Учет и Финансы · 10 мин
Что такое РКО в 1С и как с ним работать
РКО в 1С — что это, как оформить расходный кассовый ордер, какие виды операций бывают, как провести документ и проверить результат. Практическая инструкция.
РКО — это расходный кассовый ордер, первичный документ, которым оформляется выдача наличных денег из кассы организации. В программах 1С (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация и других) РКО реализован как отдельный документ, который одновременно фиксирует факт выдачи денег, формирует бухгалтерские проводки и при необходимости печатает унифицированную форму КО-2.
Без корректно оформленного РКО любая выдача наличных — будь то возврат покупателю, выдача под отчёт, выплата зарплаты или сдача денег в банк — остаётся незафиксированной операцией. Это создаёт риски: расхождение фактического остатка в кассе с данными учёта, претензии при налоговой проверке, невозможность подтвердить расход.
Документ в 1С не просто «печатает бумажку»: он двигает регистры, уменьшает остаток по счёту 50 «Касса», взаимодействует с подотчётными лицами, расчётами с контрагентами и кассовой книгой. Поэтому важно понимать, какие виды операций существуют и как правильно выбрать нужный.
Где находится РКО в 1С и как его создать
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». В открывшемся журнале присутствуют и приходные, и расходные ордера. Чтобы создать РКО, нажмите кнопку «Создать» и выберите «Расходный кассовый ордер» либо сразу укажите нужный вид операции через выпадающий список кнопки.
В 1С:Управление нашей фирмой и 1С:ERP документ может называться «Расход из кассы» или находиться в разделе «Казначейство» / «Деньги». Логика та же: выбирается касса, вид операции, получатель и сумма.
Обязательные поля документа:
- Касса — из какой кассы выдаются деньги (если в учёте заведено несколько касс, например касса организации и касса обособленного подразделения);
- Вид операции — определяет проводки и набор полей;
- Сумма — выдаваемая сумма в валюте кассы;
- Получатель — контрагент, сотрудник или подотчётное лицо;
- Выдать / Основание / Приложение — реквизиты для печатной формы КО-2: ФИО получателя, содержание операции, реквизиты приложенных документов.
Виды операций РКО и их назначение
Выбор вида операции — ключевой шаг, потому что от него зависят бухгалтерские проводки и дальнейшее отражение операции в учёте. Основные виды операций в 1С:Бухгалтерии:
| Вид операции | Когда применяется | Типовая проводка |
|---|---|---|
| Оплата поставщику | Наличная оплата за товары, работы, услуги | Дт 60 — Кт 50 |
| Возврат покупателю | Возврат денег за товар или аванс | Дт 62 — Кт 50 |
| Выдача подотчётному лицу | Деньги сотруднику на хозяйственные нужды, командировку | Дт 71 — Кт 50 |
| Выплата зарплаты | Выплата по ведомости или разовая выплата | Дт 70 — Кт 50 |
| Взнос в банк (инкассация) | Сдача наличной выручки на расчётный счёт | Дт 57 (или 51) — Кт 50 |
| Выдача займа сотруднику / контрагенту | Заёмные средства наличными | Дт 73.01 / 58.03 — Кт 50 |
| Прочий расход | Операции, не подходящие под типовые виды | По выбранному счёту |
Если выбрать неверный вид операции, документ проведётся, но проводки будут неправильными: например, оплата поставщику вместо выдачи под отчёт закроет расчёты с контрагентом, которого не было, и «повиснет» лишняя кредиторка или дебиторка.
Выдача под отчёт — самый частый сценарий
При выдаче денег подотчётному лицу укажите сотрудника из справочника «Физические лица» (или «Сотрудники», в зависимости от конфигурации). После проведения сумма числится за сотрудником на счёте 71 до тех пор, пока он не отчитается авансовым отчётом или не вернёт деньги приходным кассовым ордером.
Пошаговое оформление РКО
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать» → «Расходный кассовый ордер».
- 2Выберите вид операции, соответствующий сути выдачи денег.
- 3Укажите кассу, дату, получателя и сумму.
- 4Заполните поля «Выдать», «Основание» и при необходимости «Приложение» для печатной формы.
- 5Проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт» или «Показать проводки».
- 6Проведите документ, распечатайте форму КО-2 и передайте на подпись кассиру и получателю.
После проведения обязательно откройте движения документа (кнопка с изображением проводок в командной панели) и убедитесь, что дебет и кредит соответствуют ожиданиям. Это занимает десять секунд, но позволяет поймать ошибку до того, как она уйдёт в отчётность.
Печатная форма КО-2 вызывается кнопкой «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Программа подставит номер, дату, сумму (в том числе прописью), ФИО получателя и основание. Подписи главбуха и кассира на бумаге проставляются вручную.
Нумерация, кассовая книга и лимит кассы
РКО нумеруются сквозной нумерацией в пределах календарного года вместе с приходными ордерами либо отдельной серией — в зависимости от настроек нумерации в программе. В 1С нумерация присваивается автоматически при записи; вручную менять номер не рекомендуется, чтобы не нарушить непрерывность.
Каждый проведённый РКО автоматически попадает в кассовую книгу (отчёт «Кассовая книга» в разделе «Банк и касса»). Если документ создан, но не проведён, в кассовую книгу он не попадёт — это удобный способ проверить, все ли ордера за день проведены.
Лимит остатка кассы программа контролирует только как данные отчётов: 1С не запретит провести РКО или оставить в кассе сумму сверх лимита. Ответственность за соблюдение лимита лежит на организации, поэтому остаток по счёту 50 на конец дня стоит сверять с установленным лимитом вручную.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения РКО полезно выполнить короткую сверку. Она занимает пару минут и предотвращает большинство проблем при инвентаризации кассы.
Как проверить результат
Уменьшился на сумму РКО и совпадает с фактическими наличными
Остаток не изменился (документ не проведён) или ушёл в минус (отрицательный остаток в кассе)
Кредит 50, дебет соответствует виду операции
Проводки нет или дебет не тот, что ожидался
РКО присутствует с верным номером и суммой
Документа нет или номер нарушает последовательность
Задолженность изменилась на сумму ордера
Появилось сальдо у неожиданного контрагента
Особые сценарии: инкассация, зарплата, возврат по чеку
Сдача выручки в банк
Для сдачи наличных на расчётный счёт используется вид операции «Взнос в банк» (иногда оформляется как «Перевод в банк» через счёт 57 «Переводы в пути»). Если деньги зачисляются не в тот же день, корректнее использовать счёт 57: РКО делает проводку Дт 57 — Кт 50, а выписка банка закрывает её проводкой Дт 51 — Кт 57.
Выплата зарплаты из кассы
Зарплата выплачивается на основании ведомости. В 1С сначала создаётся «Ведомость в кассу», затем на её основании формируется РКО на общую сумму ведомости. Депонированные суммы оформляются отдельно. Создавать РКО «вручную» без ведомости при штатной выплате зарплаты не стоит — нарушится связь с расчётными документами.
Возврат покупателю при онлайн-кассе
Если покупатель возвращает товар, оплаченный наличными, возврат оформляется РКО с видом «Возврат покупателю» на основании документа возврата, а на онлайн-кассе пробивается чек возврата. РКО из кассы предприятия и чек возврата — взаимодополняющие документы, одно не заменяет другое.
Перед массовым оформлением РКО за прошлый период сделайте копию базы или убедитесь, что есть актуальная резервная копия. Перепроведение кассовых документов задним числом сдвигает остатки по кассе на все последующие даты, и откатить это вручную бывает трудоёмко.
Что важно запомнить
РКО в 1С — документ выдачи наличных из кассы: выбирайте правильный вид операции, заполняйте реквизиты для формы КО-2, проверяйте проводки и остаток по счёту 50 после проведения. Не трогайте ордера в закрытом периоде без согласования с бухгалтерией.
Частые вопросы о РКО в 1С
Можно ли удалить проведённый РКО?
Технически можно пометить документ на удаление, но делать это следует только если ордер создан ошибочно и деньги фактически не выдавались. Удаление «настоящего» ордера нарушит нумерацию кассовых документов и создаст расхождение между учётом и подписанной бумажной формой. Правильнее оформить корректировку или сторнирующий приходный ордер.
Почему РКО не проводится и выдаёт ошибку?
Частые причины: не заполнено обязательное поле (касса, получатель, счёт), дата документа попадает в закрытый период с запретом редактирования, либо не хватает прав пользователя. Текст сообщения об ошибке в 1С обычно указывает конкретное незаполненное поле — проверьте выделенные реквизиты.
Чем РКО отличается от документа «Списание с расчётного счёта»?
РКО оформляет выдачу наличных из кассы (кредит счёта 50), а «Списание с расчётного счёта» — безналичный платёж (кредит счёта 51). Виды операций у них похожи, но денежный поток разный: путать документы нельзя, иначе остатки по кассе и банку перестанут совпадать с реальностью.
Обязательно ли печатать форму КО-2, если учёт ведётся в 1С?
Расходный кассовый ордер — первичный документ, и его форма должна быть оформлена и подписана. Организация может использовать унифицированную форму КО-2 из 1С или утвердить собственную форму в учётной политике, но полностью отказаться от бумажного (или корректно оформленного электронного) первичного документа нельзя.
Как оформить РКО, если в организации несколько касс?
Заведите каждую кассу в справочнике касс и в документе выбирайте нужную. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50 с субконто по кассам покажет остаток по каждой кассе отдельно. Перемещение денег между кассами оформляется отдельным видом операции, а не обычным расходом.
Что делать, если после проведения РКО остаток в кассе стал отрицательным?
Отрицательный остаток по счёту 50 означает, что по учёту выдано больше, чем было в кассе. Проверьте: все ли приходные ордера и поступления выручки за день проведены, не указана ли неверная дата у РКО, не выбрана ли не та касса. Отрицательный остаток на конец дня недопустим — расхождение нужно найти и исправить до формирования кассовой книги.