваемые вопросы
Чем ПТУ отличается от счёта-фактуры в 1С?
ПТУ — первичный документ о факте хозяйственной жизни: приход ценностей и возникновение долга. Счёт-фактура — налоговый документ, который нужен только для вычета НДС. В 1С счёт-фактура регистрируется на основании ПТУ и не формирует проводок по оприходованию, только движения по регистрам НДС.
Можно ли провести ПТУ без договора с контрагентом?
Технически программа может подставить договор «с автоматическим выбором» или основной договор, но без корректного договора нарушается аналитика расчётов: зачёт авансов, акты сверки и отчёты по задолженности будут неточными. Рекомендуется всегда создавать договор с правильным видом расчётов.
Почему после проведения ПТУ товар не виден в отчёте по складу?
Чаще всего документ просто сохранён, но не проведён — проверьте отметку проведения в журнале. Другие причины: указан другой склад, отличный от склада в отборе отчёта, либо дата документа позже отчётного периода. Также проверьте, не стоит ли в отчёте отбор по организации.
Как исправить ПТУ, если ошибка найдена в текущем открытом периоде?
Если период ещё не закрыт и декларации не сданы, допустимо отменить проведение документа, исправить данные и провести заново. После этого перепроведите зависимые документы (реализации, списания) и проверьте остатки. Если период закрыт — используйте «Корректировку поступления» текущей датой.
Нужно ли создавать ПТУ, если куплена только услуга, например аренда?
Да, но с видом операции «Услуги (акт)». Документ отнесёт затраты на счёт расходов (например, 26 или 44) и отразит входной НДС. Альтернатива — документ «Оказание услуг» от арендодателя отражается тем же поступлением услуг; складские вкладки при этом не используются.
Что важно запомнить
ПТУ — документ поступления товаров и услуг, который оприходует ценности, формирует долг поставщику и входной НДС. Выбирайте правильный вид операции, сверяйте суммы и ставку НДС с первичкой, регистрируйте счёт-фактуру и проверяйте проводки кнопкой Дт/Кт. Исправления в закрытом периоде делайте только через корректировку поступления.