Счет расходов в 1С: что это и как с ним работать

Счет расходов в 1С — это счет бухгалтерского или налогового учета, на котором собираются затраты организации: на производство продукции, оказание услуг, продажу товаров и общехозяйственные нужды. В программе 1С (в первую очередь в «1С:Бухгалтерии 8») расходные счета не существуют сами по себе — они работают в связке с аналитикой: подразделениями, статьями затрат, номенклатурными группами и номенклатурой.

От правильности выбора счета расходов зависит, куда попадет сумма в отчетности: в себестоимость продукции, в коммерческие расходы или в управленческие. Ошибка в счете затрат приводит к искажению финансового результата, неправильному расчету налога на прибыль и вопросам при проверке. Поэтому бухгалтеру важно понимать, какие счета расходов есть в плане счетов, чем они отличаются и как программа определяет, какой счет подставить в документе.

В типовых конфигурациях 1С счет расходов обычно подставляется автоматически — из настроек статьи затрат, номенклатуры или правил учетной политики. Но автоподстановка работает корректно только при правильно заполненных справочниках, поэтому значительная часть ошибок с расходами связана не с проводками, а с некорректными настройками аналитики.

Какие счета расходов есть в плане счетов 1С

В типовом плане счетов 1С затратные счета группируются по экономическому смыслу. Основная группа — счета производственных затрат: 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства». На них собираются затраты, связанные с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг.

Торговые организации чаще работают со счетом 44 «Расходы на продажу» — на нем учитываются затраты на доставку, хранение, рекламу, аренду торговых площадей и зарплату продавцов. Кроме того, расходы отражаются на счетах продаж: 90.02 «Себестоимость продаж», 90.07 «Расходы на продажу», 90.08 «Управленческие расходы», а прочие затраты — на 91.02 «Прочие расходы».

Отдельно стоит упомянуть счета 96 «Резервы предстоящих расходов» и 97 «Расходы будущих периодов». Формально 97 — активный счет, но в быту бухгалтеры тоже называют его расходным: на нем копятся затраты, которые будут списаны на расходы равномерно в течение нескольких периодов (например, страховка или лицензия).

Чем счета расходов отличаются друг от друга

Ключевое различие между затратными счетами — способ включения расходов в себестоимость. Прямые расходы (счет 20) относятся напрямую на конкретный вид продукции или услуги: материалы, зарплата основных рабочих. Косвенные (25, 26) собираются «котлом» и распределяются в конце месяца по базе, заданной в учетной политике: пропорционально зарплате, материальным затратам, выручке или объему выпуска.

Выбор метода закрытия счета 26 — важный элемент учетной политики. При методе директ-костинг управленческие расходы целиком уходят на счет 90.08 в месяце их возникновения и не попадают в себестоимость продукции. При формировании полной производственной себестоимости счет 26 распределяется на 20. Метод фиксируется в учетной политике организации и применяется последовательно.

Аналитика счетов расходов: субконто и статьи затрат

Сам по себе счет дает только общую сумму. Детализация обеспечивается субконто — аналитическими разрезами. На счете 20 типовая аналитика: подразделение, номенклатурная группа, статья затрат. На счетах 25, 26, 44: подразделение и статья затрат. На 90.08 — статьи затрат или статьи расходов в зависимости от конфигурации.

Справочник «Статьи затрат» — центральный элемент настройки учета расходов. В карточке статьи указывается вид расхода для налогового учета (материальные, оплата труда, амортизация, прочие и т.д.), а для косвенных статей — порядок распределения. Именно вид расхода определяет, попадет ли сумма в прямые или косвенные расходы декларации по налогу на прибыль.

Как 1С определяет счет расходов в документе

В документах поступления услуг и материалов счет затрат подставляется из нескольких источников. Для услуг в документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» счет указывается в табличной части вручную или подтягивается из настроек счетов учета номенклатуры, если для номенклатурной позиции задан счет затрат по умолчанию. Для материалов счет учета (10, 41) берется из регистра «Счета учета номенклатуры», а счет списания определяется позже — документом «Требование-накладная» или при передаче в производство.

Зарплата и взносы попадают на счета расходов через способ отражения зарплаты в учете, который задается для сотрудника, подразделения или организации в целом. Амортизация — по способу отражения расходов, указанному в карточке основного средства или нематериального актива.

1. 1
   Откройте справочник «Статьи затрат» и проверьте, что для нужной статьи задан корректный вид расхода для налогового учета.
2. 2
   В учетной политике (раздел «Настройки налогов и отчетов») проверьте метод распределения косвенных расходов и способ закрытия счета 26.
3. 3
   В документе поступления услуг укажите счет затрат и заполните аналитику: подразделение, статью затрат, при необходимости номенклатурную группу.
4. 4
   Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт») — убедитесь, что проводка сформирована по нужному счету с полной аналитикой.
5. 5
   В конце месяца выполните регламентную операцию «Закрытие месяца» и проверьте, что затратные счета закрылись без остатков (кроме допустимого НЗП на счете 20).

Закрытие счетов расходов при закрытии месяца

Регламентная операция «Закрытие месяца» последовательно распределяет и списывает собранные затраты. Сначала закрываются счета 25 и 26 — их обороты распределяются на счет 20 по заданной базе или (для 26 при директ-костинге) напрямую на 90.08. Затем счет 20 закрывается на выпущенную продукцию или услуги, а остаток, если продукция не выпущена, остается как незавершенное производство.

Типичная проблема — «зависшие» остатки на 25, 26 или 44 после закрытия месяца. Причины обычно такие: не задана база распределения в учетной политике, нет оборотов по базе распределения (например, распределение пропорционально выручке, а выручки в месяце не было), либо статья затрат относится к расходам, которые не подлежат распределению (например, неучитываемые расходы).

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 25, 26 после закрытия месяца

Норма

Конечное сальдо равно нулю

Тревожный признак

Остаток есть — не настроена база распределения или нет базы в периоде

Сальдо счета 20 по номенклатурным группам

Норма

Остаток соответствует реальному незавершенному производству

Тревожный признак

Остаток висит при завершенном выпуске — не оформлен документ выпуска или услуги не отражены реализацией

Анализ счета 44

Норма

Остаток только по транспортным расходам на остаток товаров (если такой метод выбран)

Тревожный признак

Произвольные остатки по другим статьям

Частые ошибки при работе со счетами расходов

Самая распространенная ошибка — указание расхода на «неправильный» счет: например, аренда офиса попадает на 20 вместо 26, из-за чего завышается себестоимость продукции и занижаются управленческие расходы в отчете о финансовых результатах. Вторая типичная ситуация — пустая аналитика: проводка без подразделения или статьи затрат ломает распределение косвенных расходов и делает невозможным анализ затрат по направлениям.

Отдельный риск — ручная корректировка проводок документов (флаг «Ручная корректировка»). Такие документы перестают перезаполняться при перепроведении, и исправления в справочниках на них уже не влияют. Если нужно изменить счет, лучше исправить исходные данные документа или настройки, а не править проводки напрямую.

Как проверить правильность учета расходов

Основной инструмент контроля — оборотно-сальдовая ведомость по затратным счетам с детализацией по субконто. Она показывает, на каких счетах, подразделениях и статьях собрались суммы, и сразу выявляет «пустую» аналитику. Для анализа состава затрат удобны отчеты «Анализ счета» и «Обороты счета» с группировкой по статьям затрат.

Для проверки налогового учета используется регистр и отчеты по налогу на прибыль: нужно сопоставить суммы прямых и косвенных расходов с декларацией. Также полезна сверка управленческой и бухгалтерской картинки: если в управленческом учете (например, в «1С:ERP» или «Управлении нашей фирмой») структура расходов существенно отличается от бухгалтерской, стоит найти причину расхождения до сдачи отчетности.

Перед внедрением или перенастройкой учета затрат составьте простую матрицу: вид расхода организации → счет учета → статья затрат → вид расхода для НУ. Согласуйте ее с главным бухгалтером. Такая таблица избавляет от большинства споров при заполнении документов и упрощает обучение новых сотрудников.

Часто задаваемые вопросы

Чем счет 26 отличается от счета 44?

Счет 26 предназначен для общехозяйственных расходов организаций, ведущих производственную деятельность или оказывающих услуги. Счет 44 применяют торговые организации для расходов на продажу: доставка, хранение, реклама, зарплата торгового персонала. Производственная компания может использовать 44 только для расходов, связанных именно с продажей продукции.

Почему после закрытия месяца остался остаток на счете 25 или 26?

Чаще всего не задана или не сработала база распределения: например, распределение настроено пропорционально выручке, а реализации в периоде не было. Также проверьте, что в учетной политике указан метод распределения косвенных расходов и что статьи затрат имеют корректный вид расхода.

Можно ли добавить свой счет расходов в план счетов 1С?

В типовых конфигурациях добавление собственных счетов технически возможно, но нежелательно: регламентные операции закрытия месяца и отчетность рассчитаны на типовой план счетов, и самодельный счет не будет корректно обрабатываться. Обычно достаточно детализировать учет через субконто — статьи затрат и подразделения.

Куда отнести расход, который не связан с основной деятельностью?

Затраты, не связанные с производством и продажей (проценты по кредитам, услуги банка, штрафы, курсовые разницы), отражаются на счете 91.02 «Прочие расходы» по соответствующим статьям прочих доходов и расходов. Важно правильно указать вид статьи, так как часть таких расходов имеет особый порядок признания в налоговом учете.

Как исправить счет расходов в уже проведенном документе?

Если период открыт — откройте документ, измените счет затрат и аналитику, перепроведите его, затем повторите закрытие месяца. Если период закрыт и отчетность сдана, исправление делается корректировочным документом текущей датой; правка прошлых периодов может потребовать уточненной декларации.

Что такое незавершенное производство на счете 20?

Это остаток затрат на продукцию или работы, которые на конец месяца еще не завершены и не реализованы. В 1С остаток НЗП формируется автоматически, если по номенклатурной группе есть затраты, но не оформлен выпуск продукции или оказание услуг. Проверьте, что все выпуски отражены документами, прежде чем считать остаток ошибкой.